Facturatie: Alles wat je moet weten als ondernemer

Het versturen van een factuur lijkt vanzelfsprekend, maar dat is het niet:

Waar begin je?
Welke juridische eisen zijn er?
Hoe verzend je een factuur?
Wat is het beste moment om je factuur te verzenden?

Op deze pagina vind je snel het antwoord op al je vragen.

Facturatie

Waar ben je naar op zoek?

Factuur maken

Factuur maken Excel

Factuur maken Word

Facturatie software

Factuur vereisten

Bewaarplicht factuur

Factuur versturen

Veel gestelde vragen

Wat is een factuur?

Een factuur is een overzicht van wat jouw klant moet betalen voor je geleverde producten of diensten. Deze schuldvordering stuur jij als verkopende partij aan de kopende partij. De koper vindt op de factuur alle gegevens die nodig zijn voor een correcte betaling.

Wie moet facturen versturen?

Ontdek hieronder of jij verplicht bent facturen te versturen.

Business-to-business

Verkoop je met jouw bedrijf producten of diensten aan andere bedrijven? Dan ben je verplicht een factuur op te stellen.

Verkoop aan particulieren

Verkoop je als zzp’er aan particulieren? Dan ben je alleen in de volgende gevallen verplicht een factuur te versturen:

De verkoop van een nieuw of bijna nieuw vervoersmiddel
Een afstandsverkoop

Waarom stuur je facturen?

Er zijn vier redenen waarom je als ondernemer facturen verstuurt naar je klant.

1. Betaald krijgen

Jouw klant vindt op de factuur alle gegevens die hij nodig heeft om over te gaan tot een correcte betaling.

2. Voldoen aan de wet

In de business-to-business sector ben je verplicht facturen te versturen en te bewaren.

3. Inzicht vergaren

Inzicht in de prestaties van je eigen onderneming zijn belangrijk. Op basis van je verzonden facturen kun je precies inzichtelijk maken hoeveel geld jij nog van je klanten tegoed hebt en hoeveel belasting je zelf nog moet betalen aan de belastingdienst.

4. Bewijs verzamelen

Helaas krijgen veel zzp’ers te maken met facturen die laat of niet betaald worden. Een verzonden factuur helpt jou bewijzen hoeveel geld je nog van jouw klant tegoed hebt.

Key take-away

"Wanneer je met jouw bedrijf producten of diensten verkoopt aan een ander bedrijf ben je verplicht daarvoor een factuur te versturen.”

Factuur maken

Uitzoeken hoe je een factuur precies opstelt en verstuurt is voor veel beginnende ondernemers een tijdrovende klus. Tijd die je beter kan besteden aan de groei van je onderneming.

Gelukkig zijn er een aantal handige tools beschikbaar, die het verzenden van facturen voor jou een stuk eenvoudiger maakt. We zetten de mogelijkheden voor je op een rij.

Hoe maak ik een factuur in Excel?

Excel is niet gemaakt om facturen te maken maar door de handige functionaliteiten van het programma is dit wel mogelijk. Bekijk onze pagina: Facturen maken in Excel voor meer informatie.

De eenvoudigste manier om met Excel een goed opgemaakte factuur te versturen is via een template.

Stappenplan

Doorloop de volgende stappen om deze templates voor facturen in Excel te vinden:

Open Excel
Klik op “nieuw” (Engels: ”New”)
Type “factuur” in de zoekbalk en druk op enter (Engels: “Invoice”)
Kies een template die het beste past bij jou en je bedrijf
Je kunt het template nu eenvoudig aanvullen met jouw gegevens en aanpassen naar jouw voorkeuren

Excel factuur templates die je kan downloaden:

Wil jij je facturen sturen via Excel? Volg dan deze instructievideo.

Maak je momenteel je facturen in Excel en twijfel je of je beter over kunt stappen naar een online boekhoudprogramma? Dit artikel helpt je deze vraag beantwoorden.

Voordelen factuur maken in Excel

Nadelen factuur maken in Excel

Voordelen factuur maken in Excel

Nadelen factuur maken in Excel

Hoe maak ik een factuur in Word?

Ben je niet zo bedreven in Excel en ben je beter bekend met het programma Word? Geen nood. Ook met deze software is het mogelijk een factuur op te stellen.

De meest effectieve manier om met Word een goed opgemaakte factuur te versturen is via een template. Heb je een uitgebreidere uitleg nodig? Bekijk dan “facturen maken in Word“.

Stappenplan

Doorloop de volgende stappen om deze templates voor facturen in Word te vinden:

Open Word
Klik op “nieuw” (Engels: ”New”)
Type “factuur” in de zoekbalk en druk op enter (Engels: “Invoice”)
Kies een template die het beste past bij jou en je bedrijf
Je kunt het template nu eenvoudig aanvullen met jouw gegevens en aanpassen naar jouw voorkeuren

Extra Word factuur templates die je kan downloaden:

Wil jij graag facturen sturen via Word? In deze video leer je hoe je een professioneel design maakt. Op zoek naar een simpelere oplossing? Deze video laat zien hoe je een template in Word gebruikt en aanpast.

Voordelen factuur maken in Word

Nadelen factuur maken in Word

Facturen worden niet automatisch opgeslagen in de cloud
Word is foutgevoelig
In Word maak je niet gemakkelijk berekeningen, complexere facturen maak je dan ook niet makkelijk in Word
Je moet handmatig veel doen
Geen melding bij overschrijden betalingstermijn

Voordelen factuur maken in Word

Nadelen factuur maken in Word

Facturen worden niet automatisch opgeslagen in de cloud
Word is foutgevoelig
In Word maak je niet gemakkelijk berekeningen, complexere facturen maak je dan ook niet makkelijk in Word
Je moet handmatig veel doen
Geen melding bij overschrijden betalingstermijn

Hoe maak ik een factuur in Canva?

Gebruik jij Canva om mooi opgemaakte documenten voor jouw merk op te stellen? Weet dat je met hetzelfde programma ook facturen kunt maken. De meest effectieve manier om met Canva een goed opgemaakte factuur te versturen is via een template.

Stappenplan

Doorloop de volgende stappen om deze templates voor facturen in Canva te vinden:

Ga naar canva.com en maak een account
Klik op “Create a design”
Zoek op “Invoice”
Kies een template die het beste bij je past
Vul de gegevens in en sla de factuur op

Bekijk hier alle Canva invoice templates die jij kan gebruiken.

Wil jij graag facturen maken via Canva? In deze video leer je hoe je een professioneel design maakt. Op zoek naar een simpelere oplossing? Deze video laat zien hoe je een template in Canva gebruikt en aanpast.

Voordelen factuur maken in Canva

Nadelen factuur maken in Canva

Voordelen factuur maken in Canva

Nadelen factuur maken in Canva

Hoe maak ik een factuur met een online boekhoudprogramma?

Online boekhoudprogramma’s zijn speciaal ontworpen om het leven van jou als ondernemer zo makkelijk mogelijk te maken.

Het versturen van facturen via een boekhoudprogramma biedt dan ook talloze voordelen.

De voordelen van een online boekhoudprogramma

Je kunt je volledige boekhouding beheren vanuit één plek
Je boekhouder kan vanuit diezelfde omgeving alle informatie inzien die nodig is voor de belastingaangifte en eventueel advies
Je kunt jouw klant de mogelijkheid geven direct online te betalen
Je kunt automatische betalingsherinneringen sturen aan klanten die niet op tijd betalen
Na het opmaken van de factuur kun je deze direct verzenden zonder je email te openen
Deze specialistische software is speciaal voor dit doel ontworpen en geoptimaliseerd aan de hand van het gedrag en de wensen van duizenden gebruikers.
Je hebt eenvoudig inzicht in welke facturen nog niet betaald zijn
Het boekhoudprogramma maakt automatisch het juist opvolgende factuurnummer aan
Online boekhoudprogramma’s slaan je facturen automatisch op en je kunt ook automatisch backups laten maken
Alle bovenstaande informatie is altijd en overal beschikbaar. Ook via je mobiele telefoon.

Stappenplan

In een online boekhoudprogramma kun je een factuur opstellen door de volgende stappen te doorlopen:

Maak een account aan voor een online boekhoudprogramma
Voer eenmalig je bedrijfsgegevens en voorkeuren in
Voer de benodigde klantgegevens in
Voeg de producten en diensten toe met de daarbij behorende tarieven
Het boekhoudprogramma kan nu een perfect opgemaakte factuur maken

Wanneer je de eerste twee stappen doorlopen hebt, is het via een online boekhoudprogramma bijzonder eenvoudig facturen voor nieuwe klanten op te stellen.

De nadelen van een online boekhoudprogramma zijn:

Aan facturatiesoftware zijn kosten verbonden
Je moet even de tijd nemen om het programma te leren kennen
Het grote aanbod van online boekhoudprogramma’s kan overweldigend zijn

Veel zzp’ers vinden het lastig om te achterhalen welk boekhoudprogramma het beste past bij hun unieke situatie. Dit artikel geeft duidelijkheid.

Ondernemen is leuk maar boekhouding en administratie, dat valt even tegen. Elk einde van het kwartaal zat ik weer met alle verstuurde en binnengekomen facturen. Het kostte mij minimaal één hele dag. Ik maak nu gebruik van een online boekhoudprogramma waar 99% is geautomatiseerd. Ik hoef nu nog maar een half uurtje alles te controleren en de omzetbelasting over te maken naar de belastingdienst. Leuker wordt het niet, makkelijker wel

Features per factuur programma

Features	Excel	Word	Canva	Facturatie software
Berscherming tegen fouten
Programma is gemaakt om berekeningen te maken
Factuur verzenden zonder email te openen
Live samenwerken met boekhouder
Overal te raadplegen
Al je boekhouding op één plek
Automatisch factuur opstellen a.d.h.v. offerte
Functionaliteit om klant direct laten betalen
Automatisch betalingsherinneringen versturen
Inzicht in onbetaalde facturen

Factuur versturen

Het versturen van een factuur gaat niet vanzelf. Je moet als ondernemer rekening houden met verschillende aspecten. Vaak verstuur je de factuur via een mail. Dit kan geautomatiseerd of via een facturatieprogramma. Let bij het versturen van de factuur op:

Verzendmoment
Bijlage
Begeleidende tekst
Uitstraling

Verzendmoment factuur

Veel zzp’ers versturen pas een factuur nadat alle diensten naar tevredenheid geleverd zijn. Beter is echter om je factuur direct te versturen nadat je klant akkoord heeft gegeven op jouw offerte. Vooral grotere klanten hebben liever dat je de factuur direct stuurt dan dat je ermee wacht.

Wil je volledige zekerheid hebben dat je klant zich niet stoort aan de directe verzending van je factuur? Leer jezelf dan aan om bij het maken van een overeenkomst direct te vragen of hij er bezwaar tegen heeft dat je de factuur direct verstuurt.

Let op: Stel jij de verzending van facturen wel eens uit om ze vervolgens allemaal in bulk te verzenden? Besef je goed dat je facturen uiterlijk de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je jouw diensten of producten hebt geleverd moet versturen.

"Wacht niet onnodig lang met het versturen van je factuur."

Voordelen voor de klant zijn:

De voordelen van direct de factuur sturen:

Alle gemaakte afspraken zitten nog vers in het geheugen
Een realistischer en actueel beeld van zijn resterende budget
Een snellere afname van zijn budget. Hierdoor is het makkelijker aanspraak te maken op nieuw budget wanneer dat beschikbaar komt.
Je hoeft niet onnodig lang te wachten op je geld
Het komt professioneel en zelfverzekerd over
Je voorkomt dat je aanbetalingen moet doen (bijv. verf, software, machines) van je eigen financiële tegoeden

Voordelen voor jouw als zzp'er zijn:

"Bespreek met je klant of je de factuur direct na het akkoord op de offerte mag vesturen."

Bestandstype factuur

Je kunt facturen het beste als PDF bestand naar je klant sturen. De verzending van een factuur als PDF heeft namelijk de volgende voordelen:

De factuur (en de daarop vermelde bedragen) zijn door de klant moeilijker aan te passen.
Over het algemeen laat een PDF bij de ontvangende partij een meer professionele indruk achter.

De meeste documenten zijn eenvoudig in een PDF om te zetten via de functie “opslaan als PDF”.

Begeleidende tekst factuur

Bij de verzending van je factuur kun je het beste in ieder geval de volgende zaken in je begeleidende tekst vermelden:

Naam ontvanger
Factuurnummer
Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
Uiterste betaaldatum
De PDF (vergeet de bijlage niet toe te voegen)

Voorbeeld begeleidende tekst bij een factuur

Beste [ontvanger],

Hopelijk gaat het goed met je.

In de bijlage vind je factuur [X] voor [dienst of product] met een uiterste betaaldatum van [datum].

Bedankt voor de fijne samenwerking en ik hoor het graag als je vragen hebt.

Hartelijke groet,

[afzender]

Uitstraling factuur

Ieder contactmoment met jouw klant is een kans om jouw professionele imago te versterken. Je factuur is daar geen uitzondering op. Kijk daarom nog eens goed of je blij bent met hoe je logo op de factuur overkomt en hoe alles is uitgelijnd. Pas eventuele imperfecties direct aan. Zo heb je hier bij de verzending van je volgende factuur geen omkijken meer naar.

Het is verstandig met name de volgende zaken prominent zichtbaar te maken op je factuur:

Het totaalbedrag inclusief btw (zo voorkom je dat de klant een bedrag zonder btw overmaakt)
Je rekeningnummer
De referentie

Zorg dat je factuur consistent is met je huisstijl en denk na of je een persoonlijke noot aan de factuur kunt toevoegen. Heb jij bijvoorbeeld een mooie missie met jouw bedrijf? Of plant je voor de verzending van elke factuur een boom? Vermeldingen als deze maken jouw factuur en daarom jouw imago meer uniek.

Factuur vereisten

Op een factuur is het vanuit de Belastingdienst verplicht de volgende gegevens te vermelden:

De term “Factuur”
Jouw volledige naam en adres (je mag hier ook kiezen voor je handelsnaam, mits je het volledige adres en de woonplaats vermeldt zoals bij de Kamer van Koophandel geregistreerd)
Naam en adres van de afnemer
Je btw-identificatienummer (dit is het nummer met “NL” ervoor)
Je KVK-nummer
Verzenddatum factuur
Factuurnummer (gebruik hiervoor opeenvolgende nummers)
Een overzicht van de geleverde goederen of diensten
De datum waarop de goederen of diensten geleverd zijn
Het factuurbedrag exclusief btw
Het btw-tarief
Het btw-bedrag

Bewaarplicht factuur

Je bent vanuit de Belastingdienst verplicht om alle facturen die je verzendt of ontvangt zeven jaar te bewaren. Je verzonden facturen moet je bewaren in dezelfde vorm als je ze verzonden hebt. Digitale facturen hoef je dus niet op papier op te slaan, maar moet je juist digitaal bewaren.

Gaan je facturen over onroerende zaken? Dan moet je die facturen tien jaar bewaren.

Veel gestelde vragen

Op deze pagina verzamelen we onze beste tips die jou als zzp’er kunnen helpen met je facturatie. Heb je nog vragen? Lees ook eens ons artikel Hoe maak en verstuur je gratis een factuur. Heb jij aanvullende tips die andere zzp’ers kunnen helpen? Of heb je aanvullingen of feedback op dit artikel? We horen graag van je via redactie@zzpservicedesk.nl!

Wij verwijzen in onze artikelen alleen naar tools en producten, waarvan we geloven dat ze zzp’ers verder kunnen helpen. Sommige van deze doorverwijzingen kunnen affiliate links bevaten.