De 8 regels van de bewaarplicht

Laatste update: 08-01-2024 Leestijd: 3 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

8 regels van bewaarplicht

Als ondernemer ben je verplicht je administratie minimaal zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Mag dat ook digitaal? En wat moet je precies bewaren? Acht regels op een rijtje.

Wat moet je precies bewaren voor de Belastingdienst?

Je zakelijke administratie is de basis voor zowel je btw- als je inkomstenbelastingaangifte. De Belastingdienst eist van je dat deze aangiftes helemaal overeenkomen met de gegevens in al jouw papierwerk. Bonnetjes bewaren Belastingdienst: wat moet je precies bewaren? Eigenlijk alle belangrijke documenten in je bedrijfsvoering. Naast je facturen en bonnetjes gaat het dan over je debiteuren- en crediteurenadministratie, je in- en verkoopadministratie, je grootboek en voorraadadministratie. Neem daarbij de volgende regels in acht:

1. Papier én digitaal

Of je stukken nu digitaal zijn of van papier, de bewaartermijn is hetzelfde. Officieel moeten gegevens bewaard worden in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Wat je digitaal ontvangen hebt, moet je dus digitaal bewaren en wat je op papier ontvangen hebt, moet je op papier bewaren. Dus die aankoopbon van de nieuwe computer bewaar je als pdf. De bewaarplicht administratie geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden, zodat je bij controle de gegevens makkelijk kunt aanleveren bij de belastinginspecteur. Aangezien bonnetjes en facturen kunnen vervagen is het sowieso slim om ze in te scannen en ze als digitale kopieën te bewaren.

2. Conversie

Wil je liever alles digitaal bewaren? Daar kun je afspraken over maken met de Belastingdienst. Je kunt bijvoorbeeld onder bepaalde voorwaarden bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Voor de conversie heeft de Belastingdienst een aantal voorwaarden gesteld. Zo moet je dan echt alle gegevens overzetten. Ze moeten inhoudelijk kloppend zijn en dus zeven jaar beschikbaar zijn voor de belastinginspecteur. Ook moet je de geconverteerde gegevens binnen afzienbare voor hem of haar kunnen reproduceren en leesbaar kunnen maken. Twijfel je over conversie van je administratie, neem dan contact op met de Belastingdienst.

Tip! Met een online boekhoudprogramma kun je de administratie digitaal bewaren. Dat scheelt weer een hoop papierwerk. Wij raden deze pakketten aan:

#1

e-Boekhouden.nl

Het populairste boekhoudprogramma voor zzp'ers. Nu 15 maanden gratis!

#2

MoneyMonk

Beheer jouw volledige administratie, zonder gedoe!

#3

Rompslomp.nl

Rompslomp is hét meest eenvoudige boekhoudprogramma voor zzp'ers.

3. Brand is geen excuus

Zorg ervoor dat je op een externe harde schijf of ergens in de cloud een reservebestand hebt van je boekhouding. Stel dat er brand uitbreekt dan verlies je al je mappen met facturen en bonnetjes en computers met Excel-bestanden en pdf’s. En dat zou een ramp kunnen zijn. Brand of diefstal gelden namelijk niet als excuus om onder de bewaarplicht Belastingdienst uit te komen. Je zult altijd je administratie van de afgelopen zeven jaar moeten kunnen overleggen. Overigens is wanneer je alles digitaal opslaat op een externe harde schijf het ook heel makkelijk om daar een kopie van te maken.

4. De bewaartermijn

De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van juni 2024 mag je dus pas in 2032 weggooien.

5. Onroerende zaken

Sommige zaken moet je zelfs nog langer bewaren. Heb je bijvoorbeeld een bedrijfspand in eigendom, dan moet je alle belangrijke administratie daaromheen tien jaar bewaren.

6. Boete

Voldoe je niet aan de bewaarplicht? Dan kan dat heel vervelend uitpakken. Niet alleen riskeer je een boete, het kan ook nog eens uitlopen op een strafrechtelijke vervolging. Zo zie je dat je administratie bewaren zakelijk verplicht is.

7. Boekhouder

Wat nou als je je hele administratie hebt uitbesteed? Wat moet je dan precies bewaren? Dan vallen alle documenten, programma’s en andere gegevensdragers van je boekhouder, boekhoudprogramma of loonservicebureau onder de bewaarplicht Belastingdienst.

8. Uitstel van aangifte

Belangrijk om in je achterhoofd te houden is dat je bewaartermijn wordt verlengd als je uitstel hebt gekregen voor het doen van de aangifte. Houd er dus rekening mee dat je administratie bewaarplicht langer kan zijn dan zeven jaar, wanneer je uitstel aanvraagt.

Tip: Zo start je succesvol!

Starten was nog nooit zo eenvoudig met onze GRATIS starterschecklist boordevol tips, tricks en een te volgen stappenplan. Succesvol starten doe je zo!

Heeft dit artikel je geholpen?

Ja Nee