Hoe boek je reiskosten in je administratie?

Laatste update op 02-12-2022 Leestijd 2 min Door Redactie ZZP Servicedesk

Reiskosten

Je administratie bijhouden is voor de meeste zzp’ers niet echt hun hobby. Reiskosten zorgen vaak voor extra hoofdbrekens. Hoe boek je die reiskosten precies in in je administratie?

Reiskosten aftrekken van je winst

Zakelijke reiskosten vallen onder bedrijfskosten en mag je dus aftrekken van je winst. Reis je met de auto, dan bereken je € 0,19 per kilometer, tenzij je een auto op de zaak hebt.

Reis je met het openbaar vervoer, dan trek je eerst de btw af (dat is 9%) en de overige kosten boek je als bedrijfskosten in een aparte post ‘zakelijke reiskosten’.

Ook abonnementskosten voor bijvoorbeeld een huurauto en OV-fiets kun je inboeken als zakelijke reiskosten, als je die diensten zakelijk gebruikt.

Handige tip

Tip van onze fiscalist: “Betaal je reiskosten altijd van je zakelijke rekening, bewaar bonnetjes in een online boekhoudpakket en houd een agenda bij, zodat je voor de Belastingdienst kunt aantonen dat het zakelijke reizen waren. Hier vind je een overzicht van handige boekhouding apps.”

Gedeclareerde reiskosten inboeken

De vergoeding voor reiskosten die je hebt doorberekend aan opdrachtgevers, telt mee als omzet. Let op: over je reiskosten bereken je dus ook btw, als je btw-plichtig bent. Welke vergoeding je doorberekent, is overigens aan jou en je opdrachtgever. De vergoeding mag bijvoorbeeld, als je met de auto reist, ook hoger zijn dan de standaard € 0,21 per kilometer.

De reiskostenvergoedingen boek je in je administratie in in een aparte post, bijvoorbeeld ‘vergoeding zakelijke reiskosten’. Is de reiskostenvergoeding hoger dan de werkelijk gemaakte kosten (bijvoorbeeld doordat je een vergoeding krijgt op basis van autokilometers, terwijl je in werkelijkheid met de trein reist), dan telt het verschil dus op bij je omzet.

OV-kosten één keer per maand betalen

De OV-chipkaart is administratief lastig, omdat je steeds met een vast bedrag oplaadt (bijvoorbeeld 20 of 50 euro), terwijl je daaruit niet kunt opmaken voor welke reizen of opdrachtgevers die kosten zijn gemaakt. Je kunt dat oplossen door via je account op ov-chipkaart.nl een overzicht van reizen te downloaden.

Als oplossing zou je een NS-Business Card aan kunnen vragen. Dat is een zakelijke OV-chipkaart waarmee je op rekening reist. Je hoeft er dus geen saldo op te zetten, je betaalt je ritten achteraf. Dat heeft drie voordelen.

  1. Je krijgt maandelijks één factuur met daarop al je ritten met het openbaar vervoer van de afgelopen maand (ook je ritten per OV-fiets, huurauto, taxi).
  2. Het is meteen duidelijk wat de kosten per rit zijn en je kunt gemakkelijk aangeven of een rit ‘zakelijk’, ‘privé’ of ‘woon-werk’ is.
  3. Je hoeft geen bonnetjes of kaartjes te bewaren.

Je kunt de NS-Business Card gratis aanvragen als je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

NS Businesscard

Verschillende manieren

Bekijken

Reiskosten bijhouden in een online boekhoudpakket

Om het overzicht te bewaren is het raadzaam om een online boekhoudpakket te gebruiken. Ben je op zoek naar een online boekhoudpakket, waarin je makkelijk jouw reiskosten kunt verwerken? Bekijk dan deze pakketten eens:

E-boekhouden
e-Boekhouden

Nu 15 maanden gratis e-Boekhouden

Meer info

Heeft dit artikel je geholpen?

Ja Nee