ZZP Servicedesk

10 tips voor overzichtelijk e-mailverkeer

10 tips voor overzichtelijk e-mailverkeer

Gefeliciteerd! Je mooie site trekt veel bezoekers en die willen graag meer informatie, een offerte, een compliment geven of anderszins hun zegje doen. Zo houd je die berichtenstroom overzichtelijk en onder controle.

Zie nooit meer een mailtje over het hoofd

1. FAQ

Als je een FAQ-lijst hebt, kunnen klanten een antwoord zelf vinden in plaats van een e-mail te sturen. Krijg je toch een e-mail met een vraag uit de lijst, dan knip en plak je het antwoord er zo in.

2. Standaard e-mails

Om klanten niet af te schrikken met een overduidelijk voorgefabriceerde e-mail, kun je je standaardberichten op een persoonlijke manier schrijven en ervoor zorgen dat de naam van de persoon in kwestie in de aanhef staat. Als je dat doet, kun je met een standaardbericht makkelijk en snel antwoord geven op veelvoorkomende vragen of opmerkingen.

3. Webformulieren

Met webformulieren kun je met behulp van voorgeformuleerde vragen makkelijk belangrijke informatie van de klant krijgen. Laat wel ruimte over voor een bericht zodat de klant nog aanvullende informatie kan geven.

4. Autoresponders

Een autoresponder beantwoordt automatisch binnenkomende mail. Je kunt er bijvoorbeeld in melden dat het bericht is ontvangen en in behandeling is. Vermeld duidelijk wanneer je contact zal openemen en hou je daar aan.

5. Meerdere e-mailadressen

Om binnenkomende berichten sneller te filteren zijn meerdere e-mailadressen handig. Denk aan nieuwsbrief@support.nl en info@support.nl. Gebruik duidelijke benamingen.

6. Logisch mappensysteem

Verdeel e-mailberichten per klant, productsoort of dienst. Dan zie je meteen de voorgaande correspondentie en welke berichten er per rubriek zijn binnengekomen.

7. Kleurcoderingen

Mailtjes die afkomstig zijn van belangrijke personen of instellingen kun je extra te laten opvallen door ze een kleur te geven. Zo kun je in één oogopslag zien of er belangrijke mail is binnengekomen.

8. Beantwoord korte mails direct

Een e-mail die je in twee minuten kunt beantwoorden gekregen? Doe dat dan ook. Mails die meer tijd vragen kun je in je takenlijst of agenda ordenen.

9. Regel maken

Als je berichten van een bepaalde afzender altijd wilt verplaatsen naar een andere map, dan kun je daarvoor een regel maken. In je e-mailprogramma kun je de voorwaarden opgeven waaraan een bericht moet voldoen om automatisch in een specifieke map geplaatst te worden.

10. Verzamelbestand

In Outlook kun je een groot aantal berichten in een verzameldocument zetten. Het resultaat is dan een eenvoudig tekstbestand (.txt) van alle mailtjes. Dat is handig wanneer je een back-up van je inbox wilt maken of e-mailberichten wilt bewerken in Word.

Bron: zibb.nl

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Andere interessante artikelen

MAANDELIJKS DE BESTE TIPS

Meld je hier aan voor onze gratis nieuwsbrief, deze staat boordenvol tips & trucs voor zzp’ers. Zo ben jij altijd op de hoogte en ontvang je alle informatie die jij als ondernemer nodig hebt om te groeien.