Hoe maak ik een betalingsherinnering?

Je hebt een opdrachtgever een factuur gestuurd en controleert iedere dag trouw je bankrekening om te kijken of het geld al binnen is. Maar de betaaltermijn verstrijkt en het bedrag is nog niet bijgeschreven. Dan is het tijd om een betalingsherinnering te versturen. Hoe maak je een goede betalingsherinnering?

Het versturen van een betalingsherinnering moet je doen met twee zaken in je achterhoofd:

Wanneer je je debiteurenbeheer niet op orde hebt en de betalingstermijn ruimschoots laat verstrijken voordat je een herinnering de deur uit doet, kan dat onprofessioneel overkomen. Maar het komt ook niet erg sympathiek over wanneer je op de laatste dag om klokslag middernacht een betalingsherinnering naar je opdrachtgever verstuurt. Ga hierin op je gevoel af. Het kan geen kwaad een aantal dagen te laten verstrijken voor je de betalingsherinnering verzendt.

Behandel je klant niet als wanbetaler wanneer je de betalingsherinnering opstelt. Vaak zal er geen sprake zijn van onwil. Het kan zijn dat de factuur over het hoofd is gezien of dat iets anders alle aandacht opslokt, waardoor jouw factuur is vergeten. Dat kan gebeuren. Het is daarom raadzaam je tone of voice zakelijk, maar vriendelijk te houden. Vergeet vooral de factuur niet mee te sturen!

Gebruik onze gratis voorbeeldbrief als leidraad bij het opstellen van jouw betalingsherinnering.

Heeft de klant een week na je herinnering nog niet betaald? Dan moet je actie ondernemen. Bel de klant en vraag om uitleg. Als de factuur een week later nog niet voldaan is, is er een redelijke termijn verstreken. Je kunt dan overgaan tot het versturen van een aanmaning.