Hoe zet je een boekhouding op?

Laatste update: 24-11-2022 Leestijd: 5 min Door: Juul Dijkhuis

Na het inschrijven bij de KvK krijg je ook een administratieve plicht op je schouders. Je moet een degelijke administratie voeren waaruit blijkt wat jouw omzet, winst en investeringen zijn. Voor beginnende ondernemers is het belangrijk om gelijk goed te beginnen. Een goed inzichtelijke administratie helpt jou met het maken van een succes van je onderneming. Hoe je een boekhouding opzet leggen we graag aan je uit.

Je boekhouding biedt je inzicht in uitgaven en inkomsten. Alle financiële transacties die je zakelijk doet, moeten in de boekhouding komen. Het opzetten van een boekhouding is veelomvattend. We helpen jou op weg met ons stappenplan om een degelijke boekhouding op te zetten.

Hoe zet je een boekhouding op?

Belangrijk is om eerst inzicht te krijgen in hoe je het wil inrichten en hoe je het bij gaat houden. Een zzp’er die klein begint met maar een paar transacties per kwartaal, kan er in eerste instantie voor kiezen om zonder een boekhoudprogramma aan de slag te gaan. Alle stukken verzamelen en voor de BTW aangifte de bedragen optellen. Toch is het verstandig om het gelijk goed aan te pakken. Over het belastingjaar verwacht de Belastingdienst namelijk ook een goed onderbouwde administratie. Ons advies is daarom om het gelijk professioneel aan te pakken. Hoe? Neem ons stappenplan door en je hebt een goede basis voor de toekomst.

Stap 1: Ga het gesprek aan met een boekhouder

Een administratie voeren kun je best zelf, maar bij het ondernemerschap komt meer kijken dan dat. Je wilt fiscaal de best mogelijke keuzes maken en alle voordelen pakken waar je recht op hebt. Een boekhouder kan jou helpen met het ondernemen. Na afsluiting van het jaar moet je toch de Belastingdienst inzicht kunnen bieden in waar je financieel staat. Wacht hier niet op en zorg ook voor jezelf voor inzicht door administratief alles gelijk goed vast te leggen.

Stap 2: Kies een geschikt boekhoudprogramma

Om de kosten van de boekhouder zo laag mogelijk te houden, kies je een boekhoudprogramma waar jouw boekhouder ook mee kan werken. Je kunt dagelijks je mutaties invoeren, en de boekhouder zorgt voor de BTW aangifte, de jaarrekening en voor inzicht in je cijfers. Op deze manier hoef je financieel niet goed onderlegd te zijn om toch zelf de administratie te voeren.

 

Stap 3: Zorg dat je onderneming klaar is voor de start

Een degelijk boekhoudprogramma hebben is het startpunt. De volgende stap is het inrichten van de boekhouding. Je moet bijvoorbeeld standaard facturen hebben die je eenvoudig uit kunt sturen via het programma en er moet een link komen tussen je zakelijke rekening en je boekhoudprogramma. Kortom je moet nu het programma inrichten en ervoor zorgen dat je er nog maar weinig werk van hebt in de toekomst. Een goede voorbereiding in dit stadium zorgt ervoor dat je tijdwinst pakt in de toekomst.

Stap 4: Ervaren en daarna evalueren

Na een paar maanden weet je wat goed werkt in de boekhouding en waar je niet tevreden over bent. Bijvoorbeeld het factureren loopt nog niet naar wens. Zorg ervoor dat je onhandigheden gelijk aanpast in het systeem of in de werkwijze. Onhandigheden verhelpen blijf je namelijk jaren baat bij hebben. Met een goed werkende boekhouding kun jij je concentreren op waar jij je geld mee verdient, namelijk met het ondernemen.

8 tips voor een goede boekhouding

Met onze tips kun je bij voorbaat er al voor zorgen dat je boekhouding beter in elkaar zit en dat je geen fouten maakt of voordelen mist. Je hoeft het wiel namelijk niet opnieuw uit te vinden als dat niet nodig is.

Tip 1: Werk je administratie het liefst dagelijks bij

Door iedere dag een kwartier of een half uur in te plannen voor het bijwerken van de administratie, houd je de boekhouding eenvoudig, inzichtelijk en correct. Verzamel alle boekingen niet in een doos, want op deze manier kost het je meer tijd en geld. Ook vergroot je de kans op fouten. Heb je niet voor iedere dag werk voor het administreren? Plan dan een wekelijks moment in.

Tip 2: Werk digitaal

Administratieprogramma’s zijn tegenwoordig ingericht op het digitaal werken. Leer je dit ook gelijk aan en voorkom dat je ook nog een gedeeltelijk schriftelijke administratie hebt. Van je digitale boekhouding kun je dagelijks een back-up maken om te voorkomen dat er data verloren gaat. Waarschijnlijk wordt de back-up ook al periodiek vanuit het programma gemaakt.

Tip 3: Vergeet de BTW aangifte niet

In de maand volgende op de aangifte periode moet de BTW aangifte binnen zijn bij de Belastingdienst, en ook de betaling. Je kunt het een keer vergeten, en dat hoeft niet gelijk een probleem te zijn. Als de aangifte en de betaling niet binnen zijn op bijvoorbeeld 31 januari over het 4^e kwartaal van het voorliggende jaar, krijg je in eerste instantie een waarschuwing. Het nog een keer vergeten levert een boete op van €68. Als de aangifte en de betaling langere periode achterwege blijven, kan de boete nog veel verder oplopen. In je boekhouding kun je een agendering aanmaken.

Tip 4: Zorg voor een duidelijke splitsing tussen privé en zakelijk

Voor zzp’ers lopen de particuliere en de zakelijke geldzaken vaak door elkaar. Zorg ervoor dat je verschillende bankrekeningen hebt en voor jezelf een duidelijke grens aanhoudt tussen zakelijk en privé. Het gevaar is anders dat de boekhouding niet meer klopt. Houd deze splitsing ook aan voor je spullen. Een zakelijke laptop is namelijk waarschijnlijk niet verzekerd op je inboedelverzekering en juist wel op je inventarisverzekering.

Tip 5: Zorg ervoor dat je de gewerkte uren kunt verantwoorden

Als ondernemer heb je recht op fiscale voordelen. Om te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van de fiscale mogelijkheden, moet je kunnen aantonen dat je minimaal 1.225 uren per jaar aan je onderneming besteedt. Vooral voor startende zzp’ers is het daarom belangrijk om aan te tonen dat je het benodigde aantal uren ook echt hebt geïnvesteerd in het ondernemerschap. Het hoeft overigens niet te gaan om uren die je doorberekent aan je klanten. Het bijwerken van de administratie mag je bijvoorbeeld ook meerekenen.

Tip 6: Scan bonnetjes direct

Bonnetjes kunnen zoekraken. Dat is geen probleem meer als je van iedere bon gelijk een foto maakt met je mobiele telefoon. Je moet het toch doen om deze in de administratie te verwerken, dus doe het bij voorkeur gelijk. Dan kun je het niet vergeten en je hebt door de foto altijd een back-up.

Tip 7: Bewaar je administratie minimaal 7 jaar

Zodra de aangifte verstuurd is en akkoord is bevonden, moet je nog steeds de administratie goed bewaren. Tot 7 jaar terug kan jou gevraagd worden om bijvoorbeeld facturen uit je administratie op te leveren. In de praktijk gebeurt het nauwelijks, maar het kan gebeuren.

Tip 8: Blijf kritisch, ook naar de boekhouder

Ook met een deskundige boekhouder doe je er verstandig aan om de uitkomst van bijvoorbeeld een BTW aangifte of een aangifte inkomstenbelasting te controleren. Controleer de berekening voor de inkomstenbelasting van je boekhouder eens met de resultaten van het jaar ervoor. Als er grote verschillen zijn, is er mogelijk toch iets fout gegaan. Je leert er ook nog veel van.