Hoe maak ik een factuur?

Laatste update op 02-12-2022 Leestijd 3 min Door Redactie ZZP Servicedesk

Hoe maak ik een factuur

Een factuur (ook wel nota genoemd) maak je door alle geleverde diensten, producten en bijbehorende prijzen samen te voegen in een overzichtelijk document. Maar hoe kun je die factuur het beste opstellen en waar moet je tijdens het maken van facturen vooral op letten?

Ben je verplicht te factureren?

Je bent door de Belastingdienst verplicht te factureren voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Factureer je verenigingen, stichtingen of andere rechtspersonen die geen ondernemer zijn? Ook aan hen moet je een factuur versturen. Een factuur maken voor een particulier hoeft alleen in specifieke uitzonderingssituaties.

Waar moet een factuur aan voldoen?

De belastingdienst eist dat je de volgende zaken vermeld op je factuur:

  • Jouw bedrijfsnaam en die van je klant
  • Jouw volledige adres en dat van de klant. Dit moet het adres zijn waar je onderneming feitelijk gevestigd is. Je mag geen postbusnummer als adres opgeven.
  • Het btw-id en KvK-nummer
  • De datum waarop de factuur naar de klant gestuurd is
  • Een uniek factuurnummer. Deze mag je zelf bedenken. Zorg wel dat het nummer bij iedere factuur oploopt.
  • Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, het aantal en de datum waarop ze geleverd zijn
  • Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
  • Het btw-tarief dat je in rekening brengt
  • Het volledige bedrag inclusief btw
  • Vermeld binnen welke termijn de klant moet betalen

Zorg bij het versturen van je facturen bovendien voor een duidelijke opmaak, verstuur de factuur direct na afronding van de opdracht, vermeld hoe de factuur betaald moet worden, benoem de betalingstermijn en bewaar je factuur minimaal 7 jaar.

Welk factuurnummer mag je gebruiken?

Je bent vrij om te kiezen met welk factuurnummer je begint, maar je moet je factuurnummers daarna de rest van het boekjaar door laten lopen. Wil je net als veel andere beginnende ondernemers bijvoorbeeld niet dat je klant ziet dat hij jouw eerste klant is? Dan kun je beginnen met 2022-0100 of 2022-0101.
Zorg er bovendien voor dat je factuurnummering een ononderbroken cijferreeks is en gebruik eventueel een streepje. Andere tekens of spaties zijn niet toegestaan.

Factuur zonder btw maken

Wanneer je diensten vrijgesteld zijn van btw, vermeld dat dan nadrukkelijk op je factuur. Dit is het geval wanneer je bijvoorbeeld journalistiek werk doet, begrafenisondernemer, gastouder, componist bent, óf gebruikmaakt van de omzetgerelateerde vrijstelling van omzetbelasting (OVOB).

Hoe zit het met de betalingstermijn van je factuur?

Als je vooraf op papier hebt gezet wat de betalingstermijn is, zet je deze op de factuur. Als er contractueel niets geregeld is, moet de factuur uiterlijk 30 dagen na ontvangst worden betaald.

Voordelen gebruik online factuurprogramma

Wil je de factuur snel opmaken en met een paar klikken versturen? Dan is het raadzaam om in een boekhoudpakket met facturatiemodule te werken. Naast het feit dat je de factuur eenvoudig kunt opmaken heeft zo’n boekhoudpakket nog meer voordelen. Zo voldoen de factuur templates aan de eisen van de Belastingdienst, zet je declarabele uren eenvoudig om in een factuur en kun je automatisch betaalherinneringen versturen.

Zo kun je zelf een online factuur maken en versturen via een online programma als e-boekhouden.nl.

Boekhoudpakketten met facturatiemodule

Er zijn een aantal pakketten met facturatiemodule. Wij raden deze aan:

E-boekhouden
e-Boekhouden

Nu 15 maanden gratis e-Boekhouden

Meer info

Offline facturatie alternatieven: Word en Excel

Facturen maken met Microsoft Word en Excel is nog steeds populair. Waarom? De meeste mensen hebben deze programma’s al op hun computer en dankzij de handige templates zijn ze eenvoudig te gebruiken. Download hieronder de gratis factuur templates voor Word of Excel.

Factuur templates Word

3 kant en klare factuur templates

Download gratis
Factuur template Excel

3 kant- en klare factuur templates

Download nu

Conclusies en aanbevelingen

Als je facturen wilt opstellen en snel betaald wilt krijgen, heb je verschillende opties. Vanwege de eenvoud en de snelheid kiezen de meeste ondernemers uiteindelijk voor een online facturatieprogramma. Met zo’n online programma kun je als ondernemer veel tijd besparen op je boekhouding.
Heb je op dit moment echter geen tijd of zin om programma’s te verkennen waarmee je online facturen kunt maken? Dan kun je jouw facturen gerust opmaken in Excel of Word. Vergeet dan niet om je administratie goed op orde te houden.

Heeft dit artikel je geholpen?

Ja Nee