ZZP Servicedesk

Factuur maken met Excel? 8 redenen om over te stappen op boekhoudprogramma

Zzp'er doet boekhouding op laptop

Factuur maken met Excel? 8 redenen om over te stappen op boekhoudprogramma

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Microsoft Excel is wereldwijd mateloos populair. Het softwareprogramma biedt fantastische mogelijkheden om data te analyseren en visualiseren. Hoewel het programma niet gemaakt is om facturen te maken, behoort dit wel degelijk tot de mogelijkheden. Het programma bevat zelfs voor opgemaakte sjablonen, waarmee je snel en foutloos een opgemaakte factuur kunt versturen. Zzp’ers die de overstap naar een online boekhoudprogramma maken, zijn echter vaak verrast door het gemak en de mogelijkheden. We zetten de voornaamste voordelen van boekhoudprogramma’s daarom voor je op een rij, zodat jij voor jezelf de afweging kunt maken wat het beste bij jou past.

In dit artikel

1. Tijdbesparend

In tegenstelling tot Excel zijn online boekhoudprogramma’s volledig ontworpen om je boekhouding te optimaliseren en het versturen van je facturen zo eenvoudig mogelijk te maken. Zo wordt bij het aanmaken van een nieuwe factuur automatisch een nieuw factuurnummer gecreëerd dat het factuurnummer van jouw laatst verzonden factuur exact opvolgt. Voor de gemiddelde Excel-gebruiker zijn dergelijke automatiseringen lastig te creëren. Het is dan ook waarschijnlijk dat je een factuur in een boekhoudprogramma sneller kunt opmaken en versturen.

2. Minder foutgevoelig

Of je nu werkt in Excel of een boekhoudprogramma: een typefout is snel gemaakt. Dankzij de vele automatiseringen die boekhoudprogramma’s bieden, hoef je in een boekhoudprogramma echter nauwelijks nog te typen. Zo kun je bijvoorbeeld voor elk van je diensten een standaardtarief instellen dat automatisch op de factuur verschijnt zodra je die dienst selecteert. Adresgegevens van je klant worden ook automatisch toegevoegd zodra jij de juiste contactpersoon selecteert.

Hebben jij of je boekhouder toch een (type)fout gemaakt? In een boekhoudprogramma kun je eenvoudig achterhalen wie die fout gemaakt heeft. Die functionaliteit biedt Excel je niet.

3. Beschikbare hulp

Veel boekhoudprogramma’s hebben een chatfunctie, waarmee jij direct vragen kunt stellen aan de ontwikkelaars. Sommige aanbieders hebben zelfs een forum waarop ondernemers onderling kennis uit kunnen wisselen en een Facebookgroep waar je vragen kunt stellen aan gelijkgestemden. Zo kun je als zzp’er snel antwoord krijgen op je vraag.

4. Facturen versturen vanaf je mobiel

Online boekhoudprogramma’s zijn zo eenvoudig in gebruik dat je zelfs vanaf je mobiel een factuur kunt aanmaken en versturen. Vanaf diezelfde mobiel kun je voorafgaand aan je klantbezoek bovendien snel nog even checken of de laatste factuur al betaald is.  

5. Backup in de cloud

Je laptop is als zzp’er waarschijnlijk een van je beste vrienden. Die laptop kan echter wel gestolen worden, kwijtraken of het plotseling begeven. Wie zijn facturen maakt in een boekhoudprogramma weet dat zelfs in een van die doemscenario’s zijn facturen nog steeds te raadplegen zijn in de cloud. Gezien je volgens de wet verplicht bent je facturen zeven jaar te bewaren, is dat een geruststellend idee.

6. Directe toegang voor je accountant

Word jij als zzp’er geholpen door een accountant? Wanneer je hem recht tot inzage geeft in jouw boekhoudprogramma, kan hij of zij op elk gewenst moment al jouw facturen inzien. Zo voorkom je dat je onnodig bestanden naar elkaar moet versturen en op elkaar moet wachten.  

7. Sneller je geld

Dankzij integraties met iDeal kun je jouw klanten via boekhoudprogramma’s de mogelijkheid geven direct te betalen. Zo wordt de kans dat jij snel je geld krijgt weer iets groter.  

8. Extra voordelen

Het grootste voordeel van overstappen naar een online boekhoudprogramma is dat je vanuit dat programma je facturen ook direct kunt versturen. Dankzij integraties met jouw bank kan het programma bovendien in een oogopslag zichtbaar maken welke facturen nog niet betaald zijn.

Al met al is de kans groot dat jij als zzp’er met een boekhoudprogramma jezelf een hoop tijd, geld en frustratie kunt besparen. De beste manier om te ontdekken of de overstap voor jou ook interessant is, is natuurlijk om eens de proef op de som te nemen. Veel boekhoudprogramma’s bieden namelijk de mogelijkheid om gratis en vrijblijvend met de software kennis te maken. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Onderzoek of een van deze boekhoudprogramma’s voor zzp’ers past bij jouw situatie:

 

GRATIS WEKELIJKSE ZZP UPDATE

Meld je hier aan voor onze gratis nieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte over alles betreft het zelfstandig ondernemerschap. 

Een sluitende rittenregistratie voorkomt een boete. Claim hier je korting op een snelle, makkelijke en geautomatiseerde tool om je ritten bij te houden. Precies wat de Belastingdienst nodig heeft!

ZZP LIDMAATSCHAP

Onbeperkt advies voor een laag bedrag

€ 12,50

 p. maand*

                    * excl. 21% btw 

Artikel 4. Klant is koning
Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor het binnenhalen van je klanten. Wanneer je die nieuwe klant binnen hebt gehaald, moet je er vervolgens zelf voor zorgen dat je die klant behoudt. We kennen de uitdrukking ‘de klant is koning’…
Knopen doorhakken
Als je in loondienst werkt worden belangrijke beslissingen vaak genomen en knopen doorgehakt door de manager of baas. Als zzp’er dien je dit echter helemaal zelf te doen. Dagelijks neem jij je eigen beslissingen en maak je keuzes voor je…
Sjanne Marie van den Groenendaal promoveert
Sommige zzp’ers maken de tocht naar de Kamer van Koophandel, omdat zij diep van binnen altijd al eigen baas hebben willen zijn. Voor anderen voelt het als de enige manier om te ontsnappen aan de vervelende sfeer op werk. In haar promotieonderzoek…
huis
Werk jij als zzp’er vanuit huis? Dan is jouw woonadres als zzp’er voor iedereen te vinden via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK)? De meeste zzp’ers vinden dit geen prettig idee. Als het aan de AP ligt, behoort deze…

Schrijf je in voor onze wekelijkse nieuwsbrief!

Zo blijf je op de hoogte van alle trends en ontwikkelingen op het gebied van zelfstandig ondernemerschap.