Hoe maak ik een offerte als zzp’er?

Laatste update: 08-11-2023 Leestijd: 3 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

In een offerte beschrijf je welke werkzaamheden, diensten en/of producten jij kunt leveren aan een potentiële klant. Een offerte is een vrijblijvend voorstel en kun je grotendeels naar eigen inzicht opstellen. Vaak vragen klanten meerdere offertes op bij verschillende partijen. Hoe aantrekkelijker jouw offerte is, hoe groter de kans is dat de klant kiest voor een samenwerking met jou.

Hoewel een offerte een vrijblijvend voorstel is, is het na akkoord en ondertekening van de klant een juridisch bindend contract. Je wilt er dus zeker van zijn dat jouw offerte voldoet aan alle (wettelijke) voorwaarden en geen informatie mist.

Lees in dit artikel hoe jij in 7 stappen een goede offerte opstelt die voldoet aan alle (wettelijke) voorwaarden.

Stap 1: Ga in gesprek met je (potentiële) opdrachtgever en breng de wensen in kaart

Voordat je een offerte kunt opstellen, moet je de wensen van de klant helder hebben. Ga daarom in gesprek met je (potentiële) klant en breng de wensen zo compleet mogelijk in kaart. Hoe duidelijker jij de wensen van de klant in kaart brengt, hoe beter de offerte uiteindelijk zal aansluiten.

Stap 2: Specificeer je werkzaamheden

Geef in een specifieke beschrijving aan welke werkzaamheden jij voor de klant zult doen of welke producten en/of diensten jij zult leveren. Beschrijf onder welke voorwaarden jij de werkzaamheden doet en wie waar verantwoordelijk voor is. Wees hier zo concreet mogelijk in. Zodoende weet de klant precies wat hij/zij aan je heeft en voorkom je misverstanden. Vermeld daarbij ook een aantal voorwaarden, zoals het uurtarief of de totaalprijs en de planning.

Stap 3: Stel de offerte op en houd rekening met de wettelijke verplichtingen

Aangezien een offerte een geheel vrijblijvend voorstel is, kun je de inhoud ervan grotendeels naar eigen inzicht opstellen. Let wel op je taalgebruik en de aanspreekvorm. Waar de ene klant graag formeel aangesproken wordt, vraagt de andere klant juist om een informele benadering.

Hoewel een offerte een vrijblijvend voorstel is, zijn er wel een aantal wettelijke eisen waar je offerte aan moet voldoen.

Houd bij het opstellen van je offerte(s) rekening met de volgende wettelijke verplichtingen en vermeld:

• Je bedrijfsgegevens
• De gegevens van je klant
• De datum van de offerte
• Het offertenummer
• Een samenvatting van de werkzaamheden
• Het uurtarief of de totaalprijs (inclusief of exclusief btw)
• De geldigheidsduur van de offerte
• Het recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag
• Een verwijzing naar je algemene voorwaarden

Niet verplicht, maar wel handig te vermelden op de offerte zijn:

• Contactgegevens
• De naam van de contactpersoon
• Je bankgegevens
• Een verzoek om ontvangstbevestiging

Een offerte hoef je niet handmatig te maken, er zijn namelijk ook boekhoudprogramma´s die dit automatisch voor je doen. Zodoende voorkom je fouten en bespaar je tijd. Je kunt iedere offerte aanpassen naar je eigen stijl en deze online laten ondertekenen door de klant.

De volgende boekhoudpakketten beschikken over een offertemodule:

Stap 4: Controleer de offerte op schrijf- en spelfouten

Nadat de klant jouw offerte heeft doorgelezen, wil je dat hij/zij enthousiast wordt van de inhoud. Zorg er daarom voor dat jouw offerte er professioneel uitziet en voorkom schrijf- en spelfouten.

Stap 5: Maak een pdf bestand van de offerte

Zorg er ten alle tijden voor dat je de offerte als pdf bestand verstuurd. Zodoende blijft de opmaak hetzelfde en kunnen anderen geen aanpassingen doen in jouw voorstel.

Stap 6: Optioneel: Stuur je algemene voorwaarden mee

Hoewel het opstellen van algemene voorwaarden niet verplicht is, is het wel verstandig deze mee te sturen bij je offerte. In de algemene voorwaarden beschrijf je de rechten en plichten van jou en die van je klant. Je kunt hierbij denken aan garantie, aansprakelijkheid en een betalingstermijn. Je verkleint hiermee je eigen risico´s en voorkomt eventuele misverstanden.

Stuur je de algemene voorwaarden mee? Vermeld dit dan altijd in de begeleidende tekst van de mail, anders zijn ze niet rechtsgeldig.

Stap 7: Verstuur de offerte via mail.

Verstuur de offerte via de mail en voeg in de mail een begeleidende tekst toe. Op het moment dat de klant de offerte accepteert en ondertekend, heb je de opdracht officieel binnengehaald. Vanaf dat moment is het ondertekende document juridisch een bindend contract.