Offerte maken in Excel

Laatste update: 10-02-2023 Leestijd: 3 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

Een offerte maken in Excel is makkelijker dan je denkt. Ontdek hoe je een professionele offerte maakt in Excel en haal je opdracht binnen.

Wat is een offerte?

Een offerte is een vrijblijvend voorstel waarin jij, de opdrachtnemer, beschrijft welke werkzaamheden, diensten of producten je kunt leveren aan een potentiële klant. 

Omdat een offerte een vrijblijvend voorstel is, mag je deze grotendeels naar eigen inzichten opstellen. Toch zijn er wel een aantal wettelijke voorwaarden waaraan je offertes moeten voldoen. Lees hier aan welke wettelijke voorwaarden je offertes moeten voldoen. 

Let op: Klanten vragen vaak meerdere offertes op bij verschillende partijen. De partij met de meest aantrekkelijke offerte, krijgt de opdracht. Wees dus nauwkeurig, voorkom schrijf- en spelfouten, zorg voor een passend voorstel en vergroot de kans dat jij de opdracht binnenhaalt. 

Waarom Excel gebruiken voor offertes?

Excel is, mits je vertrouwd bent met het programma, een perfecte tool om te gebruiken voor het maken van offertes omdat het beschikt over verschillende professionele offerte sjablonen en voor de kenners gemakkelijk in gebruik is.

Daarbij hoef je geen nieuwe software te leren, te investeren in een ander softwareprogramma en leent het programma zich perfect voor nauwkeurige berekeningen waardoor je de kans op fouten in je prijs- of urenberekeningen verkleint.

Zo maak je een offerte in Excel

1. Open het Excel programma
2. Selecteer één van de vooraf geladen offerte sjablonen 
3. Vermeld de contact- en adresgegevens, het KVK nummer en btw nummer van je bedrijf 
4. Noteer de klantgegevens   
5. Vermeld de datum van de offerte
6. Noteer een offertenummer 
7. Noem je tarief, inclusief en exclusief btw 
8. Vermeld de geldigheidsduur van de offerte. Gebruikelijk is een geldigheidsduur van 14 of 30 dagen. 
9. Verwijs naar je algemene voorwaarden 
10. Specificeer je werkzaamheden. Zorg dat de klant precies weet wat hij/zij van je kan verwachten, wat de voorwaarden zijn en wie waar verantwoordelijk voor is. 
11. Optioneel: afspraken gemaakt over een aanbetaling? Vermeld dan het recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag 
12. Maak een pdf-bestand van de Excel offerte. Zo blijft de opmaak van je offerte hetzelfde en kunnen anderen geen aanpassingen doen in jouw voorstel.

Pro tips voor het maken van een offerte in Excel

Zorg dat je offertes er nóg beter en professioneler uitzien en pas de volgende pro tips toe:

1. Wijzig de kleuren van je offerte zodat deze overeenkomen met de kleuren van je bedrijf 
2. Gebruik overal hetzelfde lettertype, dus op facturen, in e-mails, op je website én in je offerte 
3. Voeg het logo van je bedrijf toe op 
4. Vraag om een ontvangstbevestiging. Ontvang je deze niet? Dan is er waarschijnlijk iets mis gegaan en doe je er verstandig aan contact op te nemen met de klant.

Alternatieve tools voor het maken offertes

Naast Excel zijn er ook andere handige tools waarmee je gemakkelijk offertes maakt. Zo kun je offertes maken in Word of een online boekhoudprogramma gebruiken.

Gespecialiseerde offerte software

Hoewel je gemakkelijke offertes maakt via Word of Excel, kiezen de meeste ondernemers uiteindelijk toch voor gespecialiseerde offerte software. 

Naast dat deze software je helpt aanzienlijk veel tijd te besparen, voorkom je er ook fouten mee, kun je door de automatische melding direct schakelen wanneer de klant jouw offerte heeft bekeken (even een belletje of er nog vragen zijn), oogt je offerte altijd professioneel en krijg je direct inzicht in het salesproces. 

Klinkt je dit als muziek in de oren? Vergelijk dan hier de verschillende mogelijkheden en kies de offerte software die het beste bij je past.

Veelgestelde vragen over offertes maken in Excel