Het belang van algemene voorwaarden voor zzp’ers

Laatste update: 08-11-2023 Leestijd: 4 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

In de algemene voorwaarden staan jouw spelregels voor het samenwerken met andere partijen. Het schept duidelijkheid over samenwerkingen en bij onenigheden kun je erop teruggrijpen. Leg je algemene voorwaarden daarom direct goed vast en wacht niet tot je op problemen stuit. Hoe stel je ze op en wat zet je erin?

Wat zijn algemene voorwaarden en waar zijn ze voor bedoeld?

Als zzp’er heb je als doel om met veel verschillende opdrachtgevers samen te werken. De exacte invulling van die opdrachten is vaak verschillend.

Algemene voorwaarden zijn standaard randvoorwaarden die jij stelt aan al jouw nieuwe opdrachtgevers. Deze voorwaarden stellen de kaders dus vast en maken duidelijk wat jij en je opdrachtgever van elkaar mogen verwachten. Alle wederzijdse rechten en plichten zijn in de algemene voorwaarden opgenomen. Met je algemene voorwaarden creëer je dus vooraf duidelijkheid voor alle partijen en verklein je de kans op misverstanden.

Wat mag je wel en niet in de algemene voorwaarden opnemen?

In de wet is vastgelegd wat je wel en niet in algemene voorwaarden mag opnemen. De voorwaarden moeten altijd redelijk zijn. Je mag in de algemene voorwaarden bijvoorbeeld niet opnemen dat een abonnement steeds jaarlijks weer voor een nieuw jaar geldt, zonder dat de wederpartij op kan zeggen.

Van sommige bepalingen is vooraf niet duidelijk of je deze wettelijk mag opnemen. Bijvoorbeeld het recht om een ander product te leveren, als het bestelde product niet meer voorhanden is. Dit soort bepalingen staan op de grijze lijst. Alleen als het goed gemotiveerd kan worden, is het toegestaan.

Als zzp’er heb je geen vrijbrief om de algemene voorwaarden volledig in jouw voordeel uit te laten vallen. De algemene voorwaarden moeten redelijk zijn. Op de zwarte lijst (artikel 236, BW 6) staan 14 bepalingen die je in ieder geval niet in de algemene voorwaarden op mag nemen.

Wat neem je als zzp’er op in je algemene voorwaarden?

Neem als zzp’er in ieder geval de volgende zaken op in je algemene voorwaarden:

• Wanneer verwacht je de betaling?
• Hoe is het geregeld met de aansprakelijkheid?
• Wat gebeurt er bij geschillen?
• Leveringsvoorwaarden en levertijd
• Regels met betrekking tot (te late) betaling
• Geldend recht en bevoegde rechtbank bij een geschil
• Garanties en exoneraties

Sommige van deze bepalingen liggen erg voor de hand, maar zijn noodzakelijk om vast te leggen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij algemene betalingsvoorwaarden en garantiebepalingen. Door dit soort bepalingen op te nemen in de algemene voorwaarden, hoef je jouw klanten niet steeds weer specifiek te wijzen op jouw condities. Klanten kunnen ook vragen om de algemene voorwaarden. Ze worden ook wel ‘‘leveringsvoorwaarden’’ genoemd.

Hoe stel je als zzp’er algemene voorwaarden op?

Je stelt de voorwaarden op door als basis een goed voorbeeld te kiezen, die past bij jouw werkzaamheden en branche. Online kun je standaard algemene voorwaarden vinden. Aan de hand van dit voorbeeld kun je zelf de algemene voorwaarden maken, specifiek gericht op jouw persoonlijke en zakelijke situatie. Als zzp’er zijn de algemene voorwaarden erg belangrijk, want persoonlijk ben je aan te spreken voor zakelijke issues. Als je als zzp’er aansprakelijk bent, kan dit ook effect hebben op jouw privé geldzaken.

Als je niet de kennis in huis hebt om zelf aan de slag te gaan, kun je een expert inschakelen. Dit kan een advocaat zijn, maar mogelijk kan je boekhouder jou ook helpen.

Wat betekenen de begrippen die terugkomen in algemene voorwaarden?

De algemene voorwaarden die zzp’ers hanteren, bevatten standaard begrippen waarvan je goed moet weten wat ze inhouden. Een begrip mag niet voor meerdere uitleggen vatbaar zijn. Als je bijvoorbeeld spreekt over een redelijke betalingstermijn, moet je wel uitleggen wat redelijk inhoudt. Door het specifiek te maken, kan er later geen discussie over ontstaan.  Een aantal veelgebruikte begrippen lichten we hieronder toe:

• Aansprakelijkheid – Wie is verantwoordelijk bij bepaalde omstandigheden? Met andere woorden: wie draagt de kosten als een levering anders loopt dan die zou moeten lopen?
• Overeenkomst – Dit is een meerzijdige rechtshandeling tussen partijen die een verbintenis aangaan. Vaak gaat het om een schriftelijke overeenkomst, maar het kan ook een mondelinge overeenkomst zijn.
• Partijen – De opdrachtnemer en de opdrachtgever of de koper en de verkoper.
• Offerte – Een voorstel voor het verrichten van diensten of het leveren van producten tegen een bepaalde prijs. Je doet bijvoorbeeld een voorstel aan een nieuwe opdrachtgever voor het verrichten van werkzaamheden.
• Betalingstermijn – Binnen welke termijn moet de klant/opdrachtgever het verschuldigde bedrag betalen aan jou.
• Vernietigbaarheid – Bij onredelijke bepalingen kan de wederpartij de algemene voorwaarden laten vernietigen.
• Informatieplicht – Je moet jouw klanten/opdrachtgevers wijzen op het bestaan van de algemene voorwaarden. Ook moeten ze de kans hebben om deze in te zien voordat ze met jou in zee gaan.
• Onredelijk bezwarend – Door het hanteren van bijvoorbeeld onredelijke leveringscondities, zijn de algemene voorwaarden onredelijk bezwarend. Jouw klant/opdrachtgever hoeft hier niet mee akkoord te gaan.

Vernietigbaarheid van algemene voorwaarden

Heb jij in je algemene voorwaarden onredelijke bepalingen gebruikt? Dan kan de wederpartij de algemene voorwaarden laten vernietigen.  Dit kan de klant doen door het sturen van een brief of e-mail naar jou, waarin staat dat de wederpartij vernietiging inroept. In het uiterste geval moet de rechter hier een uitspraak over doen. Een opdrachtgever kan de algemene voorwaarden ook laten vernietigen als jij je zelf niet aan de algemene voorwaarden houdt.

Informatieplicht bij algemene voorwaarden

Het hebben van algemene voorwaarden is nog niet voldoende om je er op te kunnen beroepen. De wederpartij moet er namelijk ook van op de hoogte (kunnen) zijn. Je moet de wederpartij informeren over het bestaan van de algemene voorwaarden. Bovendien moet je de mogelijkheid bieden om de voorwaarden door te nemen vóór het afsluiten van een overeenkomst. Je hoeft de algemene voorwaarden dus niet te overhandigen aan de wederpartij, maar redelijkerwijs moet de wederpartij wel op de hoogte zijn van het feit dat ze er zijn, en waar ze te lezen zijn. Ze beschikbaar stellen en ernaar verwijzen is dus voldoende.

FAQ Algemene voorwaarden