
Het versturen van een factuur lijkt vanzelfsprekend, maar dat is het niet:
Op deze pagina vind je snel het antwoord op al je vragen.
Een factuur is een overzicht van wat jouw klant moet betalen voor je geleverde producten of diensten. Deze schuldvordering stuur jij als verkopende partij aan de kopende partij. De koper vindt op de factuur alle gegevens die nodig zijn voor een correcte betaling.
Ontdek hieronder of jij verplicht bent facturen te versturen.
Business-to-business
Verkoop je met jouw bedrijf producten of diensten aan andere bedrijven? Dan ben je verplicht een factuur op te stellen.
Verkoop aan particulieren
Verkoop je als zzp’er aan particulieren? Dan ben je alleen in de volgende gevallen verplicht een factuur te versturen:
Er zijn vier redenen waarom je als ondernemer facturen verstuurt naar je klant.
1. Betaald krijgen
Jouw klant vindt op de factuur alle gegevens die hij nodig heeft om over te gaan tot een correcte betaling.
2. Voldoen aan de wet
In de business-to-business sector ben je verplicht facturen te versturen en te bewaren.
3. Inzicht vergaren
Inzicht in de prestaties van je eigen onderneming zijn belangrijk. Op basis van je verzonden facturen kun je precies inzichtelijk maken hoeveel geld jij nog van je klanten tegoed hebt en hoeveel belasting je zelf nog moet betalen aan de belastingdienst.
4. Bewijs verzamelen
Helaas krijgen veel zzp’ers te maken met facturen die laat of niet betaald worden. Een verzonden factuur helpt jou bewijzen hoeveel geld je nog van jouw klant tegoed hebt.
Key take-away
"Wanneer je met jouw bedrijf producten of diensten verkoopt aan een ander bedrijf ben je verplicht daarvoor een factuur te versturen.”
Uitzoeken hoe je een factuur precies opstelt en verstuurt is voor veel beginnende ondernemers een tijdrovende klus. Tijd die je beter kan besteden aan de groei van je onderneming.
Gelukkig zijn er een aantal handige tools beschikbaar, die het verzenden van facturen voor jou een stuk eenvoudiger maakt. We zetten de mogelijkheden voor je op een rij.
Excel is niet gemaakt om facturen te maken maar door de handige functionaliteiten van het programma is dit wel mogelijk. Bekijk onze pagina: Facturen maken in Excel voor meer informatie.
De eenvoudigste manier om met Excel een goed opgemaakte factuur te versturen is via een template.
Stappenplan
Doorloop de volgende stappen om deze templates voor facturen in Excel te vinden:
Excel factuur templates die je kan downloaden:
Wil jij je facturen sturen via Excel? Volg dan deze instructievideo.
Maak je momenteel je facturen in Excel en twijfel je of je beter over kunt stappen naar een online boekhoudprogramma? Dit artikel helpt je deze vraag beantwoorden.
Ben je niet zo bedreven in Excel en ben je beter bekend met het programma Word? Geen nood. Ook met deze software is het mogelijk een factuur op te stellen.
De meest effectieve manier om met Word een goed opgemaakte factuur te versturen is via een template. Heb je een uitgebreidere uitleg nodig? Bekijk dan “facturen maken in Word“.
Stappenplan
Doorloop de volgende stappen om deze templates voor facturen in Word te vinden:
Extra Word factuur templates die je kan downloaden:
Gebruik jij Canva om mooi opgemaakte documenten voor jouw merk op te stellen? Weet dat je met hetzelfde programma ook facturen kunt maken. De meest effectieve manier om met Canva een goed opgemaakte factuur te versturen is via een template.
Stappenplan
Doorloop de volgende stappen om deze templates voor facturen in Canva te vinden:
Bekijk hier alle Canva invoice templates die jij kan gebruiken.
Wil jij graag facturen maken via Canva? In deze video leer je hoe je een professioneel design maakt. Op zoek naar een simpelere oplossing? Deze video laat zien hoe je een template in Canva gebruikt en aanpast.
Online boekhoudprogramma’s zijn speciaal ontworpen om het leven van jou als ondernemer zo makkelijk mogelijk te maken.
Het versturen van facturen via een boekhoudprogramma biedt dan ook talloze voordelen.
De voordelen van een online boekhoudprogramma
Stappenplan
In een online boekhoudprogramma kun je een factuur opstellen door de volgende stappen te doorlopen:
Wanneer je de eerste twee stappen doorlopen hebt, is het via een online boekhoudprogramma bijzonder eenvoudig facturen voor nieuwe klanten op te stellen.
De nadelen van een online boekhoudprogramma zijn:
Veel zzp’ers vinden het lastig om te achterhalen welk boekhoudprogramma het beste past bij hun unieke situatie. Dit artikel geeft duidelijkheid.
Features | Excel | Word | Canva | Facturatie software |
---|---|---|---|---|
Berscherming tegen fouten | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Programma is gemaakt om berekeningen te maken | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Factuur verzenden zonder email te openen | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Live samenwerken met boekhouder | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Overal te raadplegen | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Al je boekhouding op één plek | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Automatisch factuur opstellen a.d.h.v. offerte | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Functionaliteit om klant direct laten betalen | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Automatisch betalingsherinneringen versturen | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Inzicht in onbetaalde facturen | ![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Het versturen van een factuur gaat niet vanzelf. Je moet als ondernemer rekening houden met verschillende aspecten. Vaak verstuur je de factuur via een mail. Dit kan geautomatiseerd of via een facturatieprogramma. Let bij het versturen van de factuur op:
Veel zzp’ers versturen pas een factuur nadat alle diensten naar tevredenheid geleverd zijn. Beter is echter om je factuur direct te versturen nadat je klant akkoord heeft gegeven op jouw offerte. Vooral grotere klanten hebben liever dat je de factuur direct stuurt dan dat je ermee wacht.
Wil je volledige zekerheid hebben dat je klant zich niet stoort aan de directe verzending van je factuur? Leer jezelf dan aan om bij het maken van een overeenkomst direct te vragen of hij er bezwaar tegen heeft dat je de factuur direct verstuurt.
Let op: Stel jij de verzending van facturen wel eens uit om ze vervolgens allemaal in bulk te verzenden? Besef je goed dat je facturen uiterlijk de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je jouw diensten of producten hebt geleverd moet versturen.
"Wacht niet onnodig lang met het versturen van je factuur."
Voordelen voor de klant zijn:
De voordelen van direct de factuur sturen:
Voordelen voor jouw als zzp'er zijn:
"Bespreek met je klant of je de factuur direct na het akkoord op de offerte mag vesturen."
Je kunt facturen het beste als PDF bestand naar je klant sturen. De verzending van een factuur als PDF heeft namelijk de volgende voordelen:
De meeste documenten zijn eenvoudig in een PDF om te zetten via de functie “opslaan als PDF”.
Bij de verzending van je factuur kun je het beste in ieder geval de volgende zaken in je begeleidende tekst vermelden:
Voorbeeld begeleidende tekst bij een factuur
Beste [ontvanger],
Hopelijk gaat het goed met je.
In de bijlage vind je factuur [X] voor [dienst of product] met een uiterste betaaldatum van [datum].
Bedankt voor de fijne samenwerking en ik hoor het graag als je vragen hebt.
Hartelijke groet,
[afzender]
Ieder contactmoment met jouw klant is een kans om jouw professionele imago te versterken. Je factuur is daar geen uitzondering op. Kijk daarom nog eens goed of je blij bent met hoe je logo op de factuur overkomt en hoe alles is uitgelijnd. Pas eventuele imperfecties direct aan. Zo heb je hier bij de verzending van je volgende factuur geen omkijken meer naar.
Het is verstandig met name de volgende zaken prominent zichtbaar te maken op je factuur:
Zorg dat je factuur consistent is met je huisstijl en denk na of je een persoonlijke noot aan de factuur kunt toevoegen. Heb jij bijvoorbeeld een mooie missie met jouw bedrijf? Of plant je voor de verzending van elke factuur een boom? Vermeldingen als deze maken jouw factuur en daarom jouw imago meer uniek.
Op een factuur is het vanuit de Belastingdienst verplicht de volgende gegevens te vermelden:
Je bent vanuit de Belastingdienst verplicht om alle facturen die je verzendt of ontvangt zeven jaar te bewaren. Je verzonden facturen moet je bewaren in dezelfde vorm als je ze verzonden hebt. Digitale facturen hoef je dus niet op papier op te slaan, maar moet je juist digitaal bewaren.
Gaan je facturen over onroerende zaken? Dan moet je die facturen tien jaar bewaren.
Op deze pagina verzamelen we onze beste tips die jou als zzp’er kunnen helpen met je facturatie. Heb jij aanvullende tips die andere zzp’ers kunnen helpen? Of heb je aanvullingen of feedback op dit artikel? We horen graag van je via redactie@zzpservicedesk.nl!
Wij verwijzen in onze artikelen alleen naar tools en producten, waarvan we geloven dat ze zzp’ers verder kunnen helpen. Sommige van deze doorverwijzingen kunnen affiliate links bevaten.
Postadres
Postbus 4996
2003 EZ Haarlem
Bezoekadres
Kennemerplein 13 D
2011 MH Haarlem
Overig
Telefoon: 088 3523 100
Mail: info@zzpservicedesk.nl
KvK nummer: 71893768
BTW nummer: NL8588.925.09.B01
Verricht 1 van deze gratis acties en help zowel je eigen onderneming als dit platform verder groeien. Door zzp’ers voor zzp’ers.