De 4 belangrijkste juridische documenten voor zzp’ers
Laatste update: 23-03-2024
Leestijd: 3 min
Door: Redactie ZZP Servicedesk
Als zzp’er ben je het liefst inhoudelijk met je werk bezig. Op de juridische kant van ondernemerschap zit je niet te wachten. Maar ‘gedoe’ achteraf wil je al helemaal niet. In dit artikel vind je de vier belangrijkste juridische documenten voor zzp’ers. Grotendeels zijn deze zelfs verplicht. We leggen je uit waarom en hoe je het goed regelt én betaalbaar houdt.
De 4 meest gebruikte juridische documenten door zzp’ers
- Algemene voorwaarden
- Opdrachtovereenkomst
- Privacyverklaring
- Verwerkersovereenkomst
Algemene voorwaarden voor zzp’ers
Algemene voorwaarden of leveringsvoorwaarden vormen de juridische basis voor iedere ondernemer. Het is niet verplicht, maar ontzettend belangrijk om risico's te beperken. Als er een keer onenigheid is, ben je blij dat je ze hebt.
Een voorbeeld waar iedere ondernemer helaas ooit een keer mee te maken krijgt, is een klant die niet betaalt. Het levert je gegarandeerd slapeloze nachten op. Volledige zekerheid heb je nooit, maar afspraken vooraf voorkomen wel erger. Denk aan duidelijke overeenstemming over vooruitbetalingen, betaling in termijnen en betaling bij tussenopleveringen. Maar ook heldere bepalingen bij het niet nakomen van betaalafspraken. Betekent een betaalachterstand dat je het werk direct kan stilleggen? Het zijn zaken die je in de algemene voorwaarden opneemt.
Niet alle opdrachten verlopen vlekkeloos. Dat kan door verschil in verwachting of factoren waar je helemaal geen invloed op hebt. Denk aan een te late levering van jouw vervoerder. Webshops hebben hier regelmatig mee te maken. Door technische storingen, uitzonderlijke weersomstandigheden en de feestdagen lopen leveringen vaak vertraging op. Om schadeclaims te voorkomen zet je je algemene voorwaarden in.
In je algemene voorwaarden bepaal je onder meer de volgende zaken:
- Betalingsvoorwaarden
- Annuleringsvoorwaarden
- Aansprakelijkheid en de beperking hiervan
- Garanties
- Intellectueel eigendom
Opdrachtovereenkomst voor zzp’ers
Een overeenkomst van opdracht (OvO) regel je als zzp’er in veel gevallen om twee redenen. Eén is het overeenstemmen van de verwachtingen omtrent de klus door duidelijke afspraken vast te leggen zoals de precieze werkzaamheden en het uurtarief/totaalbedrag. De tweede reden is om te voorkomen dat de Belastingdienst het werk niet als verkapt dienstverband ziet. Met alle verplichtingen van dien. Om duidelijk te maken dat je niet in dienst komt, moest je vroeger een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) overleggen. Sinds de invoering van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) bepaal je samen met je opdrachtgever wat jullie relatie is. De praktijk moet uitwijzen dat het inderdaad niet om een verkapt dienstverband gaat. Een overeenkomst van opdracht ondersteunt dit.
In deze overeenkomst zijn onder andere de volgende punten opgenomen:
- Een omschrijving van de te verrichten werkzaamheden
- Mogelijke vervanging door een collega of partner
- Geheimhouding
- De vergoeding, facturering en betaaltermijn
- Opzegging, aansprakelijkheid en al dan niet verplichte verzekeringen
Privacy statement voor zzp’ers
Een privacy statement of privacyverklaring is wettelijk verplicht voor elke website waar persoonsgegevens gebruikt worden. Dat is vastgelegd in de privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en geldt in de praktijk voor vrijwel alle sites. Ja, ook voor jouw website als zzp’er. Heb je een (contact)formulier op je site staan? Houd je statistieken van je site bij? Bewaar je e-mailadressen van klanten of verstuur je een digitale nieuwsbrief? Bij een enkele ‘ja’ moet je al een privacy statement hebben.
In een privacyverklaring leg je in basis vast welke persoonsgegevens je verzamelt, met welk doel en hoe lang je deze gegevens bewaart, maar ook hoe men inzage kan krijgen en gegevens kan laten verwijderen. Het document maak je eenvoudig toegankelijk door het op je website te plaatsen.
Heb je geen privacyverklaring? Dan loop je het risico op een forse boete van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Voor zzp’ers (zeker in minder gevoelige branches) is dat niet snel te verwachten, maar in enkele minuten regel je een privacy statement en voorkom je een hoop gedoe.
Bovendien laat je zien dat je alle verplichtingen rondom het ondernemerschap serieus oppakt en je zorgvuldig omgaat met de gegevens van jouw klanten.
Verwerkersovereenkomst voor zzp’ers
Bij het zorgvuldig omgaan met klantgegevens hoort ook de zogeheten verwerkersovereenkomst.
Als jij een ander bedrijf inschakelt om ‘iets' met jouw klantgegevens te doen, dan moet je daar een overeenkomst mee hebben. Denk aan je boekhouder, de vervoerder die jouw producten bezorgt, of de partij die jouw digitale nieuwsbrieven verstuurt. Op grond van de AVG ben je verplicht om een verwerkingsovereenkomst af te sluiten.
In een verwerkersovereenkomst leg je onder meer de volgende afspraken vast:
- Afspraken rond de beveiliging
- Meldplicht in geval van datalekken
- Doel van de verwerking
- Geheimhoudingsverklaringen
- Duur van het contract, verlenging en opzegging
