Btw-aangifte voorbeeld: zo doe je eenvoudig je kwartaalaangifte

Laatste update: 10-11-2023 Leestijd: 10 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

Voor veel ondernemers geldt dat het doen van de belastingaangifte niet het favoriete onderdeel is van ondernemen. Mede doordat de regels rondom belasting best complex kunnen zijn kan de eerste keer btw-aangifte doen spannend zijn. Met dit stappenplan en btw-aangifte voorbeeld ben je er echter zo doorheen.

In vier stappen lopen we van A tot Z met je door een btw-aangifte heen; van het invullen van de daadwerkelijke aangifte tot het betalen van de verschuldigde btw. Na dit btw-aangifte voorbeeld kent de omzetbelasting geen geheimen meer voor je.

Aan het einde van dit stappenplan delen we niet alleen tips om de btw-aangifte nog makkelijker voor je te maken, maar ook om zo min mogelijk belasting te betalen. Laten we aan de slag gaan.

Stap 1: Weten wat je aan btw hebt betaald en ontvangen

De eerste stap bij het doen van je btw-aangifte is uitrekenen wat je deze periode aan btw hebt betaald en ontvangen. Als het goed is, staat dit op de facturen die je hebt verstuurd en ontvangen; dit is namelijk verplicht. Je hoeft deze bedragen vervolgens alleen bij elkaar op te tellen. Het verschil tussen deze bedragen draag je af aan de Belastingdienst.

Voorbeeld

Stel dat je in een kwartaal voor €6.000 aan facturen hebt verstuurd en daar 21% btw over hebt geheven. Dat betekent dat je €1.260 aan btw moet afdragen aan de Belastingdienst.

Je hebt in hetzelfde kwartaal echter ook inkopen gedaan en kosten gemaakt voor je bedrijf. De btw die je daarover hebt betaald, mag je terugvorderen (terugvragen). Dit komt bijvoorbeeld neer op €200.

Het verschil tussen deze bedragen is wat je daadwerkelijk moet afdragen aan de Belastingdienst: €1.260 – €200 = €1.060. Maak je echter niet te veel druk over deze rekensom. Vul de bedragen in bij de btw-aangifte en de Belastingdienst rekent automatisch voor je uit hoeveel btw je moet afdragen.

Het juiste btw-tarief

Let er op als startende ondernemer dat je het juiste btw-tarief vraagt. Het standaardtarief is 21%. Sommige diensten en producten vallen echter onder het verlaagde tarief van 9%. Het gaat hierbij om producten en diensten die worden gezien als basisbehoeften, zoals voedingsmiddelen, diensten van kappers en fietsreparaties.

Er zijn zelfs branches en bedrijfsactiviteiten die vrijgesteld zijn van btw, zoals de gezondheidszorg, journalisten en de kinderopvang. Het 0%-tarief geldt ook voor goederen en diensten waarvoor jouw klant in een ander land btw betaalt.

Wat valt er binnen het kwartaal?

Welke facturen (en geheven btw) moeten worden meegenomen als je per kwartaal btw-aangifte doet? De factuurdatum is hierin leidend. Alle facturen die qua factuurdatum in een bepaald kwartaal vallen, moeten in dat kwartaal worden meegenomen. Ook als de opdrachtgever deze nog niet betaald heeft.

Stap 2: Formulier Aangifte Omzetbelasting invullen

De daadwerkelijke btw-aangifte doe je op de website van de Belastingdienst. Via de knoppen ‘Inloggen’ en ‘Voor ondernemers’ kom je gemakkelijk bij Mijn Belastingdienst Zakelijk terecht, waar je kunt inloggen met je DigiD. Wanneer je eenmaal bent ingelogd, klik je op ‘Aangifte Omzetbelasting’ en het tijdvak waarover je aangifte wilt doen.

Op het Formulier Aangifte Omzetbelasting wordt allereerst gevraagd of je iets hebt om aan te geven. Geef hier ‘Ja’ aan als je diensten hebt verleend of goederen hebt verkocht. Ook als je alleen inkopen hebt gedaan voor je bedrijf, heb je iets aan te geven. Heb je niets van dit gedaan, omdat je zzp-bedrijf bijvoorbeeld nog op een laag pitje staat? Dan vul je ‘Nee’ in.

Rubriek 1: Prestaties binnenland

In de eerste rubriek geef je de omzet aan die je in Nederland hebt gemaakt. Aan de linkerkant bij ‘Bedrag waarover omzetbelasting wordt berekend’ vul je jouw omzet in zonder de btw die je hebt geheven. Bij ‘Omzetbelasting’ vul je juist alle btw in die je hebt geheven in deze periode.

We geven ook een toelichting bij de verschillende letters:

• 1a en 1b: hier maak je onderscheid tussen de goederen en diensten die je hebt geleverd voor hoog tarief (21%) en laag tarief (9%). Wanneer je bijvoorbeeld geen diensten voor 9% hebt geleverd, laat je deze rij leeg. Je mag de btw trouwens altijd in je eigen voordeel afronden.
• 1c: de kans is klein dat je hier iets in te vullen hebt. Vul deze rij in als je een sportkantine hebt en ervoor kiest om een btw-tarief van 13% te betalen.
• 1d: de rij van ‘Privégebruik’ vul je alleen in de laatste aangifte van het jaar in. Het gaat hierbij om goederen of diensten die je ook gedeeltelijk privé gebruikt, zoals een auto van de zaak of een telefoon.

1e: hier vul je de omzet in van goederen en diensten die je levert tegen het 0%-tarief of de omzet van leveringen van goederen en diensten waarbij de btw verlegd is naar een andere ondernemer.

Btw verlegd?

Wanneer je de btw verlegt, draag je de btw-plicht over van de ene partij naar de andere. In dit geval moet de ontvangende ondernemer (de afnemer) de btw berekenen en afrekenen, in plaats van jij (de leverancier). Deze situatie komt voornamelijk voor als je goederen of diensten levert in het buitenland. Controleer of jij btw moet verleggen via de online tool van de Belastingdienst. Let erop dat wanneer jij btw verlegt, dit duidelijk op de factuur staat aangegeven. Vanzelfsprekend mag je geen btw rekenen op de factuur. Ook mag je niet het btw-tarief van 0% vermelden.

Lees ook: Hoe zit het met btw en het buitenland?

Rubriek 2: Verleggingsregelingen binnenland

Tip: Voor veel zzp’ers is het alleen nodig om rubriek 1 en 5 in te vullen. Ga door naar rubriek 5 als je geen gebruik maakt van verleggingsregelingen of geen zaken doet met het buitenland.
Deze rubriek is alleen belangrijk als er goederen of diensten zijn geleverd waarbij de btw naar jou is verlegd. Bij de meeste zzp’ers is dit niet het geval. Het komt bijvoorbeeld wel voor bij onderaannemingen en uitleningen van personeel, in onder andere de bouw.

Net als wanneer jij btw zou verleggen naar een andere ondernemer, moet dit goed aangegeven staan op de facturen die jij hebt ontvangen. In plaats van het btw-percentage en -bedrag, staat dan ‘Btw verlegd’ aangegeven.

Rubriek 3: Prestaties naar of in het buitenland

Deze rubriek is belangrijk als je goederen of diensten levert aan ondernemers in het buitenland.

• 3a: vul hier de omzet in over leveringen naar landen buiten de EU.
• 3b: vul hier de omzet in over leveringen naar andere landen binnen de EU. Dit heet ook wel jouw intracommunautaire prestaties. Let erop dat je ook de opgaaf intracommunautaire prestaties (opgaaf ICP) moet invullen. Deze opgaaf vind je ook als je inlogt bij Mijn Belastingdienst Zakelijk. Let op: wanneer je goederen verkoopt aan particulieren buiten Nederland, hoef je de omzet niet aan te geven in rubriek 3b, maar eventueel in 3c.

3c: vul hier de omzet in van afstandsverkopen aan particulieren als je geen gebruik maakt van het éénloketsysteem. Op belastingdienst.nl/e-commerce vind je meer informatie over afstandsverkopen en het éénloketsysteem.

Rubriek 4: Prestaties vanuit buitenland aan u verricht

Deze rubriek is belangrijk als je goederen of diensten uit het buitenland inkoopt. Je bent dan namelijk verplicht om de btw daarvan in Nederland aan te geven. De leverancier heeft dan geen buitenlandse btw in rekening gebracht. Wil je hier meer informatie over? Lees dan ook eens het document met toelichting bij de aangifte omzetbelasting van de Belastingdienst.

Rubriek 5: Voorbelasting, kleineondernemersregeling en schatting

In de laatste rubriek vul je de voorbelasting in en geef je eventueel een bedrag op als je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling. Een toelichting bij de verschillende rijen:

• 5b: bij deze rij vul je de voorbelasting in. Dit is de btw die je al hebt betaald op ingekochte producten en diensten voor je bedrijf. Dit bedrag wordt straks afgetrokken van het bedrag dat je moet betalen aan de Belastingdienst.
• 5d: hier vul je eventueel een belastingvermindering in als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR), maar alleen bij de laatste aangifte van het jaar. De KOR is een vrijstelling voor de btw. Hiervan kun je gebruikmaken als je niet meer dan €20.000 aan omzet in één kalenderjaar hebt. Let erop dat je geen btw meer mag berekenen op facturen als je gebruikmaakt van de KOR.
• 5e en 5f: deze rijen hoeven niet te worden ingevuld, behalve als je om administratieve redenen niet in staat bent om op tijd je btw-aangifte in te dienen.

Tip: als startende ondernemer mag je zelfs de kosten die gemaakt zijn in de aanloopfase onder bepaalde voorwaarden als voorbelasting aftrekken in de btw-aangifte.

Stap 3: BTW vorderen of betalen

Het formulier voor de btw-aangifte kan heel overweldigend aanvoelen, maar zeker wanneer je een eenmanszaak hebt en de verschillende onderdelen goed begrijpt, valt dit uiteindelijk heel erg mee. Het aangifteprogramma berekent vervolgens automatisch hoeveel je moet betalen of terug krijgt.

BTW vorderen

Krijg je btw terug? Dan stort de Belastingdienst dit zo snel mogelijk op de rekening die hiervoor bij hen bekend is. Hiervoor hoef je zelf dus geen actie te ondernemen.

BTW betalen

Ben je de Belastingdienst btw verschuldigd? Maak dit dan over naar NL86 INGB 0002 4455 88 op naam van Belastingdienst Apeldoorn. Vermeld hierbij altijd het betalingskenmerk. Dit kun je vinden op de volgende plekken:

• Op de ‘Aangiftebrief omzetbelasting’;
• Als je bent ingelogd bij ‘Inloggen voor ondernemers’;
• Op de afdruk die je van de btw-aangifte kunt maken voor eigen gebruik;
• Op belastingdienst.nl in de ‘Zoekhulp betalingskenmerk’.

De deadline voor het betalen van de BTW is aan het einde van de volgende maand, na het tijdvak waarvan je aangifte hebt gedaan. Bijvoorbeeld: 30 april voor het eerste tijdvak en 31 juli voor het tweede tijdvak. Houd er rekening mee dat de bank er eventueel enkele dagen over doet om de betaling te verwerken.

Betaal je te laat? Dan moet je een boete betalen. Dit is €68 (wanneer je de aangifte ook niet hebt gedaan) +  3% van het niet-betaalde bedrag. Dit is eventueel een schatting van de Belastingdienst als je ook geen aangifte hebt gedaan, met een minimum van €50 en een maximum van €5.514 (voor het niet betalen van het btw-bedrag).

Stap 4: Administratieve bewaarplicht

Na het doen van je btw-aangifte is het belangrijk de laatste stap niet te vergeten; het bewaren van al je bonnetjes en facturen. Je hebt als ondernemer een administratieve bewaarplicht van 7 jaar. Dit betekent dat de Belastingdienst na een aantal jaar nog kan aankloppen om je boekhouding in te zien.

3 redenen waarom een online boekhoudpakket je aangifte omzetbelasting een stuk makkelijker maakt

Een handige tip om het aangeven van de omzetbelasting nog makkelijker te maken (waardoor je niet elke keer dit btw-aangifte voorbeeld erbij hoeft te pakken), is het nemen van een online boekhoudpakket.

Automatisering

Een boekhoudprogramma kun je vaak koppelen aan je zakelijke rekening, waardoor transacties automatisch worden verwerkt in je boekhouding. Bovendien stellen veel boekhoudprogramma’s ook automatisch het btw-overzicht voor je op, waardoor je niet meer zelf de verschillende bedragen hoeft uit te rekenen. Soms hebben programma’s zelfs een koppeling met het aangifteprogramma, waardoor je de bedragen niet eens meer hoeft over te typen.

Minder fouten

Deze automatisering bespaart je niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je minder fouten maakt en niet onnodig belasting betaalt, omdat je bijvoorbeeld een bonnetje van inkopen over het hoofd hebt gezien.

Helpt bij administratieve bewaarplicht

Wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma weet je ook zeker dat je voldoet aan de administratieve bewaarplicht wanneer de Belastingdienst aanklopt voor een controle. Je hebt bovendien meteen alle administratie op één plek. Dat is wel zo overzichtelijk.

Hier vind je een overzicht van de beste boekhoudpakketten voor zzp’ers.

Tips voor je btw-aangifte

Ten slotte delen we nog 3 andere tips die het doen van je btw-aangifte makkelijker maken en je onnodige kosten besparen.

Zet btw meteen apart

Het heeft meerdere voordelen om de btw die je ontvangt meteen apart te zetten op een zakelijke spaarrekening. Zeker wanneer je dit ook met de inkomstenbelasting doet (in een apart spaarpotje), houd je goed overzicht en kan je dit geld nooit per ongeluk uitkeren of investeren.

Bij het doen van de btw-aangifte is het ook handig als dit geld al klaarstaat in een zakelijk spaarpotje met alleen de ontvangen btw. Je hoeft dan immers geen bedragen meer bij elkaar op te tellen.

Stel een alert in

Doe je niet op tijd aangifte? Dan krijg je te maken met een boete. Om te voorkomen kun je jezelf herinneringen sturen met de app Btw-Alert en per e-mail. De app stuurt een berichtje als het tijd is om aangifte te doen en zet bovendien een herinnering in je agenda. Je zoekt er ook gemakkelijk het betalingskenmerk mee op dat je moet gebruiken bij het betalen van de btw.

De Belastingdienst heeft daarnaast een e-mailservice die je een e-mail stuurt als het weer tijd is voor de btw-aangifte. Je geeft in Mijn Belastingdienst Zakelijk aan of je berichten voor de omzetbelasting wilt ontvangen.

 

Zorg dat je goed weet welke btw je mag terugvragen

Je mag niet zomaar btw terugvragen van alle inkopen die je voor je onderneming doet. Laat je echter niet tegenhouden door alle regels rondom voorbelasting. Verdiep je eens in de materie (begin bijvoorbeeld met ons artikel over btw terugvragen), zodat je daar je hele ondernemersavontuur plezier van hebt en niet teveel belasting betaalt.

Wist je bijvoorbeeld dat de btw op brandstofkosten en onderhoudskosten van je privé-auto, waarmee je ook zakelijk rijdt, voor een deel zijn terug te vragen?

Conclusies en aanbevelingen

De eerste keer je btw-aangifte doen voelt spannend. Door alle complexe belastingregels kan zo’n formulier heel overweldigend zijn. Wanneer je rustig de tijd neemt om alle rubrieken goed te begrijpen, zul je zien dat het invullen echter makkelijker is dan je denkt.

Zorg er wel altijd voor dat je de btw-aangifte op tijd invult, verstuurt en betaalt om een boete te voorkomen. Dat kan bijvoorbeeld door de app Btw-Alert te gebruiken of de herinneringen per e-mail aan te zetten.

Blijft belastingaangifte doen niet je favoriete onderdeel van het ondernemen? Dan kan een online boekhoudprogramma uitkomst bieden. Niet alleen bij de aangifte van de omzetbelasting, maar ook bij je jaarlijkse belastingaangifte voor de inkomstenbelasting.

FAQ btw-aangifte