Reiskosten declareren: hoe doe ik dat?

Laatste update: 22-08-2023 Leestijd: 4 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

Reiskosten declareren

Soms moet je als zzp’er voor je opdrachtgever op pad. Je komt bij je klant op locatie of gaat voor hem naar een bepaalde werkplek toe. Hoe zet je die reiskosten op de factuur? En hoe zit het met reiskosten btw?

Reiskosten zijn bedrijfskosten

De Belastingdienst ziet reiskosten als onderdeel van de vergoeding voor de prestatie. Dat wil zeggen dat de reiskosten op je aangifteformulier dus gewoon bedrijfskosten zijn.

Btw over reiskosten

Je rekent hetzelfde btw-tarief over zakelijke reiskosten. Stuur jij de klant een factuur met 21 procent btw dan zet je de reiskosten op de factuur met het 21 procent btw-tarief. 9 procent en 0 procent btw op zakelijke reiskosten is dus ook mogelijk.

Hoe kan ik als zzp reiskosten factureren?

Reiskosten factureer je op twee mogelijke manieren:

  • De reiskosten neem je op in je uurtarief. Je rekent de reiskosten dan als onkosten van je bedrijf, net zoals je papier, gereedschap of huur van je kantoor. Dit is vaak het eenvoudigst, want je hoeft minder te administreren en factureren. Daarnaast voorkom je discussies met je opdrachtgevers.
  • Reiskosten zet je apart op de factuur. Zo maak je voor de opdrachtgever duidelijk dat deze kosten bovenop je uurtarief komen. Dit is bijvoorbeeld handig als je af en toe lange afstanden moet reizen voor een opdracht, terwijl je normaliter niet op pad hoeft.

Tip: je kunt als startende zzp’er je facturen eenvoudig gratis online maken en versturen. Dus niet meer gedoe in Excel met kans op fouten op de factuur. Hieronder vind je een aantal handige factuurprogramma’s:

e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden is de urenregistratie tool voor zzp'ers. Profiteer nu van de 15 maanden gratis actie.

4.5/5

500.000 ondernemers gingen je voor!

Afspraken omtrent factureren reiskosten zzp

Kies je ervoor om je zakelijke reiskosten apart op de factuur te zetten, dan is het goed om vooraf af te spreken met je opdrachtgever hoe je dat doet. Veelvoorkomende afspraken zijn:

  • Kilometervergoeding zzp. Werkgevers mogen €0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden aan werknemers. Daarom is dit bedrag een algemeen geaccepteerde vergoeding, maar geen regel voor zzp’ers. Je mag een hogere reiskostenvergoeding afspreken. Over dit bedrag reken je btw aan je opdrachtgever.
  • Berekening van de afstand. Krijg je een vergoeding voor woon-werkverkeer? Als je reiskosten berekent, reken je dan vanaf de locatie van de werkgever of vanaf je eigen kantoor? En gebruik je daarvoor Google Maps of de routeplanner van ANWB of TomTom? Mag je parkeerkosten los declareren? Door vooraf afspraken te maken over dit soort zaken, voorkom je discussie.
  • Ga je met de trein, bus, tram, metro of taxi en wil je het vervoersbewijs declareren? Let op: op openbaar vervoer zit 9 procent btw. Als je de bonnen in je administratie bewaart, dan mag je die 9 procent betaalde btw terugvragen. De kosten exclusief btw belast je door aan jouw opdrachtgever.
  • Reistijd als werktijd. Sommige zzp’ers kiezen ervoor hun reistijd als werkuren te declareren. Reistijd wordt dan vergoed tegen het uurloon of een deel daarvan. Soms is dat logisch, als je bijvoorbeeld doorwerkt in de trein. Maar niet iedere opdrachtgever gaat hiermee akkoord.
Knab klant

Bankrekening nodig als zzp'er?

Wij adviseren Knab, hét zakelijk bankpakket voor zzp’ers.

Reiskosten verwerken in boekhouding

Om het overzicht in je reiskosten te bewaren kan het raadzaam zijn een online boekhoudpakket te gebruiken. Wij hebben een aantal gebruiksvriendelijke boekhoudpakketten voor je op een rijtje gezet:

#1

e-Boekhouden.nl

Het populairste boekhoudprogramma voor zzp’ers. Nu 15 maanden gratis!

#2

MoneyMonk

Beheer jouw volledige administratie, zonder gedoe!

#3

Rompslomp.nl

Rompslomp is hét meest eenvoudige boekhoudprogramma voor zzp’ers.

Heeft dit artikel je geholpen?

Ja Nee