Kwitantie maken: makkelijk en gratis met deze uitleg (+ voorbeeld)
Laatste update: 27-03-2024
Leestijd: 6 min
Door: Redactie ZZP Servicedesk
Je hebt producten of diensten geleverd aan een bedrijf en je opdrachtgever is tevreden. Tijd om een factuur te sturen, zou je zeggen. Maar wanneer je (nog) niet bent ingeschreven als ondernemer bij de Kamer van Koophandel, is een factuur helemaal niet geldig. In plaats daarvan kun je een kwitantie maken.
Heb je een klus aangenomen naast je baan in loondienst? Of ben je een startende ondernemer die z’n portfolio opbouwt? Wat je situatie ook is, je wordt nu om een kwitantie gevraagd. Maar hoe maak je die eigenlijk? Welke gegevens moeten hierop komen? En wat is het verschil met een factuur?
Zowel een factuur als een kwitantie zijn een bewijs van gemaakte kosten, die een bedrijf in de boekhouding kan verwerken. In eerste instantie lijken de twee op elkaar, maar ze kennen wel degelijk grote verschillen.
Wat is het verschil tussen een kwitantie en een factuur?
Het grootste verschil tussen een kwitantie en een factuur, is dat een factuur wordt uitgewisseld tussen twee zakelijke partijen en een kwitantie tussen een particulier en een bedrijf. Hierdoor staat er op een kwitantie geen btw vermeld en op een factuur wel. Als particulier heb je immers geen btw-nummer.
Factuurtemplates Word
3 gratis factuurtemplates voor Word. Pas eenvoudig jouw gegevens aan en maak je eerste factuur.
Factuurtemplates Excel
3 factuurtemplates voor Excel. Pas eenvoudig jouw gegevens aan en maak je eerste factuur.
Dat is niet het enige verschil: zo maak je een kwitantie op het moment dat er al betaald is, terwijl er bij een factuur in principe nog geen betaling heeft plaatsgevonden. Een kwitantie kun je een beetje zien als een bonnetje, een bewijs van betaling, dat wordt aangevraagd door een zakelijke afnemer om de administratie goed op orde te houden. Zonder kwitantie van jou is immers niet duidelijk waar de kosten van de afnemer precies voor zijn gemaakt.
Een ander groot verschil is ten slotte dat er op een kwitantie een handtekening gezet moet worden en op een factuur niet. We zetten de verschillende gegevens die op een factuur en een kwitantie horen te staan hieronder overzichtelijk op een rij:
| Kwitantie | Factuur | |
| Naam en adres opdrachtgever | Ja | Ja |
| Jouw naam en adres | Ja | Ja |
| Factuur of kwitantie nummer | Ja | Ja |
| Datum | Ja | Ja |
| Omschrijving aantal of omvang van geleverde producten/diensten | Ja | Ja |
| Bedrag | Ja | Ja |
| BTW tarief + BTW bedrag | Nee | Ja |
| KvK nummer | Nee | Ja |
| Handtekening | Ja | Nee |
Kwitantie opstellen: deze gegevens moeten erop staan
Nu je weet wat het verschil tussen een factuur en een kwitantie is, weet je ook beter welke gegevens op een kwitantie horen te staan. Toch is het goed om hier nog wat dieper in te duiken. Een kwitantie van een particulier moet namelijk aan een aantal eisen voldoen om als een geldig document gezien te worden.
Vermeld bij een kwitantie minimaal:
- De naam en adresgegevens van het bedrijf aan wie de kwitantie is gericht;
- Jouw naam en adresgegevens;
- Welke goederen of diensten je hebt geleverd;
- Hoeveel goederen of diensten je hebt geleverd;
- Tegen welke prijs dat was;
- De datum van de levering;
- Je handtekening;
- Een kwitantienummer (dit is niet alleen verplicht, maar ook handig voor je eigen administratie).
Snel en eenvoudig een kwitantie maken
Wanneer je als particulier gevraagd wordt om een kwitantie te sturen en je dit nog nooit gedaan hebt, breekt het zweet je misschien figuurlijk uit. Hoe pak je dit aan? Toch is er geen reden om je zorgen te maken. Wist je dat een kwitantie maken gratis kan? En bovendien ook nog snel en eenvoudig?
Dat kan op drie manieren:
Kwitantie maken in Word: gratis download
Allereerst kun je een kwitantie maken in Word. Om het jou makkelijker te maken, kun je hier een gratis kwitantie downloaden voor Word. Het bestand is een kwitantie template: je kunt simpelweg het bestand downloaden en vervolgens de gegevens van jouw kwitantie invullen.
Kwitantie maken online gratis via Canva
Een kwitantie is ook snel en gemakkelijk online gratis te maken. Dit kan bijvoorbeeld in Canva, een tool waarin je verschillende gratis templates kunt vinden. Zoek simpelweg op ‘Factuur’ in de zoekbalk en pas het template aan.
Kwitantie maken online via boekhoudprogramma
De laatste optie om snel en makkelijk een kwitantie op te stellen, is via een boekhoudprogramma. Dit is echter niet altijd gratis, maar kan een interessante optie zijn als je van plan bent om binnenkort te gaan ondernemen. Tip: boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl is de eerste 15 maanden gratis maar bekijk ze alle 3 eens.
Advies: Bekijk alle drie de programma’s en beoordeel welke het beste bij je past.
Kwitanties en belasting
Als je een kwitantie moet opstellen en extra inkomsten hebt verdiend, zul je daar ook inkomstenbelasting over moeten betalen. Je hoeft echter geen omzetbelasting (btw) af te dragen. We vertellen je hoe het precies zit met kwitanties en de verschillende soorten belasting.
Kwitanties en btw afdragen: hoe zit dat?
Over het bedrag op een kwitantie hoef je geen btw af te dragen. Je mag hierdoor ook geen btw vragen of vermelden op een kwitantie. Pas wanneer je door de Belastingdienst als ondernemer voor de btw wordt gezien, is dit nodig en krijg je een btw-nummer. Dit gebeurt als je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel.
Op je kwitantie zet je hierdoor simpelweg het totaalbedrag dat je rekent. Het bedrijf waaraan je jouw producten of diensten levert, zal dit in de administratie als kosten zonder btw of met 0% btw inboeken.
Welke gevolgen heeft het voor de inkomstenbelasting?
Over de inkomsten die je hebt verdiend en waarvan je een kwitantie hebt gemaakt, betaal je inkomstenbelasting. Je dient deze inkomsten op te geven tijdens de jaarlijkse belastingaangifte bij het onderdeel ‘inkomsten uit overige werkzaamheden’. De Belastingdienst vertelt je na het doen van de aangifte automatisch hoeveel belasting je (in totaal) moet betalen.
Hoeveel dit precies is, verschilt per jaar en in welke schaal je valt. Deze informatie kun je vinden bij de Belastingdienst. Het opgeven van inkomsten uit kwitanties is verplicht. Doe je dit niet? Dan wordt dit gezien als fraude en belastingontduiking. Wanneer de Belastingdienst hier achter komt, is dit strafbaar.
Dit gebeurt bijvoorbeeld als de Belastingdienst een bedrijf controleert waar jij producten of diensten aan hebt geleverd. Wanneer dat bedrijf een kwitantie heeft opgenomen in de administratie, moet dit in jouw belastingaangifte terug te zien zijn. Zien ze dat niet? Dan krijg je een boete.
Bespaar belasting dankzij tip
Je kunt de inkomsten uit kwitanties daarom maar beter netjes doorgeven bij de belastingaangifte. Het is goed om te weten dat je wel belasting kunt besparen. Dit doe je door niet alleen je inkomsten op te geven, maar ook je kosten.
De kosten die je maakt om het product te maken (materialen) of om je dienst te kunnen leveren (bijvoorbeeld reiskosten) mag je aftrekken van het bedrag dat er op je kwitantie staat. Dat is je winst; het bedrag dat je daadwerkelijk hebt verdiend. Dit vul je vervolgens in bij ‘inkomsten uit overig werk’.
Als je voor 300 euro aan producten hebt verkocht, maar daarvoor 100 euro kosten hebt gemaakt, hoef je dus maar 200 euro bij de belastingaangifte in te vullen. Bewaar de bonnetjes van gemaakte kosten goed. Deze heb je nodig om je kosten te verantwoorden, mocht de Belastingdienst jou controleren.
Conclusies en aanbevelingen
Wanneer je particulier bent en geen KvK-inschrijving hebt, stuur je geen factuur naar een zakelijke partij, maar een kwitantie. Het is belangrijk dat je hierop geen btw vraagt, maar wel een handtekening zet. Tijdens de jaarlijkse belastingaangifte geef je de inkomsten op uit de kwitanties die je hebt verstuurd. Om belasting te besparen, trek je de kosten die je hebt gemaakt van je inkomsten af.
Bevallen die extra inkomsten wel? Er zit geen maximum aan het aantal kwitanties dat je mag versturen. Wanneer je echter veel inkomsten hebt uit overig werk, zal de Belastingdienst je als ondernemer gaan zien. Heb je dat eigenlijk al eens overwogen? Aan ondernemen zitten voordelen verbonden, zoals aftrekposten voor de belasting. Hier vind je een starterschecklist om succesvol te starten als zzp’er.
FAQ over kwitantie maken
Een kwitantie is een geldig bewijs van betaling, zoals een bonnetje dat je in de winkel ontvangt. Een zakelijke partij vraagt om een kwitantie als het goederen of diensten heeft afgenomen van een particulier zonder KvK-inschrijving. Zo kan het de administratie op orde houden en gemaakte kosten verantwoorden.
Een kwitantie werkt als volgt: wanneer je als particulier diensten of goederen hebt geleverd aan een zakelijke partij, verstuur je een kwitantie. Hierop staat vermeld welke goederen en diensten er geleverd zijn, hoeveel en voor welk bedrag. Voor de zakelijke partij is dit een betalingsbewijs voor de administratie.
Over de inkomsten van een kwitantie betaal je inkomstenbelasting. Hoeveel dit precies is, hangt af van je totale inkomsten van dat jaar en in welke schaal je valt. Je inkomsten uit kwitanties geef je op bij ‘inkomsten uit overig werk’ tijdens je belastingaangifte. Je betaalt geen omzetbelasting (btw) over een kwitantie.
Zonder inschrijving bij de KvK kun je niet factureren. Zonder een KvK-nummer is een factuur namelijk ongeldig. Als particulier zonder inschrijving kun je in plaats daarvan een kwitantie sturen. Je stuurt ook een kwitantie wanneer je van plan bent een bedrijf te starten, maar nog geen KvK-nummer hebt.
Je mag zoveel kwitanties sturen als je wilt, hier zit geen maximum aan verbonden. Ook geldt er geen maximumbedrag voor een kwitantie. Bij veel inkomsten uit overige werkzaamheden ziet de Belastingdienst je echter als ondernemer. Dan is een KvK-inschrijving nodig en zul je btw moeten betalen.
