ZZP Servicedesk

Hoe zorg ik dat opdrachtgevers (op tijd) betalen?

Hoe zorg ik dat opdrachtgevers (op tijd) betalen?

Betalen opdrachtgevers niet (op tijd)? Nederlandse ondernemers lopen jaarlijks 15 miljard euro mis, omdat facturen niet betaald worden, zo stelt European Payment Index (EPI). Door een goed debiteurenbeheer of credit management hoef jij je geen zorgen meer te maken over wanbetalers en een negatieve cashflow en wordt het aantal vragen over facturen teruggebracht naar een minimum.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van cashflowbeheer. Dit beheer zorgt ervoor dat je factuurproces zo soepel mogelijk verloopt en dat klanten op tijd betalen. Door een goed georganiseerd debiteurenbeheer worden facturen sneller betaald. Hieronder lees je welke stappen je moet nemen.

Hoe zorg je ervoor dat opdrachtgevers (op tijd) betalen:

Stap 1: Maak tijd

Het is erg belangrijk dat je tijd maakt voor debiteurenbeheer. Jouw facturen worden sneller betaald als je harde afspraken maakt en de juiste manier vindt om met je klanten om te gaan. Heb je geen tijd om het credit management zelf te regelen dan kun je gebruik maken van factoring. Een bank of factormaatschappij neemt dan het risico dat een klant niet betaalt over, onderzoekt de kredietwaardigheid van klanten en stelt het doorlopende kredietlimiet per klant vast.

Stap 2: Dubieuze debiteuren

Voordat je met iemand in zee gaat, moet je weten met wie je zaken doet. Je kunt het handelsregister van de Kamer van Koophandel doorzoeken om erachter te komen of je zaken doet met een betrouwbaar persoon. Je kunt dit ook laten checken bij Dun & Bradstreet.

Stap 3: Maak afspraken

In de offerte, opdracht- of orderbevestiging kun je afspraken maken over de uiterlijke betalingstermijn. De betalingstermijn bestaat in het ideale geval uit maximaal 30 dagen, het is dan ook aan te raden om deze termijn af te spreken. Noteer de termijn die je hanteert en houd je hieraan, maak deze termijn ook kenbaar in de offerte, opdracht- of orderbevestiging en in de factuur en teken voor akkoord.

Stap 4: Algemene voorwaarden

Zorg dat je jouw algemene voorwaarden op papier zet, zodat jouw klanten weten waar ze aan toe zijn.

Stap 5: Facturatie

Hoe sneller je de factuur verstuurt, hoe sneller de debiteur betaalt. Een goede factuur bevat de gemaakte afspraken, is overzichtelijk en voldoet aan de eisen van de belastingdienst.

De opdrachtgever betaalt nog steeds niet!

Ondanks je goede voorbereiding kan het nog steeds gebeuren dat de opdrachtgever niet op tijd betaalt. Dan kun je het volgende doen:

Stap 1: Bellen

Als de uiterlijke betalingstermijn is verstrekken, is het verstandig de debiteur eerst even te bellen. Meteen een boze brief sturen kan de relatie onder druk zetten. In het gesprek zal de debiteur waarschijnlijk allerlei ‘goede’ redenen aanvoeren waarom de factuur niet betaald is:
“Het geld is al onderweg.” Wacht dan nog even af.
“Het geleverde werk is niet goed genoeg.” Probeer dan je afspraken alsnog na te komen.
“Wij hanteren een eigen betalingstermijn.” Wist je dit? Dan kun je overwegen om die termijn nog even af te wachten.
Probeer er verder niet te veel op in te gaan, dat kost alleen maar energie. Focus op hoe het nu verder moet. Maak een duidelijke afspraak over wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze afspraak vervolgens schriftelijk.  

Stap 2: Betalingsregeling

Als de opdrachtgever in het telefoongesprek zegt dat hij betalingsproblemen heeft, dan kun je een betalingsregeling met hem treffen. Dat vergroot de kans dat hij alsnog betaalt. Leg deze betalingsregeling schriftelijk vast en formuleer de rechten en plichten van beide partijen duidelijk. Zodra je denkt dat je het geld helemaal niet meer gaat ontvangen, dien dan een verzoek tot teruggave van de door jou afgedragen BTW over de factuur in bij de belastingdienst. Doe dit op tijd, anders heb je kans dat de belastingdienst weigert.

Stap 3: Herinnerings- en sommatiebrief

Wordt er, ondanks alles, nog steeds niet betaald? Stuur dan een herinneringsbrief met een uiterlijke betalingsdatum. Als de opdrachtgever geen gehoor geeft, moet je een sommatiebrief sturen. Daarin stel je de debiteur in gebreke en stel je een redelijke termijn zodat hij alsnog zijn betalingsverplichting na kan komen. Iemand die binnen de termijn niet betaalt, is in verzuim. Vanaf dat moment is hij verplicht wettelijke rente (bij contracten met consumenten) of wettelijke handelsrente (bij contracten met bedrijven) te betalen. Jij kunt deze rente in rekening brengen.
De vordering kun je ook ter incasso uit handen geven. Buitengerechtelijke incassokosten worden dan ook in rekening gebracht bij de debiteur als de factuur niet binnen de gestelde termijn wordt betaald.

Stap 4: Juridische stappen

Als er nog steeds geen geld jouw kant op is gekomen, kun je overwegen een jurist in de arm te nemen. Hij of zij kan je adviseren over incassering en het  eventueel starten van een gerechtelijke procedure. Daarnaast kan een advocaat je vertellen hoe je via de wet schade beperkt en hoe je de klant alsnog tot betaling kan laten overgaan. Zoals:
  • Het eigendomsvoorbehoud: hierdoor ben je eigenaar van de geleverde diensten of goederen, totdat de klant betaalt.
  • Het recht van reclame: je kunt de door jou geleverde goederen binnen zes weken na het verstrijken van de betalingstermijn terugvorderen als de debiteur niet betaalt.
  • Het opschortingsrecht: je hoeft zelf geen verplichtingen na te komen, totdat de tegenpartij betaalt, waarbij de opschorting wel redelijk moet zijn.
  • In het laatste geval kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.
Let wel op: na vijf jaar is betaling niet meer afdwingbaar via de wet. Je kunt verjaring voorkomen door binnen deze termijn een stuitingbrief te versturen waardoor een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar begint, of een procedure aan te spannen.

Stap 5: Btw terugvragen

Ziet het ernaar uit dat een klant niet meer gaat betalen, dan kun je bij de belastingdienst een verzoek indienen voor teruggave van de btw die je door deze klanten hebt betaald. Dit verzoek moet je in ieder geval direct na het vaststellen van de jaarrekening doen en met bewijsstukken van de oninbaarheid van de vordering.
Debiteurenbeheer kost tijd en geld, maar facturen die niet betaald worden kosten veel meer!
Bron: KvK
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Andere interessante artikelen

MAANDELIJKS DE BESTE TIPS

Meld je hier aan voor onze gratis nieuwsbrief, deze staat boordenvol tips & trucs voor zzp’ers. Zo ben jij altijd op de hoogte en ontvang je alle informatie die jij als ondernemer nodig hebt om te groeien.