Offerte maken in Word
Laatste update: 10-02-2023
Leestijd: 2 min
Door: Redactie ZZP Servicedesk
Een offerte maken in Word is niet moeilijk: kies één van de verschillende offerte sjablonen, pas deze aan naar jouw wensen, vul de gegevens in, maak de klant enthousiast met je voorstel en haal de opdracht binnen.
Ontdek hoe je gemakkelijk offertes maakt in Word en maak zelf je eerste offerte in Word.
Wat is een offerte?
Een offerte is een vrijblijvend voorstel waarin je beschrijft welke werkzaamheden, diensten of producten je kunt leveren aan een potentiële klant.
Hoewel een offerte een vrijblijvend voorstel is en je deze grotendeels naar eigen inzichten kunt opstellen, is het na akkoord en ondertekening van de klant een juridisch bindend contract. Zorg er dus voor dat je offerte voldoet aan alle (wettelijke) voorwaarden en geen informatie mist. Ontdek hier aan welke (wettelijke) voorwaarden je offertes moeten voldoen.
Waarom Word gebruiken voor offertes?
Word is tegenwoordig geïnstalleerd op vrijwel iedere laptop waardoor je geen extra software hoeft aan te schaffen voor het maken van offertes.
Daarbij is Word ontzettend makkelijk in gebruik en zijn er verschillende offerte sjablonen beschikbaar, zodat je direct aan de slag kunt.
Zo maak je een offerte in Word
- Kies één van de offerte sjablonen in Word
- Vermeld de gegevens van je bedrijf, denk aan contact- en adresgegevens, KVK nummer en btw-nummer
- Voeg de gegevens van je klant toe
- Noteer de datum van de offerte
- Vermeld het offertenummer
- Noem het tarief (inclusief en exclusief btw)
- Noem de geldigheidsduur van de offerte
- Verwijs naar je algemene voorwaarden
- Specificeer duidelijk je werkzaamheden. Zorg dat de klant weet wat hij/zij van je kan verwachten en voorkom misverstanden.
- Maak een pdf-bestand van de offerte. Zo blijft de opmaak van je offerte hetzelfde en kunnen anderen geen aanpassingen doen in jouw voorstel.
Optioneel: Heb je met de klant afspraken gemaakt over een aanbetaling? Vermeld dan het recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag
Pro tips voor het maken van een offerte in Word
Wil je het maximale uit je Word offerte halen? Volg dan onderstaande pro tips, zorg voor herkenning en vergroot je naamsbekendheid.
- Wijzig de kleuren en het lettertype van je offerte zodat deze overeenkomen met de stijl van je bedrijf
- Voeg het logo van je bedrijf toe
- Vraag om een ontvangstbevestiging. Op deze manier weet je zeker dat de juiste persoon de offerte heeft ontvangen.
Alternatieve tools voor het maken van een offerte
Nog niet overtuigd dat Word het beste programma is voor jouw offertes? Je kunt je offertes ook met Excel opstellen of een online boekhoudprogramma gebruiken.
Gespecialiseerde offerte software
Zodra het maken van offertes meer regel dan uitzondering is, kiezen de meeste zzp’ers uiteindelijk toch voor gespecialiseerde offerte software. Het helpt ondernemers namelijk op verschillende manieren bij het offerteproces en biedt meerdere voordelen:
- Bespaart kostbare tijd
- Sneller schakelen omdat je direct ziet wanneer de klant het voorstel bekijkt
- Oogt professioneler
- Minder fouten
- Krijg direct inzicht in je salesproces
Ben je op zoek naar gespecialiseerde offerte software? Ontdek dan op deze pagina het aanbod, maak gebruik van de handige vergelijkingsfunctie en kies de offerte software die het beste aansluit bij jouw wensen en situatie.
Veelgestelde vragen over offertes maken in Word
In een offerte moeten de volgende gegevens vermeld worden:
- Je bedrijfsgegevens, zoals contact- en adresgegevens, KVK nummer en btw-nummer
- De gegevens van je klant
- Datum van de offerte
- Het offertenummer
- Een samenvatting van de werkzaamheden
- Het tarief, inclusief en exclusief btw
- De geldigheidsduur van de offerte
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden
- Optioneel: afspraken gemaakt over een aanbetaling? Vermeld dan ook het recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag
Je voegt een Word offerte toe in een e-mail door van het document eerst een pdf-bestand te maken (klik op opslaan als, geef het document een naam, selecteer de optie pdf en sla het document op) en vervolgens via ‘bijlage toevoegen’ het pdf-bestand toe te voegen aan je e-mail. Schrijf een begeleidende tekst voor de ontvanger, vraag om een ontvangstbevestiging en verstuur de e-mail met Word offerte naar je klant.
