Hoe maak je een contentkalender? Breng in 9 stappen structuur in je contentstrategie!

Laatste update op 24-11-2022 Leestijd 8 min Door Redactie ZZP Servicedesk

Content kalender maken

Aan iedereen die content maakt, bedenkt, beheert of analyseert: maak een contentkalender en breng hiermee structuur aan in je contentproces!

Een contentkalender is een overzicht van een bepaalde periode waarin je jouw volledige contentproces gedetailleerd weergeeft. Ideaal voor iedereen die met content werkt.

Het maken van een contentkalender is niet moeilijk, ontdek hoe je dit in slechts 9 stappen doet. Ook lichten we handige tools toe, laten we je inspirerende voorbeelden van een goede contentkalender zien en beantwoorden we de meestgestelde vragen.

Zo maak je een contentkalender in 9 stappen

  1. Kies een handige tool
  2. Bepaal je doelgroep
  3. Kies de kanalen waarop je wilt publiceren en houd rekening met de frequentie
  4. Indien nodig: wijs ieder kanaal een budget toe
  5. Bepaal het doel van publicatie en kies de onderwerpen die centraal komen te staan
  6. Geef een (korte) omschrijving van de content
  7. Vul je contentkalender
  8. Maak één persoon (eind)verantwoordelijk voor het contentproces
  9. Communiceer, analyseer, evalueer, pas aan en herhaal dit regelmatig

Stap 1: Kies een handige tool

Je bent niet de eerste persoon die een contentkalender wil maken. Gelukkig niet! Dit betekent dat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden en gebruik kunt maken van handige tools om je contentkalender vorm te geven.

Zo kun je gebruik maken van de gratis dienst van Trello. Via Trello kun je meerdere projecten aanmaken, taken uitzetten en beheren, checklists bijhouden en acties delen met anderen.

Ook Notion is een geschikte tool om je contentkalender te maken. Net als bij Trello kun je hier projecten aanmaken, beheren en delen met anderen. Daarbij heeft Notion een uitgebreide database aan templates. Zo hoef je zelf enkel een passende template te kiezen, de kalender te vullen en eventuele taken uit te zetten naar anderen.

Kleine teams, waarvan één persoon de projecten aanmaakt, kunnen gratis gebruik maken van deze tools. Willen er meer mensen projecten aanmaken en beheren? Dan kun je al voor $10,- per maand gebruik maken van de ‘Teamfunctie’.

Een andere handige tool is Monday, waar je naast het maken van contentkalenders ook taken kunt automatiseren, andere apps kunt koppelen (zoals mail, Zoom, Excel) en van waaruit iedereen uit één plek kan werken (dus geen gedoe met losse Word- en Google Docs bestanden). Deze tool is gratis voor individuen. Wil je met meer dan 2 personen gebruik maken van deze tool? Dan betaal je minimaal €24,- per maand.

Uiteraard kun je er ook voor kiezen een contentkalender te maken met behulp van een kant-en-klare jaarkalender in Excel.

Tip: Als je via Google zoekt op content calendar template excel’ kom je verschillende goede voorbeelden tegen van kant-en-klare jaarkalenders in Excel. 

 loading=

Afbeelding: Bij ZZP Servicedesk maken we voor onze contentproductie gebruik van Notion. Hierdoor kunnen we zien welke artikelen op welke datum gepubliceerd worden. Bovendien is perfect inzichtelijk welke artikelen op het moment geschreven worden en welke nog gecontroleerd moeten worden.

Stap 2: Bepaal je doelgroep

Voordat je start met het inhoudelijke stuk, moet je weten aan welke doelgroep je jouw content richt. Op basis van deze informatie, kun je namelijk gerichtere keuzes maken op het gebied van publicatiekanalen, boodschap, toon en visuals. Wil je dat vooral gepensioneerden je content lezen? Dan zul je heel andere keuzes maken dan wanneer je vooral twintigers wilt bereiken.

Stap 3: Kies de kanalen waarop je wilt publiceren en houd rekening met de frequentie

Grote kans dat je content op verschillende kanalen wilt publiceren. Om ervoor te zorgen dat dit proces gestroomlijnd loopt, doe je er verstandig aan vooraf te beslissen op welke kanalen je content wilt publiceren. Denk hierbij aan nieuwsbrieven, blogs, e-mail of social media-kanalen.

Houd rekening met de frequentie van je publicaties: ieder kanaal hanteert namelijk een andere ‘goede frequentie’ om een bericht te posten. Houd je aan de richtlijn voor het aantal posts per dag/week/maand om je kans op een hogere respons te vergroten.

Voor Facebook geldt een frequentie van 1 tot 3 berichten per dag, voor Instagram 1 tot 2 berichten per dag, voor Twitter 10 tot 20 berichten per dag en voor nieuwsbrieven minimaal 1 per maand.

Stap 4: Indien nodig: wijs ieder kanaal een budget toe

Naast de eventuele kosten voor auteurs/contentmakers, hoeft het contentproces je geen geld te kosten. Er is namelijk heel veel mogelijk, waar je niet voor hoeft te betalen. Maar wil je jouw content een upgrade geven met bijvoorbeeld unieke foto’s of video’s? Dan zul je hier geld of tijd voor opzij moeten zetten.

Is er budget om aan content te besteden? Dan is dit hét moment om het totale bedrag in kaart te brengen, te bepalen hoe je dit geld wilt verdelen over het jaar en ieder kanaal een budget toe te wijzen.

Stap 5: Bepaal het doel van publicatie en kies de onderwerpen die centraal komen te staan

Nu de doelgroep, kanalen en het budget bepaald zijn, kun je starten met de inhoud.

Allereerst het doel van je publicaties: wat wil je bereiken met je content?

Wil je meer klanten? Hogere omzet? Specifieke producten of diensten verkopen? Meer inschrijvingen? Meer bezoekers? Of een combinatie hiervan? Formuleer je doelstellingen concreet en meetbaar, zodat deze altijd gemonitord kunnen worden. Deel de doelen ook met je team, zodat zij hier rekening mee kunnen houden bij de vormgeving van de content.

Vervolgens kies je (samen met je team) de onderwerpen die de komende periode centraal komen te staan, passend bij de doelstelling(en) en doelgroep. Brainstorm hierover met elkaar, kijk terug naar eerdere publicaties en kijk of er populaire onderwerpen zijn die je (weer) wilt aankaarten.

Ga nog niet te diep in op alle onderwerpen die worden aangekaart. Dit kost je veel tijd, terwijl je waarschijnlijk maar met een kleine selectie onderwerpen aan de slag wilt gaan de komende periode.

Tip: Maak een inspiratielijst met ideeën die plotseling ontstaan, maar waar nu geen ruimte voor is. Mogelijk heb je er op een later moment iets aan. 

Stap 6: Geef een (korte) omschrijving van de content

Tijd om dieper in de onderwerpen en contentplannen te duiken. Geef voor iedere publicatie antwoord op de volgende vragen:

  • Wat wordt de boodschap?
  • Wat is de belangrijkste actie die de doelgroep naar aanleiding van dit bericht moet ondernemen (aanmelden, kopen, bekijken)?
  • Wat wordt de toon van het bericht (denk aan: tip, feit, overtuigen, aanbieding)?
  • Op welke keywords moet worden ingezet?
  • Hoe ziet de content er visueel uit (video, foto, nieuwsbericht)?
  • Wat wordt de publicatiedatum?
  • Wie wordt de auteur?

Stap 7: Vul je contentkalender

En dan nu het leuke werk: vul je contentkalender en zie in één oogopslag al je contentplannen voor de komende periode!

Zijn er belangrijke (feest)dagen die je over het hoofd hebt gezien, zit er een te groot gat tussen publicaties, valt het je op dat sommige onderwerpen niet op één dag geplaatst moeten worden of is er iets anders wat aangepast moet worden? Dan kun je nu gemakkelijk  het één en ander verplaatsen, aanpassen of aanvullen.

Tip: door betrokkenen te taggen (@mailadres of @naam), krijgen zij automatisch een melding van je wijzigingen en hoef je ze hiervoor geen extra bericht te sturen. 

Werk je alleen of samen met een klein team? Dan kun je er uiteraard ook voor kiezen om stap 6 en stap 7 te combineren. Beantwoord in dat geval voor iedere publicatie de vragen van stap 6 en plaats de antwoorden direct in je contentkalender.

Tip: geef je contentkalender nog meer structuur door voor ieder thema of kanaal een andere kleur of label te kiezen en zie nog sneller verbanden, verschillen en overlap. 

Stap 8: Maak één persoon (eind)verantwoordelijk voor het contentproces

Voorkom chaos, problemen en verlopen deadlines in je contentproces en maak één persoon eindverantwoordelijk voor het contentproces.

Of je nu werkt met een klein of groot team, maak altijd één iemand eindverantwoordelijk voor het contentproces. Op deze manier weet je zeker dat er altijd één persoon is die oog houdt voor alle taken in de contentkalender. Want hoe groter het team, hoe ingewikkelder het wordt om alle gemaakte afspraken, doelstellingen, richtlijnen en deadlines bij te houden.

Stap 9: Communiceer, analyseer, evalueer, pas aan en herhaal dit regelmatig

Een contentkalender biedt structuur en houvast. Het is echter wel belangrijk om flexibel te blijven en soms (als dit beter is) af te wijken van de kalender.

Af en toe doen zich gebeurtenissen voor waar je als bedrijf goed op in kunt haken. Doe dit en laat je vooral niet belemmeren door je eigen contentkalender.

Ook kan na verloop van tijd blijken dat taken niet helemaal duidelijk zijn. Blijf daarom gedurende het contentproces communiceren met alle betrokkenen en stel vragen als: is de doelstelling nog duidelijk? Staan de taken duidelijk omschreven? Mist er belangrijke informatie in de kalender?

Blijf ook je meetbare doelstellingen analyseren en evalueren en check of je de juiste doelgroep bereikt en de gestelde doelstellingen haalt.

Handige tools voor het maken van een contentkalender

Naast dat je ervoor kunt kiezen je eigen contentkalender te maken in Excel, zijn er ook verschillende handige tools beschikbaar waarin je een complete contentkalender maakt. Om de keuze gemakkelijker te maken, hebben wij een overzicht gemaakt van drie handige tools waarmee je zonder problemen je eigen contentkalender kunt maken.

We vergelijken de content tools op: 

  • Het aantal beheerders: beheerders kunnen o.a. taken aanmaken, aanpassen en verwijderen.
  • Het aantal gasten: gasten kunnen de toegewezen taken zien, maar kunnen geen wijzigingen aanbrengen in de tool.
  • Aantal borden: in ieder bord kun je verschillende taken aanmaken, voor bijvoorbeeld verschillende afdelingen of bedrijven. Denk hierbij aan een bord voor content schrijvers, een bord voor fotografen en een bord voor het management. Hierbij kun je zelf aangeven of personen specifieke borden wel of niet kunnen zien.
  • Prijs per maand

Een contentkalender maken in Trello

 loading=

Via de gratis dienst van Trello kun je meerdere projecten aanmaken, taken uitzetten en beheren, checklists bijhouden en acties delen met anderen.

Mogelijkheden Trello

Gratis Standaard
Aantal beheerders  Onbeperkt Onbeperkt
Aantal gasten  Onbeperkt Onbeperkt
Aantal borden  10 Onbeperkt
Bestandsopslag  Onbeperkt, max 10 MB per bestand Onbeperkt, max 250 MB per bestand
Prijs $0 $6

Een contentkalender maken in Notion

 loading=

Net als bij Trello kun je bij Notion ook projecten aanmaken, beheren en delen met anderen. Daarbij heeft Notion een uitgebreide database aan templates. Zo hoef je zelf enkel een passende template te kiezen, de kalender in te vullen en eventuele taken uit te zetten naar anderen.

Mogelijkheden Notion

Personal  Personal Pro Team
Aantal beheerders  1 1 Onbeperkt
Aantal gasten  5 Onbeperkt Onbeperkt
Aantal borden  Onbeperkt Onbeperkt Onbeperkt
Bestandsopslag  Onbeperkt, max 5MB per bestand Onbeperkt Onbeperkt
Prijs $0 $5 $10

Een contentkalender maken met Monday

 loading=

Bij de handige tool Monday kun je naast het maken van contentkalenders ook taken automatiseren, andere apps koppelen (zoals mail, Zoom, Excel) en vanuit één centrale (online) plek werken, waardoor je geen gedoe hebt met losse Word- en Google Docs bestanden.

Mogelijkheden Monday

Gratis Basis Standaard
Aantal beheerders  2 Onbeperkt Onbeperkt
Aantal gasten  x Onbeperkt Onbeperkt
Aantal borden  3 Onbeperkt Onbeperkt
Bestandsopslag  500MB 5GB 20GB
Prijs €0,- €24,- €30,-

Waarom gebruik maken van een contentkalender?

Een contentkalender brengt overzicht en structuur aan in je contentstrategie: op één centrale en overzichtelijke plek bundel je al je contentplannen voor de komende periode (week, maand, jaar), waardoor je nooit meer inspiratie- en contentloos zult zijn.

Ga je aan de slag met je eigen contentkalender en wil je inspiratie opdoen? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief! Hierin vertellen we je alles over de laatste nieuwtjes en delen we handige tips.

FAQ een contentkalender maken

Een contentkalender is een overzicht van een bepaalde periode (week, maand, jaar) waarin je je volledige contentproces gedetailleerd weergeeft, waardoor je structuur brengt in je contentstrategie.

 

In een contentkalender moet in ieder geval antwoord worden gegeven op de volgende vragen:

  • Wat is de doelgroep?
  • Wat is het doel van de publicatie?
  • Welk onderwerp staat centraal?
  • Wat wordt de boodschap?
  • Wat is de belangrijkste actie die de doelgroep naar aanleiding van dit bericht moet ondernemen (aanmelden, kopen, bekijken)?
  • Wat wordt de toon van het bericht (denk aan: tip, feit, overtuigen, aanbieding)?
  • Op welke keywords moet worden ingezet?
  • Hoe ziet de content er visueel uit (video, foto, nieuwsbericht)?
  • Wat wordt de publicatiedatum?
  • Wie wordt de auteur?

Heeft dit artikel je geholpen?

Ja Nee