Zo verstuur je een factuur: opmaak, verzenddatum en voorbeeld bericht

Laatste update: 27-02-2024 Leestijd: 4 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

De verzending van je allereerste factuur is een bijzonder moment. Deze verzending is namelijk het ultieme bewijs aan jezelf dat jouw onderneming gaat slagen. Maar hoe verzend je die factuur eigenlijk? Hoe kom je het meest professioneel over? Wat voor tekst voeg je toe aan het bericht? Dit artikel geeft antwoord op al je vragen. test

👉 Gratis online factuur maken

De opmaak van een factuur

Voordat we de details induiken, geven we je graag de tip nog een keer goed naar je factuur te kijken. Ieder contactmoment met jouw klant is namelijk een kans om jouw professionele imago te versterken. Je factuur is daar geen uitzondering op. Kijk daarom nog eens goed of je blij bent met hoe je logo overkomt en hoe alles is uitgelijnd. Pas eventuele imperfecties direct aan, zodat je hier bij je volgende factuur geen omkijken meer naar hebt.

Wijze van verzending: e-mail of boekhoudprogramma?

Als je een boekhoudprogramma gebruikt, heb je voor het verzenden van je factuur over het algemeen twee opties. De snelste manier is om de factuur vanuit het boekhoudprogramma direct naar je klant te verzenden. Drie populaire boekhoudprogramma’s waarmee je dit als zzp’er eenvoudig kunt doen, zijn de volgende:

De tweede mogelijkheid is om de factuur te downloaden als PDF en hem daarna vanuit je mailbox handmatig te verzenden. De laatste optie is daarom iets gevoeliger voor fouten. Ons advies is dan ook om jezelf vanaf het begin aan te leren de facturen direct te versturen vanuit het programma zelf. Ter controle kun je instellen dat je zelf een kopie wilt ontvangen van iedere verzonden factuur. Op die manier kun je precies zien hoe de factuur bij jouw klant binnen is gekomen.

Wanneer verzend je de factuur?

Veel zzp’ers kiezen ervoor hun facturen pas te verzenden nadat alle producten en diensten volledig geleverd zijn. De gedachte hierachter is dat het voor de klant het prettigst is om pas te betalen wanneer hij volkomen tevreden is met het eindresultaat. Hoewel het een goed idee is je klant zo blij mogelijk te maken, kan deze redenering in sommige gevallen averechts uitpakken.

Vooral bij grotere klanten kan het zo zijn dat ze zelfs liever hebben dat je de factuur direct verstuurt. In het begin zitten alle gemaakte afspraken namelijk nog vers in het hoofd en is het makkelijk voor je klant om direct akkoord te geven. Daarnaast kan het prettiger zijn voor je klant om de budgetten die hij heeft direct te besteden, zodat hij aanspraak kan maken op nieuw budget wanneer dat beschikbaar komt.

De beste manier om zeker te stellen dat je de factuur op het juiste moment verstuurt, is door hier vooraf duidelijke afspraken met elkaar over te maken. Schroom daarbij niet om voor te stellen de factuur direct te versturen. Vooral wanneer jij voor de levering van jouw product of dienst een investering moet maken is dit meer dan redelijk. Sommige klanten vinden het zelfs zelfverzekerd overkomen.

Kies je er toch voor om te wachten tot je alles geleverd hebt? Let er dan op dat je verplicht bent uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand van levering de factuur te versturen.

Lever jij je diensten op 1 juli? Dan moet je jouw factuur uiterlijk 15 augustus versturen. Bezorg jij je dienst of product op 31 juli? Dan geldt dezelfde deadline van 15 augustus.

👉 Gratis online factuur maken

Voorbeeld bericht bij factuur

Vanzelfsprekend is het belangrijk om beleefd en professioneel te zijn. Verander echter niet opeens in een robot en blijf jezelf. Vermeld in ieder geval de volgende zaken:

• Naam ontvanger
• Factuurnummer
• Beschrijving van geleverde diensten
• Uiterste betaaldatum

Beste [ontvanger],

Hopelijk gaat het goed met je.

In de bijlage vind je factuur [X] voor [dienst of product] met een uiterste betaaldatum van [datum].

Bedankt voor de fijne samenwerking en ik hoor het graag als je vragen hebt.

Hartelijke groet,
[afzender]