ZZP Servicedesk

Reiskosten declareren: hoe doe ik dat?

Reiskosten declareren: hoe doe ik dat?

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Soms moet je als zzp’er voor je opdrachtgever op pad. Je komt bij je klant op locatie of gaat voor hem naar een bepaalde werkplek toe. Hoe zet je die reiskosten op de factuur?

Reiskosten zijn bedrijfskosten

De Belastingdienst ziet reiskosten als onderdeel van de vergoeding voor de prestatie. Dat wil zeggen dat de reiskosten op je aangifteformulier dus gewoon bedrijfskosten zijn. Je mag je reiskosten daarom met hetzelfde btw-tarief factureren als de rest van je vergoeding. Meestal is dat 21 procent, soms 9 of 0 procent.

Hoe factureer ik reiskosten?

Grofweg kun je twee dingen doen:

  • De reiskosten opnemen in je uurtarief. Je rekent de reiskosten dan als onkosten van je bedrijf, net zoals je papier, gereedschap of huur van je kantoor. Dit is vaak het eenvoudigst, want je hoeft minder te administreren en factureren. Daarnaast voorkom je discussies met je opdrachtgevers.
  • Reiskosten apart op de factuur zetten. Zo maak je voor de opdrachtgever duidelijk dat deze kosten bovenop je uurtarief komen. Dit is bijvoorbeeld handig als je af en toe lange afstanden moet reizen voor een opdracht, terwijl je normaliter niet op pad hoeft.

Tip: je kunt als startende zzp’er je facturen eenvoudig gratis online maken en versturen. Dus niet meer gedoe in Excel met kans op fouten op de factuur. Hieronder vind je een aantal handige factuurprogramma’s:

 

Afspraken

Kies je ervoor om de reiskosten apart op de factuur te zetten, dan is het goed om vooraf af te spreken met je opdrachtgever hoe je dat doet. Veelvoorkomende afspraken zijn:
  • Kilometervergoeding. Werkgevers mogen €0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden aan werknemers. Daarom is dit bedrag een algemeen geaccepteerde vergoeding, maar geen regel voor zzp’ers. Je mag een hoger bedrag afspreken. Over dit bedrag reken je btw aan je opdrachtgever.
  • Berekening van de afstand. Krijg je een vergoeding voor woon-werkverkeer? Als je reiskosten berekent, reken je dan vanaf de locatie van de werkgever of vanaf je eigen kantoor? En gebruik je daarvoor Google Maps of de routeplanner van ANWB of TomTom? Mag je parkeerkosten los declareren? Door vooraf afspraken te maken over dit soort zaken, voorkom je discussie.
  • Ga je met de trein, bus, tram, metro of taxi en wil je het vervoersbewijs declareren? Let op: op openbaar vervoer zit 9 procent btw. Als je de bonnen in je administratie bewaart, dan mag je die 9 procent betaalde btw terugvragen. De kosten exclusief btw belast je door aan jouw opdrachtgever.
  • Reistijd als werktijd. Sommige zzp’ers kiezen ervoor hun reistijd als werkuren te declareren. Reistijd wordt dan vergoed tegen het uurloon of een deel daarvan. Soms is dat logisch, als je bijvoorbeeld doorwerkt in de trein. Maar niet iedere opdrachtgever gaat hiermee akkoord.

Reiskosten verwerken in boekhouding

Om het overzicht in je reiskosten te bewaren kan het raadzaam zijn een online boekhoudpakket te gebruiken. Wij hebben een aantal gebruiksvriendelijke boekhoudpakketten voor je op een rijtje gezet.

 

GRATIS WEKELIJKSE ZZP UPDATE

Meld je hier aan voor onze gratis nieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte over alles betreft het zelfstandig ondernemerschap. 

Een sluitende rittenregistratie voorkomt een boete. Claim hier je korting op een snelle, makkelijke en geautomatiseerde tool om je ritten bij te houden. Precies wat de Belastingdienst nodig heeft!

ZZP LIDMAATSCHAP

Onbeperkt advies voor een laag bedrag

€ 12,50

 p. maand*

                    * excl. 21% btw 

Fiets gebruiken als ondernemer
Als je niet altijd ver hoeft te reizen, is het misschien handiger om een fiets van de zaak te nemen dan een auto. Behalve dat je op deze manier je dagelijkse beweging krijgt, is het ook goedkoper. Je hebt de mogelijkheid om een fiets aan te schaffen…
Als je aan een aantal criteria voldoet, heb je recht op de zelfstandigenaftrek. Dat is een aardig bedrag, dus check snel of je ervoor in aanmerking komt….
Jaarrekening uitgelegd
Een jaarrekening is een overzicht van de financiële situatie van een onderneming, stichting of andere type organisatie. Er zijn twee soorten, de fiscale jaarrekening en de bedrijfseconomische jaarrekening. De bedrijfseconomische variant wordt ook…
Btw terugvragen voorbelasting de regels
Heb jij helder welke btw je mag terugvragen en welke niet? Wat doe je met koffie, een lunch of relatiegeschenk? En hoe zit het met btw betaald in het…

Schrijf je in voor onze wekelijkse nieuwsbrief!

Zo blijf je op de hoogte van alle trends en ontwikkelingen op het gebied van zelfstandig ondernemerschap.