Hoe maak je een factuur?

Laatste update: 03-12-2023 Leestijd: 4 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

Een factuur (ook wel nota genoemd) maak je door alle geleverde diensten, producten en bijbehorende prijzen samen te voegen in een overzichtelijk document. Maar hoe werkt facturen maken zzp nu echt en waar moet je bij een factuur opmaken vooral op letten

👉 Gratis online factuur maken

Ben je verplicht te factureren?

Je bent door de Belastingdienst verplicht te factureren voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Factureer je verenigingen, stichtingen of andere rechtspersonen die geen ondernemer zijn? Ook aan hen moet je een factuur versturen. Een factuur maken voor een particulier hoeft alleen in specifieke uitzonderingssituaties. Hieronder vind je 6 factuur templates. 3 templates voor facturen in Word en 3 voor facturen in Excel. Dit is een mooie basis die je zelf naar wens aan kunt passen.

Waar moet een factuur aan voldoen?

Ga je een zzp factuur maken dan eist de Belastingdienst dat je de volgende zaken vermeldt op je factuur:

• Jouw bedrijfsnaam en die van je klant
• Jouw volledige adres en dat van de klant. Dit moet het adres zijn waar je onderneming feitelijk gevestigd is. Je mag geen postbusnummer als adres opgeven.
• Het btw-id en KvK-nummer
• De datum waarop de factuur naar de klant gestuurd is
• Een uniek factuurnummer. Deze mag je zelf bedenken. Zorg wel dat het nummer bij iedere factuur oploopt.
• Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, het aantal en de datum waarop ze geleverd zijn
• Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
• Het btw-tarief dat je in rekening brengt
• Het volledige bedrag inclusief btw
• Vermeld binnen welke termijn de klant moet betalen

Factuur maken als zzp’er: let op de volgende dingen. Zorg bij het versturen van je facturen voor een duidelijke opmaak, verstuur de factuur direct na afronding van de opdracht, vermeld hoe de factuur betaald moet worden, benoem de betalingstermijn en bewaar je factuur minimaal 7 jaar.

Bekijk anders de volgende boekhoudprogramma’s eens. Ze geven alle drie de mogelijkheid om makkelijk een factuur op te stellen die aan de bovenstaande voorwaarden voldoet.

Welk factuurnummer mag je gebruiken?

Factuur opstellen als zzp’er: je bent vrij om te kiezen met welk factuurnummer je begint, maar je moet je factuurnummers daarna de rest van het boekjaar door laten lopen. Wil je net als veel andere beginnende ondernemers bijvoorbeeld niet dat je klant ziet dat hij jouw eerste klant is? Dan kun je beginnen met 2023-0100 of 2023-0101.
Zorg er bovendien voor dat je factuurnummering een ononderbroken cijferreeks is en gebruik eventueel een streepje. Andere tekens of spaties zijn niet toegestaan.

Factuur zonder btw maken

Wanneer je diensten vrijgesteld zijn van btw, moet je dat nadrukkelijk vermelden bij het factuur opstellen. Dit is het geval wanneer je bijvoorbeeld journalistiek werk doet, begrafenisondernemer, gastouder, componist bent, óf gebruikmaakt van de omzetgerelateerde vrijstelling van omzetbelasting (OVOB).

Hoe zit het met de betalingstermijn van je factuur?

Als je vooraf op papier hebt gezet wat de betalingstermijn is, zet je deze op de factuur. Als er contractueel niets geregeld is, moet de factuur uiterlijk 30 dagen na ontvangst worden betaald.

Voordelen gebruik online factuurprogramma

Wil je de factuur snel opmaken en met een paar klikken versturen? Dan is het raadzaam om in een boekhoudpakket met facturatiemodule te werken. Naast het feit dat je de factuur eenvoudig kunt opmaken heeft zo’n boekhoudpakket nog meer voordelen. Zo voldoen de factuur templates aan de eisen van de Belastingdienst, zet je declarabele uren eenvoudig om in een factuur en kun je automatisch betaalherinneringen versturen.

👉 Gratis online factuur maken

Boekhoudpakketten met facturatiemodule

Er zijn een aantal pakketten met facturatiemodule. Wij raden deze aan:

Conclusies en aanbevelingen

Wil je facturen opstellen en snel betaald krijgen, heb je verschillende opties. Vanwege de eenvoud en de snelheid kiezen de meeste ondernemers uiteindelijk voor een online facturatieprogramma. Met zo’n online programma kun je als ondernemer veel tijd besparen op je boekhouding.
Heb je op dit moment echter geen tijd of zin om programma’s te verkennen waarmee je online facturen kunt maken? Dan kun je jouw facturen gerust opmaken in Excel of Word. Vergeet dan niet om je administratie goed op orde te houden.