ZZP Servicedesk

Niet langer een slaaf van je inbox

Niet langer een slaaf van je inbox

Binnenkomende mails zijn vaak een bron van ergernis: ze kosten veel tijd en leveren stress op.

Blog van Céline Doornink | Headroom Assistance

Veel mensen zijn reactief wanneer het om binnenkomende mail gaat. Je checkt gedurende de dag regelmatig je mail en reageert lukraak op datgene wat binnenkomt. Niet alleen word je hierdoor steeds onderbroken tijdens je andere werkzaamheden, ook kost het erg veel tijd. Daarnaast raak je snel het overzicht kwijt, want op welke mail in je inbox moet je nou nog actie ondernemen?

Met een andere indeling van je mailbox en een systeem om de binnenkomende mails te verwerken, kun je veel tijd besparen en bereik je een gevoel van controle.

  1. Maak de mappen ‘For Your Information (FYI)’, ‘TO DO’ en ‘VERWERKT’ aan.
  2. Ga door je inbox en verplaats alles van de laatste maand naar de FYI of TO DO map. In de FYI map plaats je mails die informatief zijn en waar je niet op hoeft te handelen. In de TO DO map plaats je mails waarop jouw handelen of reageren vereist is. Alles wat ouder is dan een maand, plaats je in FYI.
  3. Verplaats elke ochtend alle mails in je inbox naar de FYI of TO DO map, zodat je een lege inbox overhoudt. Dit kun je aan het einde van de dag nog een keer doen. Let op: alle mails die je binnen twee minuten kan beantwoorden, handel je meteen af.
  4. Kies een vast moment op de dag dat je de mails in je TO DO map wegwerkt. Je plaatst mails die afgehandeld zijn in de map VERWERKT.
  5. Plan één keer per week een uur om door je FYI map te lopen (je plaatst mails die afgehandeld zijn in de map VERWERKT). Zo weet je precies wat er speelt binnen je netwerk. Doe dit bijvoorbeeld lekker in een koffietentje of buiten op je balkon.

TIP: Plaats voor de naam van deze mappen een sterretje, zodat ze bovenaan je lijst van mappen komen te staan en je ze altijd in het vizier hebt (bijv *TO DO)

NOTE: Wellicht heb je een systeem om je mails te archiveren. Verplaats een afgehandelde FIY of TO DO mail dan naar een map in dit systeem in plaats van naar de map VERWERKT.

Voorbeeld van hoe je dag eruit kan zien:

09:00 Verplaats alle mails in je inbox naar de FYI of TO DO map; zorg dat je inbox leeg is. Let op: alle mails die je binnen twee minuten kan beantwoorden, handel je meteen af.

09:15 Verwerk de mails die in de TO DO map staan (dus reageer op afspraakverzoeken, de vraag om naar een presentatie te kijken of een bepaald voorstel op te stellen). Mails die je verwerkt hebt plaats je in VERWERKT, mails die nog in behandeling zijn laat je staan.

10:00 Sluit je mailbox en focus je op andere werkzaamheden

13:00 Scan je inbox op urgente mails en onderneem actie. Laat de rest voor wat het is.

16:00 Verplaats alle mails in je inbox naar de FYI of TO DO map; zorg dat je inbox leeg is. Let op: alle mails die je binnen 2 minuten kan beantwoorden, handel je meteen af.

16:15 Sluit je inbox en focus je op andere werkzaamheden

Één keer per week plan je een uur in om door de FYI mails te lopen.

Op deze manier ben jij in charge van je inbox en dus van je tijd. Je kiest zelf heel duidelijk momenten waarop je handelt, waardoor je stukken efficiënter werkt. Nog meer tijd besparen? Werk met een Personal Assistant die je mailbox beheert.

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Andere interessante artikelen

MAANDELIJKS DE BESTE TIPS

Meld je hier aan voor onze gratis nieuwsbrief, deze staat boordenvol tips & trucs voor zzp’ers. Zo ben jij altijd op de hoogte en ontvang je alle informatie die jij als ondernemer nodig hebt om te groeien.