ZZP Servicedesk

Tjaja heeft haar eigen evenementenbureau: ‘In deze tijd is scenarioplanning ontzettend belangrijk’

Onze zzp'er Tjaja Weis
Tjaja Weis | Foto door: Marijke van Es

Tjaja heeft haar eigen evenementenbureau: ‘In deze tijd is scenarioplanning ontzettend belangrijk’

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Zzp’er Tjaja Weis is 39 jaar en heeft al meer dan 2 jaar haar eigen evenementenbureau, genaamd Weis Events. Tjaja organiseert onder andere personeelsfeesten, bedrijfsuitjes, babyshowers en is daarnaast ook weddingplanner. Allemaal festiviteiten die coronaproof moeten worden gemaakt, afgelast of uitgesteld worden. Hoe houdt zij haar hoofd boven water in deze tijd?

Hoe het begon

“Als klein meisje was ik op verjaardagen altijd met vriendinnen acts aan het voorbereiden. Ook hielp ik met de musical op de basisschool en de feestjes die ik thuis organiseerde werden opgemerkt door buitenstaanders. Jaren later vroeg iemand mij zelfs als ceremoniemeester en heb ik aardig wat babyshowers georganiseerd. In mijn vorige baan in loondienst was ik ook altijd verantwoordelijk voor bedrijfsuitjes. Op een gegeven moment werd mijn hobby mijn werk, iets waar ik als klein meisje al van droomde. Ruim twee jaar geleden besloot ik de stap te zetten naar het ondernemerschap.”

Dat was best spannend, geeft Tjaja aan. “Je stapt een hele andere wereld in. En dat is niet van het ene op het andere moment geregeld: je moet jezelf echt goed in de markt zetten. En in deze markt kan dat best moeilijk zijn. Net zoals coaches op vele gebieden, poppen de evenementenbureaus ook uit de grond.”

Zaken zelf regelen

En waar begin je dan, als startend ondernemer? “Ik heb een hele hoop zelf uitgezocht toen ik zzp’er werd. Ik heb hier en daar navraag gedaan bij potentiële klanten, waarbij de een wel hapte en de ander niet. Dat netwerken is geen probleem, want ik ben graag onder de mensen. Maar ik ben dan weer geen salesmens. Soms moet je toch gewoon bellen.”

“Waarvan ik eerst zelf dacht: dit kan ik niet, er komt zoveel bij kijken, je moet alles alleen doen: heb ik het uiteindelijk toch alleen gedaan. Ik heb zelf een basis neergezet en heb samenwerkingen opgezocht met partners en leveranciers. En dat is fijn, want het werken kan soms best ‘alleen’ zijn. Nu maak ik leuke contacten en heb ik vaste samenwerkingen met partners die mij ook nog weleens kunnen aansturen. Voor privé-gelegenheden als babyshowers en gender reveals regel ik alles zelf. Maar voor de partydecoratie heb ik bijvoorbeeld wel weer leveranciers nodig. Eigenlijk ben ik de ‘overview’: ik houd alles in de gaten. De leveranciers vullen mij aan. Dat is ook een van de redenen waarom ik altijd vanuit de wij-vorm praat, in mijn communicatie op de website bijvoorbeeld. Ik ben nooit echt alleen.”

“Helaas zijn we als branche nog lang niet op het punt waarop we events kunnen neerzetten zoals we dat het liefst doen. Ik blijf hoopvol dat we er bovenop komen.”

Uniek zijn en blijven

“Als je een eenmanszaak begint in de evenementenbranche moet je je kenbaar maken. Een gunfactor is een must en deze is als nieuwkomer vaak ver te zoeken. Andersom zijn er tal van bedrijven waarvan je denkt: die wil ik als klant hebben, maar als een bedrijf al iemand in de hand heeft kom je daar niet tussen. Tegelijkertijd vraag je jezelf af of je daar wel tussen moet willen komen. Ze moeten zich goed voelen bij een partij dus waarom overstappen naar een ander wanneer zij meer dan tevreden zijn.”  

“Er zijn gelukkig een hoop bedrijven die het mij ‘gunnen’ en waarbij mijn manier van werken aanspreekt. Ik blijf uniek door te werken vanuit passie, betrokkenheid, creativiteit en ik ben accuraat. Je hebt evenementenbureaus die hun dienst uitvoeren, maar ik sta er heel persoonlijk in. Het is mijn grootste passie. Dit kan echter ook een valkuil zijn, want je gaat telkens een stapje verder. Ik kan het soms niet altijd loslaten. Maar dat gaat steeds beter.”

Het geeft energie

“Werken in de evenementenbranche is voor mij een combinatie van chaos, structuur, stress en energie. Ik ben ontzettend creatief en dat zorgt vaak voor chaos. Het liefst doe ik alles door elkaar. Gelukkig is het in mijn hoofd dan wel gestructureerd. Voor de rustige momenten heb ik standaard een boekje en een pen bij me. Want als ik bijvoorbeeld in de auto zit poppen er weer allemaal nieuwe ideeën op. Maar het werk in deze branche kan je helaas ook stress geven. Toch krijg ik ontzettend veel energie als een opdrachtgever enthousiast is. Dat maakt me trots.”

En toen kwam corona

“Gelukkig heb ik nog een hoop te doen, ondanks corona. Op 13 maart werd de ene opdracht na de andere gecanceld, dat was even slikken. Nu merk ik dat dat bedrijven toch zo rondom de kerst wat voor hun collega’s willen doen. Dat kan geheel corona proof of volledig online. Zo kunnen mensen bijvoorbeeld via Ipads contact met elkaar leggen en borrelen. Daarnaast heb ik nieuwe concepten die prima in deze tijd kunnen, zoals bijvoorbeeld een drive thru. Volledig in je eigen auto maar toch samen met je collega’s aanwezig op bijvoorbeeld de kerstborrel. Ik kan hierbij de volledige kerstsfeer creëren of ik hang een ander thema aan het evenement.”

“Boekingen voor bijvoorbeeld bruiloften blijven binnenkomen. Sommige aanvragen komen 3 maanden, voordat de bruiloft plaatsvindt, binnen. Voor de meeste aanvragen heb ik 9 maanden de tijd. Het blijft alleen de vraag of dit door corona door kan gaan. Daarom is scenarioplanning ontzettend belangrijk: een draaiboek waar meerdere scenario’s worden uitgewerkt geeft de klant meer rust. Ook met de leveranciers moet er heel goed afgestemd worden.”

Tips om te starten en trends

Voor de mensen die als zzp’er willen starten in de evenementenbranche geeft Tjaja handige tips. Kijk goed welke evenementenbureaus er in je omgeving zitten en wat de klantvraag is. Dat geldt eigenlijk wel voor elke branche waar je als zelfstandige in stapt. In mijn omgeving waren er heel veel evenementenbureaus, maar wel op hele verschillende niveaus. Aangezien ik het fulltime doe zit ik er middenin, kan ik er ook voor meer klanten zijn en kan ik een all-in concept aanbieden. Ook ik kijk soms bij andere evenementenbureaus wat ze doen en wat er nieuw is. Maar vooral door het bezoeken van beurzen en events weet je wat er speelt. Ook belangrijk zijn de organisaties die ondernemers in de evenementenbranche op de hoogte houden van ontwikkelingen. Ik vind dat je daar dan ook absoluut bij aangesloten moet zijn.”

“Houd vooral ook de trends in de gaten. Door de coronacrisis is de evenementenbranche begin maart volledig tot stilstand gekomen en deze branche doet keihard zijn best om online en hybride events in te zetten als alternatief. Ook kunnen online evenementen steeds persoonlijker worden gemaakt. Door het vooraf vragen van data kun je bijvoorbeeld volledig gepersonaliseerde programma’s maken voor de gasten.”

“Helaas zijn we als branche nog lang niet op het punt waarop we events kunnen neerzetten zoals we dat het liefst doen. Ik blijf hoopvol dat we er bovenop komen.”

Wil je meer weten over Tjaja of een evenement boeken? Neem dan een kijkje op www.weisevents.nl.

Door Lisa Roozen

Lisa is Executive Manager bij ZZP Servicedesk. Elke week spreekt zij zzp’ers met een bijzonder of interessant verhaal. Lees hier alle verhalen.

Wil jij ook je verhaal delen? Stuur een mail naar [email protected] 

GRATIS WEKELIJKSE ZZP UPDATE

Meld je hier aan voor onze gratis nieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte over alles betreft het zelfstandig ondernemerschap. 

ZZP LIDMAATSCHAP

Onbeperkt advies voor een laag bedrag

€ 12,50

 p. maand*

                    * excl. 21% btw 

Je ontvangt een aanslagbiljet van de Belastingdienst met daarop een bedrag voor de bijdrage Zorgverzekeringswet. Deze bijdrage is inkomensafhankelijk: als je meer verdient, moet je meer betalen. Hierdoor betaal je mee aan de kosten van de…
optimalisatieprocessen start up
Wanneer je als kleine zelfstandige een plekje in het ondernemerslandschap wilt veroveren, zul je jezelf moeten onderscheiden. Je zult een product of dienst in de markt moeten zetten waar vraag naar is en daarnaast je bedrijfsprocessen zo efficiënt…
Plus: tips voor het vaststellen van het juiste uurtarief.
Ben je benieuwd welk tarief andere zzp’ers rekenen, maar durf je het ze niet te vragen? Goed nieuws! Loonwijzer heeft onderzocht wat zelfstandigen in 2021 per uur aan hun opdrachtgevers vragen voor hun…
starten in coronatijd
Financiële crises blijken meer dan eens het startschot voor gigantische ondernemingen. General Motors, Microsoft, Google, Burger King en Salesforce zijn slechts een greep uit de talloze voorbeelden, die in economisch zwaar weer gestart zijn. Is…

Schrijf je in voor onze wekelijkse nieuwsbrief!

Zo blijf je op de hoogte van alle trends en ontwikkelingen op het gebied van zelfstandig ondernemerschap.