ZZP Servicedesk

Zo verstuur je een factuur: opmaak, verzenddatum en voorbeeld bericht

Zzp'er denkt na

Zo verstuur je een factuur: opmaak, verzenddatum en voorbeeld bericht

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
De verzending van je allereerste factuur is een bijzonder moment. Deze verzending is namelijk het ultieme bewijs aan jezelf dat jouw onderneming gaat slagen. Maar hoe verzend je die factuur eigenlijk? Hoe kom je het meest professioneel over? Wat voor tekst voeg je toe aan het bericht? Dit artikel geeft antwoord op al je vragen.

In dit artikel

Een stapje terug: de opmaak

Voordat we de details induiken, geven we je graag de tip nog een keer goed naar je factuur te kijken. Ieder contactmoment met jouw klant is namelijk een kans om jouw professionele imago te versterken. Je factuur is daar geen uitzondering op. Kijk daarom nog eens goed of je blij bent met hoe je logo overkomt en hoe alles is uitgelijnd. Pas eventuele imperfecties direct aan, zodat je hier bij je volgende factuur geen omkijken meer naar hebt.

Wijze van verzending: e-mail of boekhoudprogramma?

Als je een boekhoudprogramma gebruikt, heb je voor het verzenden van je factuur over het algemeen twee opties. De snelste manier is om de factuur vanuit het boekhoudprogramma direct naar je klant te verzenden. Vier populaire boekhoudprogramma’s waarmee je dit als zzp’er eenvoudig kunt doen, zijn de volgende:

 

De tweede mogelijkheid is om de factuur te downloaden als PDF en hem daarna vanuit je mailbox handmatig te verzenden. De laatste optie is daarom iets gevoeliger voor fouten. Ons advies is dan ook om jezelf vanaf het begin aan te leren de facturen direct te versturen vanuit het programma zelf. Ter controle kun je instellen dat je zelf een kopie wilt ontvangen van iedere verzonden factuur. Op die manier kun je precies zien hoe de factuur bij jouw klant binnen is gekomen.

Wanneer verzend je de factuur?

Veel zzp’ers kiezen ervoor hun facturen pas te verzenden nadat alle producten en diensten volledig geleverd zijn. De gedachte hierachter is dat het voor de klant het prettigst is om pas te betalen wanneer hij volkomen tevreden is met het eindresultaat. Hoewel het een goed idee is je klant zo blij mogelijk te maken, kan deze redenering in sommige gevallen averechts uitpakken.

Vooral bij grotere klanten kan het zo zijn dat ze zelfs liever hebben dat je de factuur direct verstuurt. In het begin zitten alle gemaakte afspraken namelijk nog vers in het hoofd en is het makkelijk voor je klant om direct akkoord te geven. Daarnaast kan het prettiger zijn voor je klant om de budgetten die hij heeft direct te besteden, zodat hij aanspraak kan maken op nieuw budget wanneer dat beschikbaar komt.

De beste manier om zeker te stellen dat je de factuur op het juiste moment verstuurt, is door hier vooraf duidelijke afspraken met elkaar over te maken. Schroom daarbij niet om voor te stellen de factuur direct te versturen. Vooral wanneer jij voor de levering van jouw product of dienst een investering moet maken is dit meer dan redelijk. Sommige klanten vinden het zelfs zelfverzekerd overkomen.

Kies je er toch voor om te wachten tot je alles geleverd hebt? Let er dan op dat je verplicht bent uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand van levering de factuur te versturen.

Lever jij je diensten op 1 juli? Dan moet je jouw factuur uiterlijk 15 augustus versturen. Bezorg jij je dienst of product op 31 juli? Dan geldt dezelfde deadline van 15 augustus.

Voorbeeld bericht

Vanzelfsprekend is het belangrijk om beleefd en professioneel te zijn. Verander echter niet opeens in een robot en blijf jezelf. Vermeld in ieder geval de volgende zaken:

  • Naam ontvanger
  • Factuurnummer
  • Beschrijving van geleverde diensten
  • Uiterste betaaldatum

Beste [ontvanger],

Hopelijk gaat het goed met je.

In de bijlage vind je factuur [X] voor [dienst of product] met een uiterste betaaldatum van [datum].

Bedankt voor de fijne samenwerking en ik hoor het graag als je vragen hebt.

Hartelijke groet,
[afzender]

GRATIS WEKELIJKSE ZZP UPDATE

Meld je hier aan voor onze gratis nieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte over alles betreft het zelfstandig ondernemerschap. 

Een sluitende rittenregistratie voorkomt een boete. Claim hier je korting op een snelle, makkelijke en geautomatiseerde tool om je ritten bij te houden. Precies wat de Belastingdienst nodig heeft!

ZZP LIDMAATSCHAP

Onbeperkt advies voor een laag bedrag

€ 12,50

 p. maand*

                    * excl. 21% btw 

Artikel 4. Klant is koning
Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor het binnenhalen van je klanten. Wanneer je die nieuwe klant binnen hebt gehaald, moet je er vervolgens zelf voor zorgen dat je die klant behoudt. We kennen de uitdrukking ‘de klant is koning’…
Knopen doorhakken
Als je in loondienst werkt worden belangrijke beslissingen vaak genomen en knopen doorgehakt door de manager of baas. Als zzp’er dien je dit echter helemaal zelf te doen. Dagelijks neem jij je eigen beslissingen en maak je keuzes voor je…
Sjanne Marie van den Groenendaal promoveert
Sommige zzp’ers maken de tocht naar de Kamer van Koophandel, omdat zij diep van binnen altijd al eigen baas hebben willen zijn. Voor anderen voelt het als de enige manier om te ontsnappen aan de vervelende sfeer op werk. In haar promotieonderzoek…
huis
Werk jij als zzp’er vanuit huis? Dan is jouw woonadres als zzp’er voor iedereen te vinden via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK)? De meeste zzp’ers vinden dit geen prettig idee. Als het aan de AP ligt, behoort deze…

Schrijf je in voor onze wekelijkse nieuwsbrief!

Zo blijf je op de hoogte van alle trends en ontwikkelingen op het gebied van zelfstandig ondernemerschap.