ZZP Servicedesk

Reiskosten declareren: hoe doe ik dat?

Reiskosten declareren: hoe doe ik dat?

Soms moet je als zzp’er voor je opdrachtgever op pad. Je komt bij je klant op locatie of gaat voor hem naar een bepaalde werkplek toe. Hoe zet je die reiskosten op de factuur?

Reiskosten zijn bedrijfskosten

De Belastingdienst ziet reiskosten als onderdeel van de vergoeding voor de prestatie. Dat wil zeggen dat de reiskosten op je aangifteformulier dus gewoon bedrijfskosten zijn.

Btw over reiskosten

Je rekent hetzelfde btw-tarief over reiskosten. Stuur jij de klant een factuur met 21 procent btw dan zet je de reiskosten op de factuur met het 21 procent btw-tarief. 9 procent en 0 procent is dus ook mogelijk.

Hoe factureer ik reiskosten?

Reiskosten factureer je op twee mogelijke manieren:

  • De reiskosten neem je op in je uurtarief. Je rekent de reiskosten dan als onkosten van je bedrijf, net zoals je papier, gereedschap of huur van je kantoor. Dit is vaak het eenvoudigst, want je hoeft minder te administreren en factureren. Daarnaast voorkom je discussies met je opdrachtgevers.
  • Reiskosten zet je apart op de factuur. Zo maak je voor de opdrachtgever duidelijk dat deze kosten bovenop je uurtarief komen. Dit is bijvoorbeeld handig als je af en toe lange afstanden moet reizen voor een opdracht, terwijl je normaliter niet op pad hoeft.

Tip: je kunt als startende zzp’er je facturen eenvoudig gratis online maken en versturen. Dus niet meer gedoe in Excel met kans op fouten op de factuur. Hieronder vind je een aantal handige factuurprogramma’s:

e-Boekhouden.nl – Starten / ZZP’er 15 maanden gratis (Beste getest)

Een ongekend eenvoudig boekhoudpakket voor zzp’ers inclusief uitgebreide facturatie tool. Maak gebruik van boekhouden, offertes, factureren, urenregistratie en de gratis app. Nú maar liefst 15 maanden gratis! Profiteer van deze unieke actie en start direct!
Claim nu 15 maanden gratis     Bekijk de website

Fiscus.nl – Het boekhoudpakket voor zzp’ers

Hét boekhoudpakket voor Zzp’ers. Maak hier je gratis account aan en start direct!
Proefperiode  Bekijk de website

Afspraken

Kies je ervoor om de reiskosten apart op de factuur te zetten, dan is het goed om vooraf af te spreken met je opdrachtgever hoe je dat doet. Veelvoorkomende afspraken zijn:
  • Kilometervergoeding. Werkgevers mogen €0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden aan werknemers. Daarom is dit bedrag een algemeen geaccepteerde vergoeding, maar geen regel voor zzp’ers. Je mag een hogere reiskostenvergoeding afspreken. Over dit bedrag reken je btw aan je opdrachtgever.
  • Berekening van de afstand. Krijg je een vergoeding voor woon-werkverkeer? Als je reiskosten berekent, reken je dan vanaf de locatie van de werkgever of vanaf je eigen kantoor? En gebruik je daarvoor Google Maps of de routeplanner van ANWB of TomTom? Mag je parkeerkosten los declareren? Door vooraf afspraken te maken over dit soort zaken, voorkom je discussie.
  • Ga je met de trein, bus, tram, metro of taxi en wil je het vervoersbewijs declareren? Let op: op openbaar vervoer zit 9 procent btw. Als je de bonnen in je administratie bewaart, dan mag je die 9 procent betaalde btw terugvragen. De kosten exclusief btw belast je door aan jouw opdrachtgever.
  • Reistijd als werktijd. Sommige zzp’ers kiezen ervoor hun reistijd als werkuren te declareren. Reistijd wordt dan vergoed tegen het uurloon of een deel daarvan. Soms is dat logisch, als je bijvoorbeeld doorwerkt in de trein. Maar niet iedere opdrachtgever gaat hiermee akkoord.

Reiskosten verwerken in boekhouding

Om het overzicht in je reiskosten te bewaren kan het raadzaam zijn een online boekhoudpakket te gebruiken. Wij hebben een aantal gebruiksvriendelijke boekhoudpakketten voor je op een rijtje gezet.

Logo e-boekhouden
5/5
1361 beoordelingen
4.3/5
125 beoordelingen
4.3/5
71 beoordelingen
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Andere interessante artikelen

MAANDELIJKS DE BESTE TIPS

Meld je hier aan voor onze gratis nieuwsbrief, deze staat boordenvol tips & trucs voor zzp’ers. Zo ben jij altijd op de hoogte en ontvang je alle informatie die jij als ondernemer nodig hebt om te groeien.