Factureren naar het buitenland? Dit zijn de regels
Laatste update: 03-12-2023
Leestijd: 2 min
Door: Redactie ZZP Servicedesk
Gaaf! Het verkopen van je producten of diensten aan klanten uit het buitenland is een mooie mijlpaal. Je bent met jouw onderneming nu officieel internationaal actief. Maar van welke regels moet je nu allemaal op de hoogte zijn? En welk btw-tarief vermeld je op de factuur? Dit overzicht helpt je op weg.
1. De basisregels
Net zoals je in Nederland bij de levering van diensten of goederen altijd een factuur moet sturen voor de levering van je goederen of diensten, doe je dit aan buitenlandse klanten ook. Wanneer een vooruitbetaling plaatsvindt, verstuur je ook een factuur. Net als bij binnenlandse facturen geldt voor buitenlandse facturen een bewaarplicht, dus vergeet je facturen niet op te slaan.
2. Binnen de EU: leveren aan particulieren
Lever je binnen de EU aan iemand zonder btw-nummer? Dan wordt diegene gezien als particuliere klant. In dat geval moet je op je factuur het reguliere Nederlandse btw-tarief van 9% of 21% in rekening brengen.
Komt jouw totale omzet in dat land echter hoger uit dan €10.000,-? Dan ben je sinds 1 juli 2021 verplicht de btw te rekenen van het EU-land waar je de goederen aan levert. Lees hier meer over in dit artikel.
3. Binnen de EU: leveren aan ondernemers
Lever je diensten aan klanten in EU-landen die btw-aangifte doen? Dan breng je in de meeste gevallen geen btw in rekening. De klant berekent dan namelijk zelf de btw en moet die aangeven in eigen land. Jij verstuurt daarom een factuur zonder btw en vermeldt daarop de volgende zaken:
- Een btw-tarief van 0%
- Je eigen btw-identificatienummer
- Het btw-identificatienummer van je klant (je bent verplicht deze te controleren)
- ‘VAT reverse charge’ (dit is de Engelse vertaling van ‘btw verlegd'.)
Om zeker te stellen dat je op je factuur altijd alle vereiste informatie vermeldt in de juiste taal kun je online boekhoudprogramma’s gebruiken. Binnen deze progamma’s kun je eenvoudig templates selecteren in verschillende talen. Voorbeelden van populaire online boekhoudprogramma’s zijn de volgende:
Let op: Controleer dit overzicht van de Belastingdienst om te ontdekken of voor jouw geleverde diensten afwijkende regels gelden. Zorg er bovendien voor dat je naast je btw-aangifte vanaf nu ook structureel je intracommunautaire prestaties opgeeft.
4. Buiten de EU: goederen leveren aan ondernemers en particulieren
Bij levering van goederen buiten de EU breng je zowel bij particulieren als bedrijven 0% btw in rekening.
5. Buiten de EU: diensten leveren aan ondernemers en particulieren
Lever je diensten buiten de EU? Bijvoorbeeld de montage van de goederen. Dan kun je met dit hulpmiddel van de Belastingdienst snel ontdekken hoe je de btw moet berekenen op je factuur.
6. Conclusies en aanvullende tips
Het verkopen aan internationale klanten kan namelijk best een ingewikkeld proces zijn. Wie succesvol wil verkopen over de grens zal zich daarom goed moeten verdiepen in de regelgeving. Het doorspreken van alle verplichtingen met je boekhouder is waarschijnlijk een goed idee. Mogelijk heb je namelijk ook nog aanvullende documenten als oorsprongs- en exportdocumenten nodig. Wie op zoek is naar regelgeving over een specifiek land, kan deze overzichtspagina van de RVO raadplegen.
