ZZP Servicedesk

Reiskosten declareren: hoe doe ik dat?

Reiskosten declareren: hoe doe ik dat?

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Soms moet je als zzp’er voor je opdrachtgever op pad. Je komt bij je klant op locatie of gaat voor hem naar een bepaalde werkplek toe. Hoe zet je die reiskosten op de factuur?

Reiskosten zijn bedrijfskosten

De Belastingdienst ziet reiskosten als onderdeel van de vergoeding voor de prestatie. Dat wil zeggen dat de reiskosten op je aangifteformulier dus gewoon bedrijfskosten zijn. Je mag je reiskosten daarom met hetzelfde btw-tarief factureren als de rest van je vergoeding. Meestal is dat 21 procent, soms 9 of 0 procent.

Hoe factureer ik reiskosten?

Grofweg kun je twee dingen doen:

  • De reiskosten opnemen in je uurtarief. Je rekent de reiskosten dan als onkosten van je bedrijf, net zoals je papier, gereedschap of huur van je kantoor. Dit is vaak het eenvoudigst, want je hoeft minder te administreren en factureren. Daarnaast voorkom je discussies met je opdrachtgevers.
  • Reiskosten apart op de factuur zetten. Zo maak je voor de opdrachtgever duidelijk dat deze kosten bovenop je uurtarief komen. Dit is bijvoorbeeld handig als je af en toe lange afstanden moet reizen voor een opdracht, terwijl je normaliter niet op pad hoeft.

Tip: je kunt als startende zzp’er je facturen eenvoudig gratis online maken en versturen. Dus niet meer gedoe in Excel met kans op fouten op de factuur. Hieronder vind je een aantal handige factuurprogramma’s:


 

Afspraken

Kies je ervoor om de reiskosten apart op de factuur te zetten, dan is het goed om vooraf af te spreken met je opdrachtgever hoe je dat doet. Veelvoorkomende afspraken zijn:
  • Kilometervergoeding. Werkgevers mogen €0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden aan werknemers. Daarom is dit bedrag een algemeen geaccepteerde vergoeding, maar geen regel voor zzp’ers. Je mag een hoger bedrag afspreken. Over dit bedrag reken je btw aan je opdrachtgever.
  • Berekening van de afstand. Krijg je een vergoeding voor woon-werkverkeer? Als je reiskosten berekent, reken je dan vanaf de locatie van de werkgever of vanaf je eigen kantoor? En gebruik je daarvoor Google Maps of de routeplanner van ANWB of TomTom? Mag je parkeerkosten los declareren? Door vooraf afspraken te maken over dit soort zaken, voorkom je discussie.
  • Ga je met de trein, bus, tram, metro of taxi en wil je het vervoersbewijs declareren? Let op: op openbaar vervoer zit 9 procent btw. Als je de bonnen in je administratie bewaart, dan mag je die 9 procent betaalde btw terugvragen. De kosten exclusief btw belast je door aan jouw opdrachtgever.
  • Reistijd als werktijd. Sommige zzp’ers kiezen ervoor hun reistijd als werkuren te declareren. Reistijd wordt dan vergoed tegen het uurloon of een deel daarvan. Soms is dat logisch, als je bijvoorbeeld doorwerkt in de trein. Maar niet iedere opdrachtgever gaat hiermee akkoord.

Reiskosten verwerken in boekhouding

Om het overzicht in je reiskosten te bewaren kan het raadzaam zijn een online boekhoudpakket te gebruiken. Wij hebben een aantal gebruiksvriendelijke boekhoudpakketten voor je op een rijtje gezet.

 

ZZP LIDMAATSCHAP

Onbeperkt advies voor een laag bedrag

  • Persoonlijk contact met een bedrijfsadviseur
  • Direct antwoord op jouw vragen
  • Bereikbaar via telefoon, (web)chat en mail
  • Toegang tot exclusieve content
  • Scan van aangifte inkomstenbelasting
  • Startersgesprek (circa 20 minuten)
  • Toegang tot een interessant ZZP netwerk
  • Toegang tot kennisevents en workshops

€ 12,50

 p/m*

                    * excl. 21% btw 

Voordelen en nadelen van online boekhouden
Ben jij er nog niet helemaal over uit of jij jouw boekhouding online wilt regelen? Dan kunnen deze voor- en nadelen jou misschien helpen…
Voordelen van boekhouding samen doen
Denk jij ook vaak: dat doe ik wel even zelf? Maar puntje bij paaltje komt het er niet van. De administratie is iets wat…
Doe jij aangifte per kwartaal? Het is juli, dat betekent dat het tijd is om btw-aangifte te doen over het tweede kwartaal van 2020….
btw en het buitenland: hoe zit dat?
Hoe het zit met btw als je iets aan het buitenland levert, of omgekeerd, is vaak onduidelijk. Wanneer moet je betalen en hoe vraag…

Schrijf je in voor onze wekelijkse nieuwsbrief!

Zo blijf je op de hoogte van alle trends en ontwikkelingen op het gebied van zelfstandig ondernemerschap.