Welke kosten zijn aftrekbaar?

Laatste update: 05-01-2024 Leestijd: 6 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

Om je bedrijf op te zetten en draaiende te houden moet je kosten maken. Deze kosten zijn in veel gevallen aftrekbaar van de winst, waardoor je minder belasting betaalt. In dit artikel zetten we de belangrijkste zakelijke kosten voor je op een rij.

Kosten maken is een onderdeel van het ondernemen. Daarom zijn veel zakelijke kosten aftrekbaar van de winst, waardoor je minder belasting betaalt. In dit artikel zetten we de belangrijkste zakelijke kosten voor je op een rij, en lichten toe hoe het zit met de aftrekbaarheid..

Zakelijke kosten zijn een van de belangrijkste aftrekposten die je als zzp’er hebt. Andere aftrekposten zijn bijvoorbeeld: zelfstandigenaftrek, startersaftrek, investeringsaftrek en de MKB-winstvrijstelling. Wij leggen uit wat je fiscaal gezien met de zakelijke kosten kunt.

De Belastingdienst omschrijft zakelijke kosten als ‘kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben’. Maar welke kosten zijn aftrekbaar als zzp en hoe houd je dit goed bij?

Zakelijke kosten bijhouden

Zakelijke kosten die je maakt, moeten terugkomen in je boekhouding. Alleen dan worden ze als aftrekpost geaccepteerd door de Belastingdienst. Een deel van deze kosten is volledig aftrekbaar en een deel gedeeltelijk aftrekbaar of tot een drempelbedrag. Daarom raden we aan om de zakelijke kosten in jouw administratie te splitsen: kosten die voor 100% aftrekbaar zijn, kosten waarvoor een drempel geldt en kosten die niet aftrekbaar zijn.

Er zijn diverse boekhoudpakketten waarin je dit eenvoudig bijhoudt. De software berekent automatisch de hoogte van de zakelijke kosten en hoeveel belasting je kunt aftrekken. Een aantal pakketten die wij kunnen aanbevelen zijn:

Tip: Ben je starter? Er zijn zelfs pakketten die volledig gratis zijn. Je kunt dan 15 maanden volledig gratis gebruik maken van het pakket:

Is werkkleding aftrekbaar?

Ja, werkkleding is voor 100 procent aftrekbaar, maar de Belastingdienst ziet niet zomaar elke outfit als werkkleding. Wanneer is kleding zakelijk aftrekbaar? Het moet kleding zijn die je (bijna) uitsluitend kunt dragen in het kader van je onderneming. Dat moet duidelijk blijken, zoals bij een uniform of overall het geval is. Als je de kleding ook privé kunt dragen, is het niet aftrekbaar als werkkleding. Er geldt een uitzondering als de kleding is voorzien van een beeldmerk van minimaal 70 cm2. Dit beeldmerk moet verwijzen naar je onderneming. In dat geval is de bedrijfskleding aftrekbaar en kun je die dus opvoeren in je administratie.

Zakelijke reiskosten met openbaar vervoer, taxi en vliegtuig

Als je kunt aantonen dat je deze kosten werkelijk gemaakt hebt, mag je deze kosten in zijn geheel aftrekken. Lees hier meer over reiskosten declareren. Heb je nog geen NS Business Card? Vraag de gratis kaart direct een aan, zodat je iedere maand automatisch een perfect aantoonbaar overzicht hebt van al je zakelijke reizen ontvangt!

Aktetassen en dergelijke

Dit mag je volledig aftrekken, zonder dat je er een beeldmerk op hoeft te zetten. Het moet wel om een aktetas gaan die ook echt zakelijk wordt gebruikt.

Wil je meer tips om belasting te besparen? Dit mag je niet missen! Ontvang net als 12,000+ andere ondernemers gratis en automatisch het belangrijkste ondernemersnieuws in je inbox.

Representatiekosten, congressen, seminars en studiereizen

Deze kosten mogen worden afgetrokken. Let wel: er geldt een drempel van € 5.100,- in 2024. In plaats van een drempelbedrag kun je er als ondernemer voor de inkomstenbelasting ook voor kiezen om 80 procent van de representatiekosten aan te merken als zakelijk. Voor ondernemers die onder vennootschapsbelasting vallen, geldt een percentage van 73,5 procent in plaats van 80 procent.

Voor de reis- en verblijfskosten mag je maximaal € 1.500 aftrekken. Was het voor jouw opdracht noodzakelijk om een congres en dergelijke bij te wonen? Dan geldt dit maximum niet. Bij representatiekosten moet je denken aan de kosten van recepties, feestjes en relatiegeschenken.

Relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank, genotmiddelen

Relatiegeschenken vallen ook onder de noemer representatiekosten, dus hier gelden dezelfde voorwaarden (€5.100 drempel of 80% van de kosten). Onder ‘voedsel’ vallen zakenlunches en diners (ook de fooien) en denk bij ‘drank’ aan koffie, thee, frisdrank en melk. Voedsel en drank wat privé is gebruikt is niet aftrekbaar.

Werkruimte thuis

Wanneer je thuis je werkruimte hebt, mag je de kosten daarvoor niet aftrekken. Er zijn echter uitzonderingen. Om te kijken of jij zo’n uitzonderingsgeval bent, kun je deze tool van de Belastingdienst gebruiken.

Telefoonabonnementen

Je telefoonabonnement van thuis is niet aftrekbaar, maar de kosten voor de zakelijke gesprekken zijn 100 procent aftrekbaar. Hier moet je dus wel een administratie voor bijhouden. Je kunt beter een zakelijke telefoon nemen, zodat je alle kosten kunt aftrekken van de belasting.

Vakliteratuur

Vakliteratuur is 100 procent aftrekbaar, algemene literatuur niet.

Studiekosten

In 2024 wordt weer een STAP-budget beschikbaar gesteld voor het betalen van studiekosten. Deze regeling is niet in plaats van zakelijk aftrekbare kosten. Het STAP-budget legt jou als ondernemer dus geen beperking op.

Studiekosten mag je volgens de Belastingdienst in de meeste gevallen aftrekken van de winst. Voorwaarde is wel dat de studie of opleiding gevolgd wordt ten behoeve van de zakelijke belangen van de onderneming.

Verhuiskosten

Verhuiskosten en kosten voor (dubbele) huisvesting buiten de woonplaats zijn deels aftrekbaar.

Bij verhuizing om zakelijke redenen, kun je de kosten aftrekken voor het overbrengen van de inboedel. Daarnaast mag je een vast bedrag van € 7.750,- aftrekken.

Moet je om zakelijke redenen kosten maken voor huisvesting buiten jouw woonplaats? Dan zijn deze kosten aftrekbaar gedurende 2 jaar.

Auto van de zaak

De auto van de zaak is aftrekbaar, net als de zakelijke kosten die je maakt met je eigen auto. Gebruik je de auto van je onderneming ook privé? Dan moet je voor het privégebruik een bedrag verrekenen met de autokosten van jouw onderneming.

Hoeveel je moet verrekenen hangt af van de waarde van de auto, de CO2-uitstoot en wanneer de auto voor het eerst is toegelaten op de weg. Je betaalt btw over het werkelijke privégebruik. Om dit privégebruik te bepalen, kun je een sluitende kilometeradministratie bijhouden.

Zakelijke kosten eigen auto

Als je de eigen auto ook voor zakelijke doeleinden gebruikt, mag je een vast bedrag van € 0,21 per kilometer aftrekken. Dit bedrag was in 2022 en 2021 € 0,19 per kilometer.

Kosten om te kunnen starten als zzp'er

Alle kosten die je hebt gemaakt om te kunnen starten als zzp’er zijn aftrekbaar. Zolang duidelijk is dat je de kosten met dat doel gemaakt hebt. Denk aan het geld dat je uit hebt gegeven aan marktverkenning en het inwinnen van adviezen. Je mag de opstartkosten die je hebt gemaakt voordat je was ingeschreven bij de KvK ook aftrekken van je winst. Het gaat dus om kosten ter voorbereiding op het ondernemerschap.

Een goed boekhoudprogramma maakt het doen van je aangifte een stuk eenvoudiger. Bekijk daarom eens de volgende boekhoudpakketten: