Tijd besparen op je boekhouding
Laatste update: 07-05-2024
Leestijd: 3 min
Door: Redactie ZZP Servicedesk
Er wordt wel eens beweerd dat je als ondernemer minimaal 16 uur per week kwijt bent aan je administratie en boekhouding. Dat zijn uren waar je niet voor betaald krijgt en die ook nog vaak ten koste gaan van je avonden of weekenden. Door strakker je administratie te voeren kun je tijd besparen. Hieronder lees je 8 tips om tijd te besparen met je boekhouding:
1. Houd je administratie actueel
Het kost alleen maar tijd als je eind van het kwartaal die stapel bonnetjes moet gaan sorteren en invoeren in je excelbestand of boekhoudprogramma. Bouw vaste momenten in de week in, waarop je je bonnetjes, kilometers en urenregistratie even bijwerkt. Zo voorkom je dat je ineens moet gaan teruggraven in je geheugen, je agenda of je schriftjes. Dat kost alleen maar veel tijd.
2. Doe op tijd je belastingaangifte
Door op tijd je belastingaangiftes te doen kun je ook tijd besparen. En je voorkomt onnodige boetes. De Belastingdienst bepaalt aan de hand van jouw aangifte wat je moet betalen of wat je terugkrijgt.
3. Bewaar al je administratie digitaal
Als je je archief digitaal ordent met een online boekhoudpakket kun je documenten niet kwijtraken en makkelijker terugvinden, dan wanneer je ze in mappen bewaart. Denk aan facturen, jaaropgaven en contracten. Ook kan je jouw boekhouder sneller en makkelijker documenten toesturen en zo efficiënter samenwerken.
4. Neem een boekhouder in de arm
Als eenmanszaak is de administratie immers best overzichtelijk. Toch is het hoogstwaarschijnlijk niet je vak en kost het je onnodig veel avonden en weekenden. Besteed gewoon je aangiftes en jaarrekening uit aan iemand die daar verstand van heeft. Dat is weliswaar een investering maar het bespaart je enorm veel tijd en waarschijnlijk ook veel geld. Een accountant werkt nu eenmaal sneller en efficiënter en weet precies op welke regelingen en voordelen jij recht hebt. Hou wel zelf ook inzicht in je administratie.
5. Maak duidelijke afspraken
Als je met je opdrachtgever vooraf duidelijke afspraken maakt kan het je heel veel tijd schelen. Zorg ervoor dat de verwachtingen duidelijk zijn over wat je levert, hoeveel tijd je besteedt en waaraan het moet voldoen. Dan kan bijvoorbeeld door een vaste opdrachtprijs af te spreken, of door een contract af te sluiten met een maandelijkse vaste vergoeding. Kortom, in je contract of offerte moet duidelijk zijn hoeveel je gaat factureren, hoe en wanneer er moet worden betaald en wat de verantwoordelijkheden van jou en de klant zijn. Dat scheelt een hoop tijd met uitleggen met urenverantwoording of uitleggen wat je precies allemaal hebt gedaan.
6. Factureer regelmatig en op tijd
Wanneer je maandelijks een factuur stuurt naar je opdrachtgevers voor periodiek werk, doe dit dan bij voorkeur telkens op of rond de zelfde dag. Zo weten ze waar ze aan toe zijn. Doe je dat niet dan kan een factuur als verrassing komen. Door slecht bijhouden van je facturen loop je het risico inkomsten mis te lopen, het kost ook veel extra onnodig veel tijd.
7. Houd een goede urenregistratie bij
Het is belangrijk om goed je gemaakte uren bij te houden. Ook als je een vast bedrag krijgt voor je werkzaamheden. Als je het goed bijhoudt hoef je niet eind van de maand het weer terug te rekenen. En je houdt het overzicht over hoeveel tijd je kwijt bent aan opdrachten. Daarnaast moet je ook voor de Belastingdienst kunnen aantonen dat minimaal 1225 uur per jaar hebt gewerkt om recht te hebben op de Zelfstandigenaftrek. Er zijn genoeg gratis online tools om je te helpen hiermee.
8. Zorg voor een goed crediteurenbeheer
Net als de eigen facturen moet je ook je rekeningen op tijd betalen. Laat zoveel mogelijk automatisch overschrijven en boek regelmatig een vast moment in om je rekeningen te betalen. Zo voorkom je betalingsachterstand, incasso’s en onnodig veel tijd wat je kwijt bent om de boel op orde te krijgen.
