ZZP Servicedesk

Pak wanbetalers aan en word sneller betaald: 10 tips

zzp'er met stress belt klanten

Pak wanbetalers aan en word sneller betaald: 10 tips

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Voor veel zzp’ers is het vroeg of laat een teleurstellende realiteit: opdrachtgevers die verzuimen (op tijd) te betalen. Onbetaalde facturen kunnen tot veel onzekerheid en frustratie leiden. Het kan er namelijk niet alleen voor zorgen dat je jouw zakelijke rekeningen niet kan betalen; je kunt er zelfs privé door in de knoop komen. Grijp onderstaande tips aan om de kans op snelle betaling voor jou zo groot mogelijk te maken.

In dit artikel

1. Ga vooraf in gesprek

Heb jij je opdrachtgever wel eens gevraagd hoe de betalingen bij zijn of haar bedrijf zijn geregeld? Wellicht worden facturen altijd op een vaste dag van de maand verwerkt door de financiële afdeling. Het is een goed teken wanneer je klant zelfverzekerd het betalingsproces toelicht. Wordt de klant daarentegen wat zenuwachtig en verandert van toon? Wellicht is het een goed idee wat extra voorzorgmaatregelen te nemen. Dit gesprek is ook een uitstekende kans om zelf aan te geven dat je graag een deelbetaling ontvangt bij aanvang van de opdracht. Vooral wanneer je zelf extra investeringen moet maken om aan jouw klant te kunnen leveren, is dit een verstandig idee. Bijkomend voordeel is dat je op die manier direct bent ingeregeld als leverancier, die door het bedrijf betaald kan worden.

2. Check kredietwaardigheid

Houd jij aan het gesprek met je nieuwe klant een onzeker gevoel over? Of wil je gewoon wat meer zekerheid omdat het project bijvoorbeeld een grote tijds of geld-investering van jouw kant vraagt? Via verschillende kredietinformatiebureaus is het mogelijk de kredietwaardigheid van je klant te checken. Veel van deze partijen bieden ter kennismaking zelfs een gratis rapport aan, dus het kan verstandig zijn dat eens te proberen. Het voelt misschien gek, omdat het in Nederland niet zo gebruikelijk is, maar in andere landen is het de normaalste zaak van de wereld. Een belangrijke vaardigheid van succesvolle ondernemers is om slim met risico’s om te gaan en dit is een uitstekend voorbeeld.

Voelt het aanvragen van zo’n rapport voor jou toch als een brug te ver? Een laagdrempelige variant is om zelf 10 minuten onderzoek te doen op Google. Bestaat het bedrijf al teintallen jaren? Dat is een erg goed teken! Is het bedrijf positief in het nieuws over groei? Delen andere freelancers enthousiast op social media over hun samenwerking met deze klant? Dat maakt het allemaal aannemelijker dat jij je geld daadwerkelijk zult ontvangen.

3. Zorg voor goede algemene voorwaarden op offerte

Wanneer je wilt dat zaken vlekkeloos verlopen, is het altijd goed naar je eigen “circle of influence” te kijken: wat kun jij doen om de kans op succes te vergroten? Begin met het opstellen van goede algemene voorwaarden. Deze voorwaarden zijn de uitgelezen plek om alle onduidelijkheid over eventuele garanties, leveringsvoorwaarden, aansprakelijkheid en betalingstermijn weg te nemen. Deze voorwaarden gelden uiteraard alleen als jij de klant actief met deze algemene voorwaarden akkoord hebt laten gaan. Verwijs op je offerte daarom door naar je algemene voorwaarden en laat je klant hier via een boekhoudprogramma akkoord op geven. Voorbeelden van boekhoudprogramma’s waarmee dit mogelijk is, zijn de volgende:

 

 Wie extra zekerheid wil, kan zijn algemene voorwaarden voor €18 zelfs deponeren bij de KVK. Dit is niet verplicht, maar geeft je een nog sterkere bewijsfunctie en het komt professioneel over.

4. Eerste herinnering

Het verstrijken van de afgesproken betaaldatum gebeurt in de praktijk helaas regelmatig. Wanneer je voor veel verschillende klanten werkt, kan het tijdrovend zijn bij ieder voorval de telefoon te pakken. Veel zzp’ers kiezen daarom voor een boekhoudprogramma dat automatisch herinneringen kan sturen zodra een betaling ondanks het verstrijken van de betaaldatum nog niet binnen is. Zo’n programma kan je een hoop tijd besparen en straalt professionaliteit uit. Het is uiteraard belangrijk om zelf een vriendelijk bericht in te stellen bij deze betaalherinnering. Zo voorkom je dat je klanten die altijd perfect betalen onnodig de kast opjaagt, omdat ze per ongeluk een keer een betaling missen.

Een voorbeeld bericht eerste betalingsherinnering:

Beste [ontvanger],

Ondanks het verstrijken van de uiterste betaaldatum [datum] blijkt uit mijn boekhouding dat [factuur] nog niet betaald is.

Wilt u de betaling alstublieft in orde maken?

Hartelijke groet,

[verzender]

5. Tweede herinnering

Wanneer er geen gehoor wordt gegeven aan je herinnering, is het waarschijnlijk een goed idee actief te gaan bellen. Heeft je klant de herinnering ontvangen? Is de factuur doorgezet naar de financiële afdeling? Kan de klant controleren wanneer de betaling ingepland is? Schroom niet om al deze vragen te stellen. Het is niet meer dan normaal dat jij de vooraf overeengekomen afspraken nagekomen ziet worden. Beleefd blijven is ook in deze fase uiteraard belangrijk.

6. Overweeg een betalingsregeling

Geeft jouw klant aan de betaling op het moment helaas niet te kunnen voldoen? Overweeg een betalingsregeling aan te gaan, waarbij je gefaseerd het openstaande bedrag uitbetaald krijgt. Zo zie jij in ieder geval de eerste betalingen binnenkomen en geef je aan je flexibel voor je klant op te willen stellen. Denk echter goed na over je keuzes, want het kan zijn dat een faillissement op de loer ligt. Overleg eventueel met je boekhouder en ga goed bij jezelf na wat de gevolgen van je keuzes kunnen zijn.

7. Incassobureau

Wanneer een klant na al je herinneringen en goed bedoelde telefoontjes nog steeds weigert te betalen, is het inschakelen van een incassobureau een logische volgende stap. Er bestaan tegenwoordig zelfs “no cure no pay incassobureaus”, waarbij je alleen hoeft te betalen als het openstaande bedrag daadwerkelijk geïnd wordt.

Let op: Het is al vervelend genoeg dat jij langer op je geld moet wachten. Nog vervelender zou het zijn als je daarnaast ook nog op moet draaien voor de incassokosten en het missen van rente. Zorg er daarom voor dat je de incassokosten en wettelijke rente ook in rekening brengt.

8. Alternatieve strategie

Voel jij de frustratie al opkomen als je alleen al denkt aan niet betalende klanten? Wellicht is factoring iets voor jou. Factoring betekent dat een bank of financier alle openstaande facturen van je overneemt en jou direct betaalt. Zo omzeil je dus ook de betalingstermijn. Onderzoek de tarieven echter goed en overleg eventueel met je boekhouder of dit inderdaad de beste keuze voor je is.

9. Samen staan we sterk

We zien maar al te vaak dat een zzp’er in de praktijk niet in lijn met de richtlijnen wordt betaald. Ervaar jij dit bij de levering aan een groot bedrijf? Meld het bij het Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt (ACM).  De ACM gebruikt deze info om te onderzoeken hoe vaak grote bedrijven zich niet houden aan betalingstermijnen.

10. Zorg voor een spaarpotje

Onze laatste tip is om voorbereid te zijn op niet betalende klanten. Hoe groter jouw buffer op de bank, hoe minder snel wanbetalers jou in de problemen kunnen brengen. Er wordt vaak geschreven over dat geld op de bank relatief weinig oplevert, maar een gevoel van zekerheid kan in sommige gevallen vele malen meer waard zijn. Een praktische manier om zeker te stellen dat jij altijd voldoende cash hebt, is om een vast percentage van je inkomsten altijd opzij te zetten voor onvoorziene omstandigheden.

GRATIS WEKELIJKSE ZZP UPDATE

Meld je hier aan voor onze gratis nieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte over alles betreft het zelfstandig ondernemerschap. 

Een sluitende rittenregistratie voorkomt een boete. Claim hier je korting op een snelle, makkelijke en geautomatiseerde tool om je ritten bij te houden. Precies wat de Belastingdienst nodig heeft!

ZZP LIDMAATSCHAP

Onbeperkt advies voor een laag bedrag

€ 12,50

 p. maand*

                    * excl. 21% btw 

Knopen doorhakken
Als je in loondienst werkt worden belangrijke beslissingen vaak genomen en knopen doorgehakt door de manager of baas. Als zzp’er dien je dit echter helemaal zelf te doen. Dagelijks neem jij je eigen beslissingen en maak je keuzes voor je…
Sjanne Marie van den Groenendaal promoveert
Sommige zzp’ers maken de tocht naar de Kamer van Koophandel, omdat zij diep van binnen altijd al eigen baas hebben willen zijn. Voor anderen voelt het als de enige manier om te ontsnappen aan de vervelende sfeer op werk. In haar promotieonderzoek…
huis
Werk jij als zzp’er vanuit huis? Dan is jouw woonadres als zzp’er voor iedereen te vinden via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK)? De meeste zzp’ers vinden dit geen prettig idee. Als het aan de AP ligt, behoort deze…
Powerwoman Diana Yussupova lacht
Voor sommige ondernemers is het een uitdaging helder te verwoorden welke verandering zij met hun onderneming willen realiseren. Powerwoman Diana Yussupova behoort duidelijk niet tot die categorie. De passie voor haar onderneming spat door de…

Schrijf je in voor onze wekelijkse nieuwsbrief!

Zo blijf je op de hoogte van alle trends en ontwikkelingen op het gebied van zelfstandig ondernemerschap.