Niet-declarabele uren zijn ook werkuren

Laatste update: 03-12-2023 Leestijd: 5 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

Zzp’er? Dat is toch uurtje factuurtje? Als zelfstandige maak je veel meer uren dan je denkt. Van je website bijhouden, jezelf bijscholen over de ontwikkelingen in je vakgebied tot je werkkamer opruimen. Het zijn allemaal werkuren. Maar moet je die dan ook echt bijhouden?

Ja. De Belastingdienst wil dat je al je uren bijhoudt die je besteedt aan je onderneming. Tenminste, als je in aanmerking wilt komen voor ondernemersaftrekposten als de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Daarvoor moet je kunnen aantonen dat je in een jaar minimaal 1225 uur hebt besteed aan je onderneming.

Oudedagsreserve

Ook is het een belangrijke voorwaarde als je gebruik wil maken van de fiscale oudedagsreserve. Als je winst uit eigen onderneming maakt, heb je de mogelijkheid om een gedeelte daarvan te reserveren voor je oude dag. Over dat bedrag krijg je uitstel van belastingbetaling. Maar je moet wel laten zien dat je die 1225 uur, ruim 153 dagen, per jaar hebt gewerkt aan je eigen bedrijf. Het makkelijkst aantoonbaar zijn de declarabele uren (ook wel bekend als facturabele uren), de uren waarin je geld verdient, die je kunt factureren aan je klant. Daarnaast besteed je dus ook veel uren aan je bedrijf zonder dat je daarvoor een factuur kunt sturen. Er wordt geschat dat 20-30 procent van je totaal aantal uren niet-declarabele uren zijn.

Welke uren zijn nu precies declarabel? Dat zijn kort gezegd alle uren die je besteedt je eigen bedrijf. Bij veel van deze uren zal je misschien niet eens het gevoel hebben dat je aan het werk bent. Maar zo lang je ze besteedt aan je bedrijf, kun je elk uur meetellen in je aantal declarabele uren per jaar.

Zorg dan ook voor een kloppende urenregistratie. Een programma wat wij hiervoor aanraden:

Kopje koffie

Denk bijvoorbeeld aan de uren die je doorbrengt ter verbetering van je eigen bedrijf. Als zzp’er moet jij in jouw markt helemaal op de hoogte zijn van actuele ontwikkelingen. Het is je deskundigheid tenslotte, waar je voor wordt ingehuurd. Het lezen van vakliteratuur, het volgen van een cursus of masterclass, een bezoek aan een beurs of andere bijeenkomst of dat kopje koffie met een vakgenoot, het zijn allemaal werkuren.

Dat geldt ook voor het regelen van visitekaartjes, het maken van je portfolio en het bijhouden van je website. Maar ook het archiveren van je administratie, het schoonmaken en ordenen van je werkplek, het bijwerken van de contactgegevens van je relaties of het sturen van kerstkaarten zijn allemaal in te vullen als werkuren. Ook je reistijd hoort er natuurlijk bij. En dat is inclusief het wachten op een tram of trein, of in de file staan. Sommige zzp’ers factureren reistijd door, bijvoorbeeld tegen een lager uurtarief. Anderen zien reistijd als niet facturabele uren maar nemen het wel mee in de totaalprijs, of nemen deze uren voor eigen rekening.

Urenregistratie

Dat deze uren je niet direct opbrengsten opleveren, is geen argument voor de Belastingdienst om te stellen dat je niet aan het urencriterium voldoet. Het loont dus om goed je niet-declarabele uren bij te houden. Probeer elke dag een klein overzichtje te maken van de uren die je hebt besteed en verdeel ze onder in declarabel en niet-declarabel. Die laatste categorie kun je verder specificeren in reistijd, administratie, research, acquisitie en wat je verder belangrijk vindt. Dat kan in Excel, maar er zijn ook online boekhoudpakketten die het bijhouden van je urenregistratie een stuk makkelijker maken. Wij raden je deze aanbieders aan:

Hier vind je meer handige online tools.

Een ander bijkomend voordeel is dat je beter inzicht krijgt in hoeveel tijd je kwijt bent aan je werk. Met dit inzicht heb je ook een scherper inzicht in je bedrijfsvoering. Misschien maak je wel te veel niet-declarabele uren, of is het uurtarief dat je rekent eigenlijk te laag. Misschien kun je wel veel effectiever werken. Uiteindelijk ben je toch ook je bedrijf begonnen om geld te verdienen? Lees hier meer over het urencriterium.